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オフィス・事務所を借りて業務をしているとたびたび問題となるのが「他の入居者へのクレーム」です。騒音や悪臭、共有部の使い方などさまざまなことでトラブルが起こる可能性があります。では、そのクレームは誰に伝えれば良いのでしょうか。直接その入居者に言って良いものでしょうか。そこでここでは、オフィス・事務所の同フロアの他の入居者へのクレームは誰に伝えるべきかということについて紹介していきたいと思います。

【目次】
1.起こりうるトラブル
2.直接はクレームを出さないこと
3.管理会社の判断
4.今回のまとめ

起こりうるトラブル

オフィスビルにも色々な種類があります。フロア全体を貸し出しているような場合や、1つのフロアに何社も入っているような場合があります。1つのフロアに数社が入っている場合は、給湯所やトイレなどの共有部はいくつかの会社で同じ場所を使うことになりますので、こういった場所が原因でトラブルが起きる場合があります。また、すぐ隣に違う会社が入っていますので、大きな音を出すと隣まで響いてしまうこともあります。ゴミの処理をしっかりとしていないと悪臭が漂うこともあるでしょう。
関係が悪化してくると、そこの従業員とは顔も合わせたくなくなるようになってきますが、同じフロアで営業をしているので、まったく合わないというわけにもいきません。こうしてさらに関係が悪化してくる場合があるのです。

直接はクレームを出さないこと

騒音や共有部の使い方などによって文句を言いたいときでも直接言いに行くということはおすすめしません。相手側が素直に聞き入れたとしても、やはり印象が悪くなってしまいますし、聞き入れなかった場合は大きなトラブルに発展してしまうことがあります。こういった場合はオーナー、もしくは管理会社が間に入っている場合は管理会社に伝えるようにしましょう。感情的になることなく、客観的にどういった部分に対してのクレームかを整理して伝えることが重要です。
後は、管理会社の方で、「そのクレームは正しいものか」「どうすれば改善できるか」といったことを精査した上で、相手側に改善を要求してくれます。管理会社側としても一方の言い分だけを聞いて判断するわけにはいきませんので、相手側からも聞き取りが行われることとなります。双方の言い分が大きく食い違う場合には、管理会社が間に入って話し合いが行われることもあります。

管理会社の判断

管理会社からすると問題を起こす入居者が残って、トラブルに嫌気が差した被害者側の入居者が出ていってしまうということが最悪のケースです。賃料が減少するだけでなく、問題を起こす入居者が残っているので、新しく入居者が来てもまたトラブルが起こる可能性があるからです。また、入居者からのクレームに対して迅速で的確に対応できないと「役に立たない管理会社」という評判が立つことになります。こういった事情のために管理会社としてもクレームには迅速に対応することとなります。
ただ、このようなクレームがあったからといって、いきなり退去させられるというわけではありません。何度も交渉をしていくこととなるのですが、交渉がうまくいかない場合などは間に弁護士に入ってもらって交渉をしてもらう場合もあります。

今回のまとめ

オフィス・事務所を利用していると同フロアの入居者に対してクレームを出したいということがあるかもしれません。しかしこういった場合でも直接クレームを出しに行くのではなく、オーナーや管理会社に対して伝えて、そちらから対処してもらうというのが良いでしょう。