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賃貸オフィス・賃貸事務所の管理会社って何をしているの？
賃貸オフィス・事務所で快適に業務を行うには、オフィスビルの管理会社が適切な管理を行っているかが重要なウエイトを占めると言われています。管理会社は、具体的にどのような仕事を行っているのでしょうか。管理会社の業務と内容について、詳しく解説します。
【目次】
1.管理会社の業務はハード面とソフト面に分かれる
2.ハード面とソフト面をバランス良く管理することが重要
3.入居希望者が内覧時にチェックするポイントとは
4.今回のまとめ
管理会社の業務はハード面とソフト面に分かれる
まず、管理会社の業務をハード面とソフト面に分けて解説しましょう。
ハード面は建物管理に関する業務
オフィスビルは、一般の賃貸マンションと同様に、日々のメンテナンスが必要です。日常の清掃や植木の管理、各種設備（電気・給排水・空調・エレベーター・排水管・防災など）の点検、定期検査（建築設備・水質など）、消防および修繕計画など、ハード面での仕事は建物管理のための業務と言えます。
さらに、建物の不具合を見つけたら、できるだけ早く対応するのも重要です。エントランスの床マットが汚れていたら取り換える、集合ポストにチラシが溜まっていないか確認する、廊下の電球が切れていたら交換するなど、借主は細かい部分も確認しています。ビルは、法令に基づいた点検を受ける義務があり、行わない場合に罰金刑に課せられる場合もあります。重大な事故を防ぐためにも、適切に点検業務を行い、法令点検も受けなくてはいけません。
台風や大雨が起きた場合は、これに加えて見守りや緊急の修繕などの業務を行うこともあります。
ソフト面は借主の対応や各種手続き業務など
ソフト面での業務は、対人に関する業務がメインです。物件の空室管理からテナントの入居募集（賃料設定や募集戦略の考案など）、契約書類の作成、賃料の入金管理および滞納テナントに対する督促、契約の更新および解約手続き、トラブル対応などがあげられます。対人業務であることから、コミュニケーション能力が問われるのも、ソフト面における業務の特徴です。
ハード面とソフト面をバランス良く管理することが重要
オフィスビルは、管理会社がハード面とソフト面をどちらも適切に管理することにより、日々の運営が円滑に進められます。例えば、空室があっても、それを告知しなければ入居希望者は現れません。内覧に訪れた企業担当者が、エレベーターの故障が放置されているのを見たら、入居したい意欲は下がることでしょう。また、どれだけ設備が整った物件であっても、クレームが起きたときに管理会社の対応が適切でないと、解約につながってしまう恐れがあります。
適切な管理により、入居オフィスから賃料という収入を得て、その収入を設備投資に費やすことができるのです。そのためには、ハード・ソフトの両方をバランス良く管理するよう心掛ける行動が求められます。
入居希望者が内覧時にチェックするポイントとは
入居希望者は、契約前に物件を内覧することがほとんどです。その際、借りたい部屋だけでなく、さまざまな箇所をチェックします。建物の外観やビル周辺の手入れがされているか、エントランス・エレベーター・階段などの共用部分はきちんと清掃・修理などの対応が施されているかなどが、主なチェック項目です。これによって、管理会社の良し悪しを判断する場合もあるため、管理会社は細やかな対応を行うのが大切なのです。
今回のまとめ
オフィスビルの管理会社は、建物および入居者の管理全般を請け負っています。入居後に、物件に関して相談事やトラブルなどがあったとき、最初に窓口になるのは管理会社であることがほとんどです。普段から良い関係性を築けるように、挨拶から始めると良いでしょう。
