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オフィスの受付は有人・無人のどちらにすべきか？
少し前までは、企業の受付は女性が笑顔で座っているイメージがあったのではないでしょうか。しかしリモートワークの普及に伴い、無人の受付システムを導入する企業も増えてきています。受付は企業の顔とも言われるので「有人の方がいい」という意見もあれば、「無人の受付システムにした方が効率的でいい」という意見もあるでしょう。今回はそれぞれのメリットとデメリットを比べながら、オフィスの受付は有人・無人どちらがいいのかということを検証していきます。
受付の役割とは
まずは、そもそも企業における受付の役割とはなんなのかというところを考えてみましょう。基本的には来客に応対することが主な業務になりますが、その他にも企業の顔としてお客様を歓迎し、おもてなしをするという役割も担っています。受付の業務にはどのようなものがあるか見てみましょう。
来客応対
来訪者の名前や企業名を確認した上で来訪の理由を聞き、入館証を発行して担当者への取り次ぎを行います。来訪者の名前、企業名、来訪・退室日時なども登録・管理しなくてはいけません。
電話やメール対応
企業の代表電話やメールの対応を行うこともあるでしょう。電話は担当者へ繋ぐか、担当者不在であれば折返しの対応をし、その旨を担当者へ伝えます。
会議室管理や庶務
企業の会議室の予約を管理し、利用者の案内などを行います。また、受付に置く資料などの管理から、受付や会議室の掃除をすることもあるでしょう。
有人・無人のメリットとデメリット
受付を有人のままにするべきか、効率を考えてシステム化し無人にするのかというのは、むずかしいところです。とはいえ、時代の流れとしては無人化を目指す企業が増えているというのが現状ではないでしょうか。人が笑顔でおもてなしを提供する有人の受付か、コスト削減ができて迅速な無人の受付システムか、メリットとデメリットを解説していきます。
有人のメリット・デメリット
有人のメリットは、やはり人間が温かくおもてなしを提供するというサービス精神にあるのではないでしょうか。来訪者が始めて出会うその企業の人間なので、良い印象を与えることができます。デメリットは人件費がかかることと、機械に比べると来訪者の記録漏れなどの可能性が拭えないことでしょう。
無人のメリット・デメリット
無人のメリットは、来訪者から担当者への取次がスムーズになることにより、来訪者の利便性が高まることです。先進性もアピールできるでしょう。また、無人なので人件費が削減され、費用面での負担が減ります。来訪者状況は自動でリスト化されるため、業務削減とペーパーレス化が期待できるでしょう。デメリットとしてはシステムトラブルが発生する可能性があるということと、導入する機器によっては初期のコストがかかるという点です。
注意すべきポイント
受付を有人にするか、無人にするかを考えるときに注意すべきポイントがあります。まずは無人化するとしたら、そのタイミングです。無人化には初期費用が大きくかかるため、費用を払ってでも今設置する必要性があるのかということを検討します。業務効率はどのくらい改善されるのか、従業員は受付の無人化を望んでいるのか、他に優先して改善できることはないかなどを考えてみるといいでしょう。
また、設置場所の確保ができるかどうかも大事です。ロボット型のものを導入するとなれば、電源や通信に必要な配線ができるのかどうかもチェックしなくてはなりません。それから、企業の業種が無人受付に向いているかどうかも確認すべき点です。業種によっては、受付を無人化すると人の温かみがなくなることで、顧客満足度が低下するリスクもあるでしょう。
今回のまとめ
受付は企業の顔のようなものであることは間違いありません。有人・無人どちらにも、メリットとデメリットがあります。会社の業種などに合わせてメリットの多い方を選ぶといいでしょう。
