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初めてオフィス・事務所を移転する際の流れと手順
オフィス・事務所の移転は大がかりな上に慌ただしく、大きなプレッシャーを感じる担当者も多いことでしょう。今回は、初めてのオフィス移転に不安を感じている人向けに、オフィス移転の大まかな流れと手順をご紹介します。
オフィス移転プロジェクトは実質6ヶ月が目安
個人の単位の引っ越しに比べ、はるかに大がかりとなるのがオフィス移転です。実質的にかかる期間の目安は6ヶ月。これは、賃貸契約を解約する意思をいつまでに通知するかの取り決めである解約予告期間が、オフィスの場合6ヶ月（退去日からさかのぼって6ヶ月前までに申し出る）に設定されているのが標準であることと関係しています。
しかし、「移転を真剣に考え始める」のはそれよりもさらに前になりますので、オフィス移転はかなりの長期間をかけて進めていく一大プロジェクトであるといえるでしょう。フローをしっかりと把握し着実にタスクをこなしていくことがとても大切です。
オフィス移転の流れ
オフィス移転に伴う作業や手続きは多岐にわたり、細かな部分はケース・バイ・ケースですが、大まかな流れや手順、タイミングの目安は次のとおりです。
【6ヶ月以上前】オフィス移転を計画し始める
オフィス移転を検討・計画し始めるのは、現オフィスの解約予告をする6ヶ月前よりも前となります。現オフィスの問題点、移転先オフィスに求めることをリストアップしておくと、移転先探しの際の判断基準となるのでおすすめです。
【6ヶ月前】現オフィスの解約を通知する＋移転先オフィスの選定
貸主に対し、借りているオフィスの解約を通知します。その際、退去時の原状回復の範囲と、指定工事業者の有無について確認しておくと安心です。並行して、移転先のオフィスの選定作業に入ります。立地、フロア面積、賃料や共益費、各種設備の状況などを考慮して判断しましょう。
【概ね5ヶ月前】移転先オフィスの契約締結＋レイアウト検討
移転先オフィスの賃貸借契約を締結するとともに、レイアウトプランニングを進めます。動線やゾーニングに配慮する必要がありますので、専門業者の助言を得ながら進めていくと安心です。
【概ね4ヶ月前】内装工事業者への依頼＋引越し業者の選定
移転先オフィスの内装工事業者を選定し、工事を依頼します。また、引越し業者の選定も併せて進めます。どちらも料金だけに注目するのではなく、総合的に見てスムーズに対応してもらえそうかで判断しましょう。
【概ね3ヶ月前】オフィス家具類の手配＋引越し業者への依頼
決定したレイアウトプランに基づき、新しく購入・リースするオフィス家具やOA機器を手配します。また、移転先オフィスには持っていかず廃棄するものについてもその手配を行います。また、引越し業者に依頼します。
【概ね2ヶ月前】移転案内・オフィス情報更新の準備＋原状回復工事発注
取引先に送る移転案内を準備します。新オフィスの住所や電話番号の入った印刷物が必要であれば、その製作も進めましょう。自社ウェブサイトを運営している場合や各種媒体に企業情報を掲載している場合は、移転後速やかに記載情報が更新されるよう手配します。
また、オフィスの規模にもよりますが、原状回復工事には1ヶ月程度の期間が見込まれるため、退去後すぐに取り掛かってもらえるよう工事業者に発注しておきましょう。
【概ね1ヶ月前】移転先オフィスの内装工事＋各種届け出
移転先オフィスの内装工事を開始します。また、慌ただしい中ではありますが、消防署や郵便局への届け出も忘れずに行います。法務局や労働基準監督署、税務署など各機関への届け出は移転後に行うものが多いですが、消防署への届け出については移転前に必要となりますので注意しましょう。
今回のまとめ
手狭になってきた、利便性の高いエリアへ移りたい、賃料やインフラ面でより有利な物件を探しているなど、オフィス移転の理由はさまざまです。数多くの手続きを並行して進めなくてはならず大変ですが、移転の目的を達成できるよう、チェックリストを活用するなどして漏れなく対応していきましょう。
