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書類が多い場合のオフィス・事務所の整理整頓方法
日々の業務に追われて、気がついたらデスクの上やキャビネットの中で書類が山積みになっている…。これは、多くのオフィスで見られる光景ではないでしょうか。書類を探すだけで時間がかかってしまっては、本来の業務が進まずにストレスが溜まるだけでなく、周囲からの信頼度も下がってしまいます。適切に整理整頓を行うためのコツを、今回の記事でご紹介します。
【目次】
1.書類が片づいていないことで起こるリスクとは？
2.整理整頓の前準備で大切な事は？
3.書類を整理整頓するときのコツは？
4.今回のまとめ
書類が片づいていないことで起こるリスクとは？
書類が片づいていないと、次のようなリスクが考えられます。
書類がすぐに探し出せなくなる
ひとつの書類を探す時間は短時間であっても、蓄積していくと残業に繋がる可能性があります。
紛失・情報漏洩の可能性がある
片づいていないと、紛失していることに気づきにくくなるうえ、紛失することで情報が外部に漏れる恐れがあるのです。
作業がしにくくなる
デスクの上に書類があると、それだけで場所を取られてしまうために作業がしにくく、作業効率が下がってしまいます。
集中力が下がってしまう
余分な情報が視野に入ってくることで、業務に集中できなくなってしまう恐れがあります。
整理整頓の前準備で大切な事は？
整理整頓するときに、次の事を心得ておくと、スムーズに片づけが進められるかも知れません。
作成から１年以上経った書類は処分しても問題ないことがほとんど
アメリカの記録学会「ナレムコ」によると、「仕事で使う書類のうち、99％は1年以内に作られたものである」という「ナレムコの法則」が叫ばれています。つまり、1年以上前に作った書類は、処分してもほとんど支障ないのです。洋服でもそうですが、いつか使うかも、と思っていても、そのような書類を使った経験はほとんどないのではないでしょうか。書類は生鮮食品と同じであり、日が経つにつれて、目を通す確率はどんどん減っていくのです。どうしても迷う場合は、半年経過するまで別のBOXに保存しておくのも一つの方法です。
保存しておきたい書類はPDF化する
業務上、必ず保存しておくべき書類は、紙で保存するのではなく、PDFなどの電子データで保存しておきましょう。こうすることで、保管場所を削減できる上、社内での共有もスムーズに進められます。
デスクの上に物を置かない
デスクの上は、物置ではありません。仕事を進めるための作業場ですので、その時に行っている作業に必要な書類のみを出すようにしましょう。
書類を整理整頓するときのコツは？
実際に書類の整理整頓を進める際のコツを考えてみましょう。
出す、分ける、戻すの順で整理していく
実際に整理整頓をしていくには、まずデスクやキャビネットから書類を出します。できれば全て一度に出したいものですが、書類の数が多ければデスクごと・キャビネットごとに進めていっても良いでしょう。書類を全て出したら、カテゴリーごとに分け、捨てるか保存するか判断して整理していきます。分け終わったら、書類を保管場所へ戻しますが、このときにも注意が必要です。
戻すときはファイルやBOXを使い、立てて保管する
整理した書類を再度積み重ねてしまっては、保管場所がまた分からなくなってしまいます。クリアファイルや保管BOXなどを活用し、どの書類がどこに入っているかがすぐ分かるようにまとめましょう。そのうえで、立てて保管すれば、必要なときすぐに取り出すことができます。
今回のまとめ
書類の整理整頓は、一気にまとめて行うと時間がかかりますが、少しずつ行っておけば短時間で終わらせることができ、業務への影響も最小限に抑えられます。できれば、同じ部署やプロジェクトチームなど、複数人数で行うとより効率的に進められます。
