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外部からいらっしゃったお客様が会社に入られ、まず目につくのが受付です。受付は企業の顔であり、第一印象のみならずその後の印象を大きく左右すると言っても過言ではありません。また、お客様に良い印象を持っていただくには、受付のレイアウトをどのように工夫すれば良いのでしょうか。今回は、その方法をご紹介します。

【目次】
1.受付には有人型と無人型がある
2.セキュリティ対策をとることが重要
3.レイアウト方法の例とは
4.今回のまとめ

受付には有人型と無人型がある

受付は、担当者が常駐している有人型と、受付端末やタッチパネルなどが置かれた無人型に分けられます。有人型は、以前から日本で多く見られるもので、受付嬢を連想される方も多いかと思います。女性を配置することで、華やかな印象を与えるとともに、笑顔で対応することで心を込めておもてなしをするという気持ちを表しているのです。
これに対し、無人型では文字通り人員配置をせず、代わりに端末や人間型ロボットなどを置いてお客様に操作していただく仕組みです。従来のように、電話が置かれているところは減ってきているようです。スムーズな対応ができるとともに、受付業務の効率化が進められるメリットがあることから、導入する企業も増えています。時間帯によって、有人型と無人型を使い分ける企業もあります。

セキュリティ対策をとることが重要

受付を見ると、その企業におけるセキュリティ対策の考え方が分かることがあります。防犯カメラや防犯システムを導入する方法もありますが、受付のレイアウトを工夫することでセキュリティの効果をあげられるのです。受付の壁をガラス張りにする、受付と奥のエリアの間をパーテーションや間仕切りで区切るなどが効果的な方法です。ガラス張りであれば、オフィスの中からでも受付を見渡すことができ、不審者を判別しやすくなります。これは、有人型・無人型いずれにも言える対策で、ガラスを使うことで圧迫感もなくなります。セキュリティに経費をかけられるのならば、先述した防犯カメラなどを使うと、より安心です。無人型であれば、端末や人間型ロボットにカメラを取り付け、端末を操作したらカメラも連動して様子を録画できると安心です。
受付は、不特定多数の人物が訪れる可能性が高い場所ですので、外部から不審者が侵入しないように対策をとるのは、社員の安全を守るために重要な責務なのです。

レイアウト方法の例とは

有人受付の場合、入口と受付の位置を、お客様に対して斜めまたは横になるように配置すると、柔らかい雰囲気を作り出すことができます。受付付近に、パンフレットを置くスペースを設けることで、お客様にお待ちいただく時間が生じたときに自社のことを知っていただく足がかりとなります。さらにスペースを確保できるようであれば、自社の製品を展示しても良いでしょう。
できれば、シンプルなデザインにした方が、オフィスの受付・入口としてまとまりやすくなります。反対に、企業のカラーを全面に押し出したい場合は、インテリアで雰囲気を出すとコストを抑えることが可能です。石材やガラスで高級感を出したり、ユニークなインテリアを取り入れて個性を演出したり、アート作品を展示したりするのも、企業のPRに繋がります。壁や床面に木材を使用して温かい雰囲気を出したり、観葉植物をおいて癒しの空間を作り出したりしている企業もあります。

今回のまとめ

オフィス受付のレイアウトを工夫することは、そのまま企業のイメージを作り上げることにつながります。受付を見て、この企業と取引したいと思ってもらえるような受付ができあがるよう、社内でアイディアを出し合ってみると良いでしょう。