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できる限り安くしたい！オフィス・事務所の移転費用を抑える方法
オフィスの拡張を目的としたり、反対にテレワークが増えたためにオフィスの縮小を検討したりと、オフィスの移転を検討するきっかけは企業によってさまざまです。
オフィスの移転費用は、かなりの額がかかることは予想がつくかと思いますが、具体的にどの項目にどのくらいかかるのかを知り、できるだけ費用を抑えて作業したいものです。今回の記事で詳しく解説しますので、参考にしていただければ幸いです。
移転費用の内訳はどのようになっている？
オフィスの移転費用は、主に次の項目に分けることができます。これらを全て合わせると、費用総額が数千万円にのぼることも珍しくないのです。
現オフィスの退去費用
今まで利用していたオフィスを退去する際には、物件を借りた時点の状態に戻す原状回復工事が必要です。工事費に加えて、不用となったオフィス家具を廃棄する費用もかかります。
新オフィスの契約費用
新しくオフィスを借りるには、敷金・保証金・前払い賃料、仲介手数料などを支払うことで正式な契約が成立します。さらに、火災保険料や内装・通信設備工事費、オフィス家具の購入代なども忘れてはいけません。
引っ越し費用
家の引っ越しと同じように、オフィスの引っ越しを業者に依頼する企業がほとんどかと思います。オフィスの引っ越しに精通した業者を選ぶと安心です。
各種書類に関する費用
オフィスの移転には、税務署や法務局など官公庁に書類を届け出る必要性が生じます。また、移転のお知らせや名刺・封筒・企業パンフレットの印刷代など、こまごまとした費用がかかります。
移転費用を抑える方法は？
オフィスの移転費用は、企業の経費から捻出されるため、少しでも費用を抑えて移転しないといけません。そのためには、次のような方法が考えられます。
使えるオフィス家具があれば、移転先へ持ち込む
オフィス家具は、ひとつひとつが金額のかかるものです。サイズが合い、移転先でも使えそうであれば、持ち込むことで購入費用や廃棄費用を大幅に抑えられます。
複数の業者から見積もりを取る
現オフィスの工事に関する業者は、物件のオーナー側で指定している場合もあります。しかし、引っ越し業者と新オフィスの工事業者は自分たちで決められることがほとんどです。複数の業者から見積もりを取ることが大切ですが、ただ安いだけでなく、安心して引っ越し作業を任せられる業者を選びましょう。近年利用される傾向が高まっているのが、オフィス移転をトータルでサポートしてもらえる業者です。手続きの手間が減らせるうえ、費用も抑えられる可能性が高くなります。
計画的に移転を行う
先述したように、オフィス移転にはまとまった費用が必要です。計画的に移転準備を進めることで、時間に余裕をもって作業ができます。引っ越し費用を抑えるには、引っ越しの繁忙期を避けることも重要ポイントです。焦ってしまうと、予算が膨らんでしまうケースが増えるため、少しずつ計画を立てていきましょう。
居抜き物件を使う
居抜き物件とは、前の入居者が原状回復工事をせずに退去し、オフィス家具やパーテーションなどの設備がそのまま残っている物件を指します。これらの設備をそのまま使えるので、購入費用や移転費用を抑えることができます。居抜き物件は、地域によって物件数が限られることもありますが、希望地域で見つかり、使い勝手が良さそうな間取りであれば、選択肢のひとつに入れるのも良いでしょう。
今回のまとめ
オフィスを移転するときには、大きな費用がかかりますが、長い目で見ると結果的に経費を抑えられるようになります。移転費用を少しでもリーズナブルにできるよう準備をしながら移転作業を行い、新たな気持ちで業務ができるようにしましょう。
