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オフィス・事務所を移転する際の取引先への通知方法
新しいオフィスに移転することになったら、日頃から付き合いのある取引先及び関係者に移転のお知らせをしなくてはなりません。取引先の方でも、住所や電話番号などの登録情報を変更する必要があるでしょう。そのため移転が決まったらなるべく早めに、全ての取引先と関係者に通知します。とはいえ、いつどのようなタイミングで通知をするべきか、またどのような方法がビジネスとして適切なのか、あまりわからないという人も多いようです。今回は、移転のお知らせの方法と、挨拶状について解説をしていきます。
【目次】
1.移転のお知らせの方法とは
2.挨拶状を送る適切なタイミング
3.挨拶状もブランディングツール
4.今回のまとめ
移転のお知らせの方法とは
オフィス・事務所を移転する際には取引先などに通知しなくてはいけませんが、その方法は主に四つあります。基本的には挨拶状を作り、日頃の感謝を伝える文章とともに速やかに移転をお知らせするのがビジネス上のマナーです。続けてメール、FAX、インターネット上で報告するという方法があります。一番いいのは、挨拶状を送ることはもちろんですが、合わせてメールやFAXも併用する方法でしょう。なるべく早く伝えるためにメールやFAXを使い、礼儀として正式な挨拶状もお送りするということです。取引先の場合はその方法を使い、その他の方々に対してはメールだけで伝えたり、会社のホームページなどで簡単に報告するだけでもいいかもしれません。とにかく会社に関わる全ての人に、素早く周知してもらうことが重要です。会社のSNSなどがあれば、そこでも移転のお知らせを載せておきましょう。
挨拶状を送る適切なタイミング
取引先に移転のお知らせとして挨拶状を送る際に、いつまでに送らないといけないという決まったタイミングはありません。しかし、どのタイミングで挨拶状を送付するのが適切かというと、移転する１ヶ月から、遅くとも２週間前までと言えます。例えば、取引先に請求書を送ってもらう際にも新しい住所に送ってもらわなくてはいけません。移転のお知らせが遅れて取引先がすでに請求書を送った後だとしたら、もしかしたら二重の手間をかけさせることにもなりかねないからです。そのため、移転日が決まったらなるべく早く送るのがいいでしょう。また、「送付先のリストアップ」「書面を作成する」「挨拶状の印刷業者を決めて発注する」という流れを考えると、準備には２ヶ月〜３ヶ月見ておいた方がいいです。挨拶状を送るまでに様々な準備が必要になってくるので、余裕を持って進めて行くのがいいでしょう。
挨拶状の書き方のポイント
取引先には挨拶状を郵送するのがマナーですが、どのような文面がいいのか迷うこともあるかもしれません。簡潔でまとまりのある挨拶状の文章を書くためのポイントをお伝えします。まず、「移転のご案内」というタイトルを、わかりやすく一行目の真ん中に配置しましょう。それから冒頭挨拶、時候の挨拶を書きます。その次に移転の日程を書くのですが、今のオフィスの住所がいつまで使われて、新しいオフィスの住所はいつから使うのかというのをわかりやすく書きましょう。挨拶状には、いつもお世話になっている取引先に感謝の気持ちを伝えるチャンスでもあります。そのため日頃のお礼と、会社としての今後の抱負なども書くといいでしょう。最後に、移転先の住所を忘れずに記入します。
挨拶状もブランディングツール
たかが挨拶状、されど挨拶状です。せっかく大切な取引先に送るものなので、挨拶状も会社の印象を良くするためのブランディングツールとして活用していきましょう。例えば新しいオフィスの雰囲気がわかるようなデザインを盛り込んだり、コーポレートカラーをさりげなくあしらったり、無味乾燥なものではなくオリジナリティのあるものを作るのがおすすめです。取引先に「センスがいいな」と思ってもらえれば、今後とも長いお付き合いをしていこうと思ってもらえるかもしれません。
今回のまとめ
今回は、オフィス・事務所を移転する際の取引先への通知方法をご紹介しました。それぞれの取引先や顧客に合わせて、適切な方法で移転先を周知していくのがいいでしょう。
