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オフィスビルに入居していると、気になることが出てくることもあるでしょう。他のフロアのオフィス・事務所がビルの共用部分に物を置きっぱなしにしていたり、あるいは声や音楽、物音などの騒音がしたりするかもしれません。そんなとき、そのオフィスに苦情を言いたくなることでしょう。しかし苦情というものはうまく伝えないと、トラブルの元になる可能性があります。言い方や言うタイミング、あるいは直接伝えるべきなのかどうかなど、苦情を伝える前に検討すべきことがたくさんあるのです。今回は、他のフロアのオフィス・事務所に苦情を言う際の注意点をお伝えしていきます。

【目次】
1.苦情を言う際の注意点
2.苦情の伝え方
3.苦情を言ったことでトラブルになってしまったら
4.今回のまとめ

苦情を言う際の注意点

オフィスがとても気に入っていて今後も同じ場所で仕事を続けていきたいと思うなら、注意しなくてはいけないのは他のオフィス・事務所とのトラブルを避けるということではないでしょうか。他のフロアのオフィスだったとしても、エントランス部分やエレベーターで顔を合わせることもあるはずです。毎日気持ちよく仕事をするためには、同じビルのオフィス同士で揉めないことが大切といえます。そのためには、苦情を言う際に言い方とタイミングに気をつけましょう。

言い方に気をつける

苦情は、言われる方の気持ちを考えて、言い方に気をつけましょう。例え相手の方に非があることが明らかだったとしても、もし突然オフィスに入って来て怒鳴られたら、相手はどう思うでしょうか？度重なる騒音でイライラしていたとしても、伝える際は冷静に、丁重に、礼儀を持って伝えるのがいいでしょう。

タイミングに気をつける

苦情を伝える際は、タイミングにも注意します。そのオフィスの業種によって、忙しくしている時間帯は違うでしょう。苦情を直接言いに行くときは、相手の忙しい時間帯に被らないように気を使います。また、苦情を言う相手として、もし社長や役員などでなければいけない場合は、アポイントを入れる方がいいでしょう。

苦情の伝え方

苦情を伝える方法はいくつかあるでしょう。一つ目は直接オフィスに言いに行くことです。すぐに不満が伝わり、スムーズに解決してくれる可能性があるので、即効性のある伝え方と言えます。しかしその反面、言い方が悪ければ、即トラブルになってしまう可能性もあるでしょう。もしすでにその会社と交流があり、顔見知りの従業員もいるような状態であれば、口頭で丁寧に伝えれば問題なく解決できるかもしれません。二つ目の伝え方は、手紙です。手紙であれば、相手の仕事を邪魔することなく、相手の良いタイミングで読んでもらうことが出来ます。書くときも、内容や伝え方を冷静に吟味した上で書くことができるので、トラブルになる可能性は少ないでしょう。三つ目の方法は、直接そのオフィスに苦情を伝えるのではなく、ビルオーナーや管理会社を通して伝えてもらう方法です。この方法なら匿名で穏便に伝えることができるため、最もトラブルになりにくいでしょう。そのオフィスと何の関係性もない状態であれば、角が立たないよう、まずはこの方法を試してみることをおすすめします。

苦情を言ったことでトラブルになってしまったら

もし、直接苦情を言ったことで先方が気分を悪くしてしまい、トラブルになってしまったらどうしたらいいでしょうか。その場合は、当事者間でどうこうしようとせず、必ずビルオーナーや管理会社に仲介してもらうようにしましょう。それでも解決せず、脅迫や嫌がらせをされるような事態になってしまったら、警察に相談するのも効果的です。それでも解決できなかった場合は、弁護士に相談し、裁判で決着させることも視野に入れます。裁判になったら、同じビルの他のオフィスや近隣の方々に協力を仰ぎ、皆が迷惑していることであるということを主張するのがいいでしょう。

今回のまとめ

今回は、他のフロアのオフィス・事務所に苦情を言う際の注意点、苦情の伝え方、トラブルになったときの対応方法をお伝えしました。できれば、トラブルにならないよう管理会社などを通して慎重に対処していきましょう。