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フリーアドレス制をオフィスで採用するようになった歴史は浅く、まだまだ一般的ではありません。しかし、オフィスや事務所の場所にかかるコストを減らしたい場合、メリットが多い方法です。向いている企業や、メリットとデメリットの両方をチェックしましょう。

【目次】
1.フリーアドレス制が向いている企業
2.フリーアドレス制のメリット
3.フリーアドレス制のデメリット
4.今回のまとめ

フリーアドレス制が向いている企業

フリーアドレス制は「free」と「address」を組み合わせた言葉で、日本語訳すると「自由な所在」となります。労働者が会社内の決まったデスクを使用せず、毎回違う場所を選んで働くことを意味し、その日の仕事の内容ごとに、着席する場所を変えられることがポイントです。営業などで外出する機会が多かったり、クライアントの企業に出向して、業務を行ったりする人の割合が多い場合は、社内の在席率が低いため、全員分の席を用意しておく必要がないといえます。
一方、職場に一定の人数が着席していなければならない業務の場合、決まった席で作業をした方が効率がよいです。クリエイターやデザイナーのように、決められた席でじっくりと仕事に取り組む必要がある場合にも、向いていません。部署まるごとをフリーアドレス制にするのではなく、部分的に採用した方がよい場合も多いでしょう。

フリーアドレス制のメリット

多くの魅力がある中でも、オフィスの「省スペース化」が可能になる点は大きなメリットです。社員全員が着席できる場所を作らなくてよいため、広いオフィスや事務所を借りる必要がありません。うまくすれば、賃料の大幅な削減が可能になる可能性もあります。デスク・チェアー・パーティションなど、個々の座席に必要なものにかかる費用を、カットできるところもメリットです。
ただし、フリーアドレス制に適応した場所の準備は必要となります。毎回同じ座席を使用しないため、デスクトップパソコンよりもノートパソコンやタブレットを導入した方がよいでしょう。何人かが座って作業ができるような、大きめの作業スペースやデスクの準備も必要です。フリーアドレス制を導入すると、座席が自分1人で使う場所ではなく共有で使う場所になるので、オフィスをきれいに使おうという意識が芽生えるところもメリットだといえます。

フリーアドレス制のデメリット

フリーアドレス制では、集中して作業をしたい社員のすぐそばで、違う業務を担当しているチームが、資料を広げて打ち合わせをするというような場面が発生します。人によっては、業務に集中しづらいかもしれません。誰がどこに座って仕事をしているか把握できないため、コミュニケーションの面でのデメリットも生じます。円滑に仕事を進めるには、チャットソフトやアプリなどを活用し、すぐに連絡を取れる環境を作りましょう。
また、個別のデスクを設置しない分、荷物を収納するロッカーやキャビネットなどの設置が必要です。荷物を収納する場所が足りないとオフィスが散らかりやすく、共有スペースに個人の荷物が散乱する環境となってしまうでしょう。

今回のまとめ

フリーアドレス制は、社内で働く決まった人の割合が少ない場合におすすめな方法です。営業職やSEのように、社外に出て働く人の割合が多い場合は向いています。社員全員分の座席を作らなくてよいということは、省スペース化が可能になるということです。大きなオフィスを借りる必要がなくなり、コストの削減に役立つでしょう。ただし、企業側がマネジメントする際や社員同士のコミュニケーションが必要な際に、社員がどこに座っているのか分かりづらくなる点や、業務によっては集中しづらいなどのデメリットがある点も頭に入れておきましょう。