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オフィス・事務所の更新手続きはどのように行うの？
オフィス・事務所を賃貸契約している場合、更新料を支払ったり更新手続きを行ったりする必要があります。賃貸契約を結んだ際の書類には、日頃使用しない文言やワードが使用されており、記載されている内容を正しく判断できるのかと不安を覚える方もいるでしょう。そこで、オフィス・事務所の契約期間や、更新手続き方法、必要な費用について解説します。
【目次】
1.オフィス・事務所の契約期間と更新のタイミング
2.オフィス・事務所の更新手続き方法と費用
3.オフィス・事務所の更新前に契約内容を見直そう
4.今回のまとめ
オフィス・事務所の契約期間と更新のタイミング
オフィス・事務所の契約期間は、普通借家契約で2年、定期借家契約は1～5年です。契約方法ごとの更新や満了（終了）の注意点について紹介します。
普通借家契約の更新について
普通借家契約の更新には、自動更新・法定更新・合意更新の3種類があります。法定更新とは、「物件のオーナーが更新を拒否する正当な理由がなければ、オフィス・事務所の契約者が更新手続きを行える」と定めたものです。オーナーから契約期間満期前に更新を拒否する旨を伝えられたとしても、契約者が更新を望めば更新できます。
合意更新とは、契約者もしくはオーナーのどちらかが更新時に条件変更を望み、双方が条件の変更に合意したうえで更新する方法です。自動更新は、契約者とオーナーが契約更新のタイミングで特段やり取りを交わさずに、契約を継続することです。
定期借家契約の更新について
定期借家契約とは、契約者が期間を決める方法です。普通借家契約とは違い、契約期間が満了したら更新せずに退去しなければなりません。そのため、同じ物件をオフィス・事務所として利用したい場合には、更新手続きではなく再契約を結ぶ必要があります。
オフィス・事務所の更新手続き方法と費用
オフィス・事務所の更新手続きをする方法と、必要な費用について紹介します。
オフィス・事務所の更新手続きにかかる費用
オフィス・事務所の更新手続きにかかる主な費用は以下の通りです。
・契約更新料
・更新手数料
・損害保険料
・家賃保証会社の更新料
オフィス・事務所の更新手続きをする際には、物件のオーナーへ賃料の1ヶ月分を支払う必要があります。また、賃料の半月分程度の更新手数料も必要です。なお、加入している保険や保証が1年更新の場合は、物件の更新のタイミング以外にも保険料を支払わなければなりません。
保証会社を利用していなければ、家賃保証会社への更新料は不要です。オフィス・事務所の更新手続きに関わる費用は、物件や地域によっても違いがあるため、契約書をしっかり確認することが大切です。
オフィス・事務所の更新手続き方法
オフィス・事務所の更新手続きをする場合、まずは契約を更新する旨を物件のオーナーに通知します。オーナーが提示する更新契約書をチェックし、内容に誤りや問題がなければ契約を結びましょう。契約書に記載されている期限内に、更新料や手数料を支払います。なお、契約者が変更になった場合には、保証人の捺印が必要なことがあるため注意が必要です。
また、更新後の家賃に関してはしっかり確認しましょう。基本的に家賃は変わらないものですが、稀に金額が上がるケースがあります。
オフィス・事務所の更新前に契約内容を見直そう
オフィス・事務所の更新をするタイミングで、契約内容を見直してみましょう。特に、自動更新に設定している場合には注意が必要です。自動更新にしていると、特段やり取りをせずに契約が更新されます。そのため、契約内容を見直せるタイミングでオーナーに交渉することなく、条件を変更せず更新しているケースが多いです。賃料と更新料に関しては更新のタイミングで見直せるため、金額の引き下げといった相談したい点がある場合はオーナーに交渉してみましょう。
今回のまとめ
オフィス・事務所の更新手続きをする際は、現在借りている物件の契約書をチェックすることが大切です。契約を更新するのであれば、定められた期間内にオーナーへ連絡しなければなりません。また、オフィス・事務所の更新手続きにかかる費用や内容について分からないことがあれば不動産業者やオーナーへ問い合わせることが大切です。オフィス・事務所の更新手続きにはまとまった費用がかかるため、事前に手続きの流れや費用などの計画を立てておきましょう。
