COLUMN
お役立ち情報
オフィス・事務所移転の際に用意するマニュアルの作り方
事業の拡大または縮小、オフィス環境の改善など、オフィスを移転するきっかけは数多くあげられます。どのような事情であっても、オフィス移転には多くの手間や費用がかかるものです。移転の作業が原因で、本来の業務が滞ることがあってはなりません。移転を短期間でスムーズに進めるためには、事前にマニュアルを作成しておくと効果があります。どのように作成したらいいのか、この記事で詳しく紹介します。
【目次】
1.マニュアルは移転のステップごとに作るのがおすすめ
2.移転のステップにはどのようなものがある？
3.オフィス移転にはどのくらいの費用がかかる？
4.今回のまとめ
マニュアルは移転のステップごとに作るのがおすすめ
マニュアルを作るときには、オフィス探し、解約手続き、入居手続き、引越し当日、各種届け出など、ステップごとに分けて作成しましょう。こうすることで漏れがなくなり、中身の濃いマニュアルが作成できます。このとき、目指すべき結果を記載しておくのが大切です。結果までのプロセスもマニュアルに入れてしまうと、状況に合わせて柔軟な対応ができるためです。作成時点では予想できない事態が、実際の引っ越し場面で発生する可能性も十分あるため、自由度が高いマニュアルの方が、現場の混乱を最小限に抑えられます。全て完成したら、調整しながらひとつのマニュアルにまとめていきましょう。
マニュアルの作成は、個人よりもチームで行った方が効率良く、正しい流れが出来上がります。さらに、移転手続きが一通り完了したら、マニュアルと併せて移転の記録を残しておくと、次に移転が必要となったときに役立ちます。
移転のステップにはどのようなものがある？
移転のステップは多岐にわたりますので、先にステップを羅列しておくと良いでしょう。まず、移転先のオフィス物件を探します。立地、賃料、交通アクセス、周辺環境などを考慮しましょう。物件が決まったら、レイアウトの計画や家具の発注、工事の日程調整などを進めます。それと並行して、移転元のオフィスの解約通知提出も忘れないようにしましょう。移転当日の大まかな流れもマニュアルに加えておくと安心です。移転完了後は、新オフィスでの作業や旧オフィスの原状回復工事、行政機関への届け出や取引先・顧客への移転連絡などが必要となってきます。
その場のステップのみを考えるのではなく、常に次のステップを見据えた行動が求められます。
オフィス移転にはどのくらいの費用がかかる？
オフィス移転には、移転先オフィスの賃料に加えて、多額の費用がかかりますので、内訳も把握しておかなくてはなりません。主に次のように分類できますが、具体的な項目は個別に確認しましょう。
新オフィスに関する費用
保証金、仲介手数料、火災保険料、保証委託料、前家賃、内装・通信・電気・防災・空調などの工事費などがあります。
旧オフィスに関する費用
原状回復工事・不用品の廃棄・引越し作業などに対して、費用がかかります。引越しの繁忙期である2月下旬から4月上旬を避けることで、引越し作業の費用を抑えられます。不用品の廃棄に、想定外の費用がかかるケースが多くなっていますので、使える用品はできるだけ新オフィスで使うと経費削減につながります。
その他の費用
行政機関への届出には、手数料がかかることがあります。1件ごとの金額は少額であっても、件数が多いためまとまった金額が必要です。また、社員の名刺や企業の封筒・印刷物を作り直す費用もかかります。移転案内を郵送するのであれば、郵送代も計上しておきましょう。
今回のまとめ
オフィス移転は、頻繁に行うものではなく、担当者になる機会もそれほど多くありません。失敗のない移転を行うために、マニュアルを最大限活用しましょう。
