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オフィスを引っ越しすることが決まったら、やらなくてはいけないことが多くあるでしょう。引っ越し業者の選定から打ち合わせ、備品や荷物の梱包、新しいオフィスのレイアウトやゾーニング決め、家具や備品の見直しと選定など、引っ越し当日までにやらなければならないことが山積みです。そんななか忘れてはいけないのが、取引先や関係者にオフィスの移転を知らせることではないでしょうか。今回は、オフィス移転に際して取引先への挨拶と、退去時・入居時の挨拶について見ていきます。

【目次】
1.取引先への挨拶は必要か
2.退去時の挨拶
3.入居時の挨拶
4.今回のまとめ

取引先への挨拶は必要か

結論から言えば、取引先への引っ越しの挨拶は必要です。例えば、取引先に新しいオフィスの住所を知らせるのが遅れたために、請求書が以前の住所に届いてしまうということもありえます。移転前後の混乱を招かないためにも、取引先には早めに移転の事実を知らせなくてはいけません。そんな取引先への引っ越しの挨拶は、挨拶状を送るのが一般的です。移転が決まったら、少なくとも２ヶ月前くらいには、挨拶状の作成を始めた方がいいでしょう。

挨拶状とは

オフィス移転時に取引先に送る挨拶状には、二つの大きな役割があります。一つめは、移転の時期と新しい住所を知らせることです。取引先としても住所登録を変更したりしなくてはいけないため、なるべく早く知らせます。二つめは、日頃の感謝の気持ちを伝える機会にするということです。オフィス移転というのは会社にとっても大きな転機になります。事務的に移転を伝えるだけではなく、ビジネスを発展させるいい機会として捉え、いつもお世話になっている取引先に心を込めた文章とともに送りましょう。挨拶状作成は、文面を考えたり、デザインや印刷したりするのに日数を要するため、準備は２ヶ月前くらいには開始します。挨拶状の送付は移転日の２週間から１ヶ月前には済ませておけるように進めていきましょう。

退去時の挨拶

取引先や、新しい移転先オフィス周辺のテナントへ挨拶するイメージはあっても、はたして退去するオフィスの周辺テナントへ挨拶をするべきかどうかというのは、迷うこともあるのではないでしょうか。一般的に、退去時の挨拶はした方がいいとされています。大きな理由としては、退去するときに多くの荷物を運び出したり、原状回復するための工事などで騒音が発生したりするからです。引っ越しの数日前には挨拶回りをし、「ご迷惑をおかけします」と伝えておいた方がいいでしょう。騒音や人の出入りは上下の階にも響く可能性があるため、上下のテナントにも挨拶をしておきます。退去時の挨拶はマナーであるというだけでなく、何も聞かされていなかったテナントから苦情などが来ないよう、万が一のトラブルを回避するためでもあるのです。

入居時の挨拶

移転先オフィスの周囲のテナントへは、名刺と手土産を持って挨拶に行きましょう。手土産は、個別包装してある日持ちの良い菓子折りがおすすめです。日用品であるティッシュ、トイレットペーパー、タオルなども喜ばれるでしょう。挨拶をするちょうどいいタイミングは、引っ越し当日か翌日になります。相手の会社の営業時間外など、迷惑にならない時間帯に挨拶に行きましょう。また、お世話になる可能性が高いため、両隣のテナントとビルオーナーへの手土産は、その他のテナントよりも少し差をつけて良いものにするといいです。手土産の値段の相場は、両隣とビルオーナーへは1500円〜3000円程度、その他のテナントへは1000円程度になります。

今回のまとめ

今回は、オフィス移転に際して取引先への挨拶と、退去時・入居時の挨拶について見てきました。オフィスの引っ越しは会社にとって大きな転機なので、取引先へはきちんと早めに移転の挨拶状を送るようにします。また、退去時と入居時には、周辺のテナントへの挨拶をしっかりすることで、会社として新しい門出にトラブルなど起こさないようにしていきましょう。