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オフィス・事務所の会議室に導入しておきたい設備5選
オフィスや事務所の会議室では、業務に関する意見を交換したりプレゼンをしたり、懇親会を行ったりします。スムーズに会議を始め、会議を進行するためには、会議室の設備を充実させることが大切です。そこで、会議室に導入しておきたい設備や備品、設備導入時のポイントについて紹介します。
オフィスや事務所の会議室に導入すべき設備
会議中に使用されることが多い設備や備品について紹介します。会議中の使用頻度が高いため必ず導入したい設備や、使用頻度は低いものの導入しておくと便利な設備をそれぞれチェックしておきましょう。
椅子とテーブル
会議室には、必ず椅子とテーブルを設置しましょう。荷物を置くこともあるため、椅子は多めに置いておくことがポイントです。立った状態で会議を行うスタンディングミーティングをメインにしている会社では、参加者が座りません。しかし、議事録をとる際に椅子とテーブルが必要です。
なお、会議が長時間行われることを想定し、身体に負担がかからないようにリラックスして座れるサイズの椅子を導入しましょう。
プロジェクターやモニター
パソコンの資料を使用して、会議の参加者に説明をすることもあります。そのため、プロジェクターやモニターを設置しましょう。また、パソコンとプロジェクターやモニターを接続するケーブルの端子については、会社が支給しているパソコンに対応しているかどうかを確認することが大切です。
レーザーポインター
プロジェクターやモニターに映したデータを指す際に、レーザーポインターがあると便利です。会議でプレゼンをする機会が多い場合には、備品として用意しておきましょう。また、会議室が広い場合にも、モニターから離れた場所に座っている参加者が見やすいよう、レーザーポインターを使用することが大切です。
ホワイトボードとペン
会議中に説明をしたり、意見を書いたりする際に使用します。ペンは数種類の色を用意しておくと便利でしょう。ホワイトボードの大きさにもバリエーションがあるため、会議室の広さに適した設備を導入する必要があります。
ポータブルタイプマイク
会議に参加する人数が多い場合や会議室が広い場合、他者が話している内容が聞こえないというケースがあります。マイクを使って話せば、話している人から遠い位置にいる参加者にも話が聞こえやすくなり、業務内容を共有しやすいでしょう。複数の会議室がある場合、持ち運びできるポータブルマイクを導入すると便利です。
会議室の設備を整える際の注意点
オフィスや事務所の会議室に必要な設備を導入する際、注意したい2つのポイントを紹介します。
設備の種類と数が足りているか
会議への参加者が多い場合、椅子の数が足りなくなることがあります。そのため、想定数（定員数）以上の椅子を置いておくことが大切です。椅子が足りないとほかの会議室から借りるといった手間がかかり、効率良く会議を進められません。ほかの設備や備品に関しても、想定参加人数以上の種類・数をあらかじめ導入しておきましょう。
会議室の環境は良いか
参加者の意識が議題以外に向かないように、会議室の環境を整えることが大切です。例えば、エアコンの風が直接当たり、寒かったり暑かったりしないか、太陽光がまぶしくないか、コンセントは全席で使用できるかなどを確認します。
設備の種類だけではなく、設置方法にも配慮し、会議に集中できるように環境を整えましょう。
今回のまとめ
会議室の広さや会議の内容によって、必要な設備や備品は異なります。会議室に十分な設備を導入することは、会議をスムーズに進め、結果的に業務効率向上やクオリティアップにもつながるのです。会議室の使用頻度や使用方法、部屋の広さなどの要素を加味して、自社の会議室に適した設備を導入しましょう。
