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テナント・貸店舗を移転する前に準備しておくべきこと
賃貸オフィス・事務所や貸店舗を移転する際には、驚くほどたくさんの準備が必要となります。物件を選ぶところから行政手続きなどまで、知らなければ準備できないことも少なくありません。準備を忘れて後で慌てないためにも、今回はテナント・貸店舗移転の前に準備しておくべきことを、大枠でまとめました。これからテナント移転の準備にとりかかる方や、事務所移転を検討中の方などは、ぜひ参考にしてください。
【目次】
1.物件探しと移転先のレイアウト決め
2.引っ越し業者選びや備品の発注
3.退去申し出と必要な届出を行う
4.今回のまとめ
物件探しとレイアウト決め
テナントを移転することが決まったら、まずは移転先を選ぶ前に、希望条件の洗い出しを行いましょう。賃料はもちろん、立地・駅徒歩・広さ・セキュリティを含む各設備・駐車場の有無など、自社に必要なオフィスや店舗の条件を絞ります。
そして、洗い出した条件をもとに物件探しをしていきます。賃貸オフィスの物件紹介サイトや町の不動産屋さんなど、テナント探しの方法はいろいろありますが、テナントの移転や契約には独特なノウハウや情報も必要です。できれば、テナント仲介の専門業者に仲介を依頼されることをおすすめします。
物件候補が出揃ったら、予算や立地などから最終的に1件を決めましょう。さらに、入居申し込みなど必要な手続きを済ませ、移転先のテナントの間取り図を確認しながら、什器・家具・備品やデスクなどの配置を考えておきます。業務スペースについては、社員・従業員1人につき、少なくとも1.2㎡ほどは確保することを意識しましょう。
引っ越し業者選びや備品の発注
移転先と移転日を決定したら、引っ越し業者に見積もりを依頼するのが一般的です。ただし、見積もりは複数の引っ越し会社に依頼されることを強くおすすめします。予算やサービス内容をしっかりと比較したうえで、どの引っ越し業者に依頼するのか決めるのがベストです。
移転前のテナントで不用品が多く出そうな会社なら、不用品引取りサービスのある業者がおすすめ。従業員が多いなど、自社でさまざまな引っ越し作業を賄える会社なら、シンプルなサービスを提供している業者がおすすめです。
また、移転先オフィス・事務所・店舗で新たな什器やOA機器を使用する場合には、カタログなどで製品を選び、発注しておく必要があります。移転先の広さやサイズを確認しながら什器・家具・機器などを選ぶことが重要です。中には新たな備品を購入したものの、サイズが大きすぎて移転先に入らないというトラブルもあります。
必要な届け出や連絡を行う
引っ越し作業などの移転準備を進めるのと並行して行う必要があるのが、各種機関や取引先などへの届出および連絡です。現在入居しているテナントを管理する管理会社には、契約で定められた日程で退去の申し出を済ませることが重要です。
また、行政機関へも各種届出をしなくてはなりません。本店の移転を行う会社は、移転後2週間以内に法務局へ本店移転登記申請書を提出するため、早めに書式の準備などをしておきましょう。さらに、所轄の税務署に提出する「給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書」などは移転から1か月以内の提出が義務づけられています。
ほかにも、テナント移転後には労働基準監督署や年金事務所に提出する書類が各種あるので、To do リストを作成して期限内に提出できるよう準備しておきましょう。また、取引先に移転を知らせる書面やメールを送付したり、郵便局や通信会社に移転の報告と必要手続きを進めたりすることも大切な準備です。
今回のまとめ
テナント移転には、物件・引っ越し業者探し・備品発注といった物理的な準備から、手続きや連絡といった事務的作業まで幅広くあるものです。どれか1つでも準備し忘れると、移転が円滑に運ばなくなることもあるので、最初にロードマップを作って社内共有しておかれることをおすすめします。
