COLUMN
お役立ち情報
バーチャルオフィスを選ぶ上で注意すべき5つのポイント
通信網の発達により場所を選ばず仕事ができるようになりつつある時代にあっても、事業運営には依然として“住所”が求められます。そんな中、バーチャルオフィスは「ワークスペースは不要だが住所は必要」というニーズに応える存在として、広く利用されるようになってきました。
今回は、バーチャルオフィス選びで注意すべき5つのポイントをご紹介します。
【目次】
1.ブランディング戦略に合致する住所か？
2.住所は法人登記に利用可能か？
3.トータルでかかる費用はいくらか？
4.運営会社はしっかりしているか？
5.本人確認や審査を行っているか？
6.今回のまとめ
ブランディング戦略に合致する住所か？
自社のブランディング戦略にふさわしい住所のバーチャルオフィスでしょうか？ビジネスにおいて、住所は想像以上に企業イメージに影響します。たとえば、ハイセンスで高級な輸入照明器具を扱う企業であれば、レトロな街並みや親しみやすさが魅力の下町エリアの住所よりも、表参道や銀座といった住所がマッチするでしょう。経営コンサルティングを行う企業なら、ビジネス街の住所にすることで信用度が高まりそうです。
事業内容に見合っているか、企業イメージが向上しそうかといった視点は、バーチャルオフィス選びに欠かせません。
住所は法人登記に利用可能か？
そのバーチャルオフィスの住所は、法人登記に利用することができる住所でしょうか？法人登記の手続きでは、所在地の届け出が求められます。一般にバーチャルオフィスの住所は法人登記に利用可能であることが多いですが、法人登記を契約上認めていないオフィスや、別途料金の支払いを定めているオフィスも存在する点に注意しましょう。法人登記に利用する目的で利用を決めたバーチャルオフィスがそれを認めていなかったと判明すれば痛手です。
トータルでかかる費用はいくらか？
そのバーチャルオフィスを利用するためにかかる費用は、トータルでいくらになるでしょうか？郵便物転送、書類保管、専用電話番号取得などの付帯サービスを活用するのであれば、その利用料も合わせた金額を明確にしましょう。なお、あまり多くはありませんが、当初契約期間終了後に更新費が発生するケースも見られますので注意が必要です。
運営会社はしっかりしているか？
そのバーチャルオフィスを運営している会社は、健全な経営基盤を持っているでしょうか？バーチャルオフィスの数は急増しているものの、いくらも経たないうちに閉鎖される例も珍しくありません。そうしたリスクをゼロにすることはできませんが、比較的安心できそうな運営会社の見分け方としては、既に長く運営している、自社所有ビルを利用して運営しているなどがあるでしょう。突然の閉鎖に振り回されないために、内覧の際にじっくりと様子を観察するなどして、不安を感じるオフィスは避けるようにしましょう。
本人確認や審査を行っているか？
そのバーチャルオフィスでは、入居時に本人確認や審査を行っているでしょうか？いわゆる“住所貸し”を行うバーチャルオフィスには、詐欺などの犯罪に悪用されやすいという側面があります。そのため「犯罪収益移転防止法」により、利用希望者の本人確認が義務付けられています。
言い換えれば、本人確認や審査を行っていないバーチャルオフィスはかなり杜撰な運営が行われていると判断されます。本人確認や審査の実施は、信頼できるバーチャルオフィスの最低限の条件といえるでしょう。
今回のまとめ
バーチャルオフィスは、「住所を借りる」ことを主要目的としたオフィスであるため、ブランディング戦略にふさわしい住所であるか、法人登記が可能な住所であるかといった点の確認が重要です。また、運営会社の経営基盤や、利用者に対する本人確認や審査の有無にも注目しましょう。そうした点をクリアしていて、なおかつトータルコストが見合うオフィスであれば、バーチャルオフィス選びにおける有力な選択肢となるでしょう。
