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事務所・オフィスの移転の際に準備しておきたい什器備品
オフィスにおける什器とは、オフィスで仕事をするのに必要な道具や家具などをさし、具体的には椅子・机・収納棚などがあげられます。オフィスを移転する際は、必要な什器とそうでない什器を分けるチャンスです。移転作業に慣れていないと、要・不要をどのように判断したらいいのか、迷ってしまうでしょう。移転作業は、スムーズに行うことが重要なポイントですので、今回の記事でポイントを理解し、効率の良い移転作業を行いましょう。
【目次】
1.最初に移転先物件の情報を確認するのが大切
2.オフィス什器を選ぶポイントは？
3.不要となった什器の処分方法は？
4.今回のまとめ
最初に移転先物件の情報を確認するのが大切
オフィス物件は、たとえ同じ面積であっても、どこも間取りが同じというわけではなく、物件によって形が大きく異なります。入口の幅や形、柱や梁の有無および位置を確認しておかないと、移転先で引き続き使う予定だった什器が搬入できない事態につながりかねません。トラブルの一例として、柱が邪魔で予定通りの机配置ができない、背が高い書庫を移転先に運ぼうと思っていたら、梁が引っかかるために設置できないなどがあげられます。これらのトラブルを防ぐには、先に移転先の間取りを確認し、どのようなレイアウトにしたらいいのかを入念に検討することが重要です。そのうえで、サイズが合わなかったりデザインがそぐわなかったりする什器は、移転先に運ばずに処分する必要性も出てくるでしょう。
オフィス什器を選ぶポイントは？
移転先に運ぶオフィス什器と、新たに購入する什器の線引きが決まったら、購入する什器を選びます。その際、購入ではなくリースを選ぶ企業も増えているのです。リースでは、最新の什器を使える場合も多いほか、納品や設置などはすべてリース会社に依頼できるため、移転作業の負担を軽減できます。リースで利用できる什器も多岐にわたり、机・椅子・パーテーションだけでなく、コピー機やシュレッダーなどもリースが可能です。ただし、短期間の利用であれば、リースの方がコストを抑えられますが、長期的に利用する場合は購入した方が結果的に安くなるため、どちらが企業に合っているのかをきちんと検討しておきましょう。
また、同じ企業の中でも、職種によって必要な機能が異なります。社内にいる時間が短い営業職と、地図を広げるデザイン系の部署では、必要な机の広さが大きく変わってきます。企業内で画一した什器を取り入れるのではなく、各職種や部署に合った什器を選びましょう。
不要となった什器の処分方法は？
移転先に持ち込まない什器や、劣化などのために処分する什器は、次の処分方法があります。どの方法が合っているのかを検討してみましょう。
廃棄業者に依頼する
不要となった什器の積込み・運搬・処分手続きなどを代行してくれます。廃棄する什器は、素材によって事業系一般廃棄物もしくは産業廃棄物に分類されますが、これらの作業もまとめて依頼できます。費用は、2トントラック1台あたり8万円程度が目安と言われていますが、コストを抑えるには複数の業者に見積もりを取るのもおすすめです。
オフィス用品専門の買取業者に依頼する
買取業者に依頼することで、すべてを廃棄するのではなく、使えるものを再利用できるため、廃棄コストを減らせます。
オフィス什器を購入する業者へ引き取りを依頼する
移転先のオフィス什器を購入する場合、業者に引っ越し作業も併せて依頼すると、古い什器を引き取ってもらえる場合があります。購入時に相談してみましょう。
今回のまとめ
オフィス什器は、購入・リース・移転・処分のいずれを選択しても、まとまった費用がかかります。オフィス移転における什器の取り扱いで困ったことがあれば、不動産会社や専門業者などに相談してみると、的確なアドバイスがもらえるでしょう。
