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オフィス・事務所を移転する際の節約ポイントとは？
オフィスや事務所を移転するときには、多額のコストがかかります。特に、初めて移転するときには、どのくらいコストがかかるのか、分かりにくいものです。できる限りコストを抑えながら、移転作業をスムーズに進めるためには、節約できるポイントを前もって把握しておくことが重要です。
会社の経費を効率良く使うために、今回の記事で徹底解説します。
【目次】
1.オフィス移転にはどのような費用がかかる？
2.移転までの大まかなスケジュールは？
3.移転費用の節約ポイントとは？
4.今回のまとめ
オフィス移転にはどのような費用がかかる？
オフィスを移転するには、移転自体にかかる引っ越し費用のほかにも、さまざまな費用がかかります。
まず、引っ越し先の新オフィスと賃貸契約を結ぶ際の費用があげられます。一般の住居同様、敷金・礼金、保証金、仲介手数料、火災保険料などが内訳に含まれます。次に新オフィスの内装工事や設備工事も必要で、設備工事は電気・水道・給湯・配管・空調・排気・防水など多岐にわたります。さらに、デスク、チェア、キャビネットなどオフィス什器の購入もあるでしょう。そして、旧オフィスの原状回復のためにも工事が必要です。そのほかにも、移転のお知らせを書面で送付する際の費用や、不用品の処分代なども発生するのです。
これらを全て合わせると、移転費用の総額が数百万円にのぼることも珍しくありません。
移転までの大まかなスケジュールは？
オフィスの移転をするには、まず移転先での目的を明確にすることが大切です。オフィスを拡張したいのか、利便性の良い地へ移転したいのかなどをふまえ、目的を立てます。目的が決まれば、オフィスを探します。移転先の賃料、面積、立地など、優先順位をあらかじめ決めておき、不動産会社に依頼します。不動産会社ごとで、取り扱っている物件の数や得意な地域などが異なりますので、複数の会社で尋ねると特徴を比較しやすくなります。
オフィス探しと並行して、旧オフィスの管理会社へ解約予告を提出するのを忘れずに行いましょう。オフィスが決まったら、賃貸借契約を交わし、工事の手配・施工を行ったうえで移転日を決定します。移転後は、旧オフィスの原状回復工事・明け渡し・契約終了手続きを行い、移転作業が完了します。
オフィスが広くなるほど、工事期間が長くなる傾向がありますので、余裕をもったスケジュールを組むようにしましょう。
移転費用の節約ポイントとは？
移転費用を少しでも節約するには、いくつかの方法があります。まず、引っ越しの繁忙期はできるだけ外したいものです。繁忙期は、3月から4月にかけての時期が該当します。この時期は、就職や転勤などで移動が増えるため、他の月に比べて引っ越し件数が格段に増加します。また、オフィス移転は、1月から3月および9月から12月に増える傾向が見られます。ただ、業務の都合でどうしても繁忙期に移転しなければならない場合は、移転日を平日に設定することでかなり料金を抑えられます。
また、旧オフィスでの不用品を無料もしくは格安で引き取ってくれる業者を見つけたり、買取サービスを利用したり、使える什器はなるべく新オフィスでも利用したりする心がけも大切です。業者によっては、引っ越しと内装・インフラ工事をセットで請け負うことで割引サービスを展開しているところもあります。近隣への引っ越しであれば、自分たちで運べる範囲で荷物を徐々に運び出すのも、費用削減に効果的です。物件によっては、原状回復の工事をせずに退去手続きができる居抜きオフィスもあるので、この制度を利用するのもいいでしょう。旧オフィスで、事務所が複数フロアにまたがっている場合は、フロアを集約すると節約のメリットが大きくなります。
今回のまとめ
オフィスの移転は、企業の将来を左右することもあるほど重要な業務です。移転先で後悔する結果にならないよう、社内でしっかり話し合ったうえで移転計画を進めましょう。
