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オフィスを拡大する場合に気をつけるべき3つのポイント
事業を拡大したりスタッフを増やしたりすると、オフィスのスペースが足りなくなることがあります。このような時に検討したいのがオフィスの拡張です。最近はテレワークの普及で「オフィス離れ」が起きる一方、オフィスの価値が見直され、逆にオフィスを拡張する企業を見られるようになりました。そこで今回は、オフィスを拡張する際に気をつけておきたい3つのポイントをご紹介します。
拡大コストを考慮する
オフィスを拡大する際、まず意識しておきたいのがコストの問題です。移転、分散、同ビル内の部屋の確保など、オフィスの拡大にはいくつかの方法がありますが、そのいずれにもコストがかかります。拡大規模によっては、想像以上にコストが高くなる場合もあるので、注意しておかなければなりません。
コストを大きく分けると、退去費用と入居費用があります。退去費用は、現在のオフィスの原状回復工事費や、不用品の処理費用などです。現在のオフィスをそのまま残して新しいオフィスを確保する場合は、退去費用は発生しません。一方、入居時には敷金や礼金、仲介手数料やオフィス内の通信工事費用、そして引っ越し費用などが発生します。これらすべてを合わせると、数千万円～億単位のコストがかかるケースも珍しくありません。複数社から見積もりを取って比較する、家具や備品を再利用するなど、コストを抑える対策を講じるといいでしょう。
そして忘れてはならないのが、オフィスの拡張に伴う賃料のアップです。こちらは入退去の費用と異なりずっと払い続けることになるため、将来にわたって影響します。今後何年も払い続けることができるのか、十分な費用対効果があるのかといったことを、しっかりと検証しておくのが望ましいでしょう。
評価システムを見直す
オフィスを拡大する際、採用されることが多い方法がオフィス分散です。これは、オフィス機能を複数の拠点に持たせることで、実質的に「大きなオフィス」を作ります。たとえば、○○ビルには経理部と人事部の機能を持たせ、△△ビルには総務部と広報部の機能を持たせるという具合です。今いるビルはテナントに空きがない、より大きなビルは確保が難しいといった時に分散を検討します。
この時、注意しておきたいのがスタッフの評価システムです。オフィスが分散されると、物理的に管理者の目が行き届きづらくなります。そのため、スタッフの行動プロセスの評価が難しくなるのです。完全に成果主義に移行する手も考えられますが、間接部門などは成果による評価が難しく、適切な評価ができなくなってしまいます。そのため、分散によるオフィスの拡大を行う際は、新たな評価システムをあわせて構築するのがおすすめです。オンライン面談を取り入れる、プロセスの評価用シートを作成するなど、現場の意見も聞きつつ適切な方法を考えてみましょう。
働きやすいレイアウトづくり
オフィスを拡大する時は、レイアウトづくりも重要です。仕事を円滑に進めていくためには、スタッフ間のコミュニケーションが重要になります。意思疎通がうまく図れないと、業務に支障をきたし生産性が落ちることも少なくありません。せっかくオフィスが大きくなるのですから、コミュニケーションを促進するレイアウトづくりもあわせて行うといいでしょう。コミュニケーションが取りやすい席配置の一例としては、フリーアドレスがあります。これは、スタッフが固定の席を持たないので、隣り合う人が毎回違うことが特徴です。さまざまな人と交流できるため、自然とコミュニケーションが円滑になり、新しいアイディアも生まれやすくなります。
さらに、打ち合わせ用のスペースも確保してみましょう。会議室のように閉鎖的な空間にはせず、思いついた時に誰でも自由に使えるようにしておくのがポイントです。悩んだ時にいつでも上司や同僚に相談できますし、いい案が思いついた時はすぐに情報共有できるので、業務スピードや生産性の向上が期待できます。広々としたリフレッシュスペースを用意し、その一角に打ち合わせ用スペースを設けるのも有効です。
今回のまとめ
オフィスの拡大は、企業にとって非常に前向きな選択ですが、気をつけるべき点も多々あります。拡大を成功させるには、どのような方法やレイアウトが適切なのかを検討し、コストもしっかりと計算しておくことが大切です。明確な目的を持って計画を立て、オフィスの拡大を成功させましょう。
