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コラム 2020.09.25

オフィス・事務所の入居時に周辺テナントへの挨拶を行うべきか

引っ越しをした時は、隣近所に挨拶回りをする方が多いと思われます。最初にしっかり挨拶をしておけば、その後も良好な関係を築きやすくなるからです。では、オフィスに入居した時は、周囲のテナントへの挨拶をすべきなのでしょうか?また、挨拶をする場合、どのような形が望ましいのでしょうか?
今回は、オフィス入居時の挨拶のポイントを解説します。

【目次】
1.入居時の挨拶は、その後の人間関係を円滑にする
2.挨拶は内装工事の前に行う。訪問は営業時間外に
3.名刺や手土産も忘れずに持っていこう
4.今回のまとめ

入居時の挨拶は、その後の人間関係を円滑にする

結論からいうと、オフィス入居時の周辺への挨拶は必ず行うべきです。たとえ仕事上の関わりがなくても、周辺のテナントが「ご近所さん」であることは間違いありません。ビルの使い方でわからない点を聞いたり、トラブルを抱えてしまったりすることもあるでしょう。そのような時のコミュニケーションを円滑にする上でも、最初の挨拶回りが重要なのです。
人間というのは不思議な生き物で、同じ迷惑をかけられた場合でも、相手が知り合いなのかどうかによってまったく印象が変わります。挨拶をせずにトラブルを起こした場合、「礼儀がなってない上に迷惑までかけるなんて!」と不愉快な気持ちになるでしょう。ところが、丁寧に挨拶をしてくれた相手なら、「よくあることです」と寛容になれるのです。
特に、入居したばかりの頃は勝手がわからず、周囲に迷惑をかけてしまう可能性が低くありません。初めて起業した場合や、経験のない事業を始めた場合などはなおさらです。周囲にいろいろ助けてもらう機会もあるでしょうから、最初に「よろしくお願いします」といっておくことは当然といえるでしょう。

挨拶は内装工事の前に行う。訪問は営業時間外に

次は、挨拶回りの注意点を見ていきましょう。まず考えなければならないのは、どのテナントに対して挨拶をするかです。一般住宅の引っ越しの場合、最低限挨拶をしておくべきなのは「向こう三軒両隣」とされています。オフィスでも同様に考えて構いませんが、同じフロアに入っているテナントがそう多くなければ、すべてに挨拶をしてもいいでしょう。
また、挨拶は開業してからではなく、少なくとも内装工事を始める前に行わなければなりません。なぜなら、工事の騒音や人の出入りで迷惑をかける可能性があるからです。この段階で「ご迷惑をおかけするかもしれませんが」と挨拶をすれば、トラブルを避けられるでしょう。そして、訪問するタイミングは相手の営業時間外を選びます。営業時間の前後や、休憩時間などに訪問するといいでしょう。これらの時間帯でも、相手がどのような状況なのかはわからないため、「お忙しいところ・お休みのところ失礼します」といった言葉は忘れないようにしてください。

名刺や手土産も忘れずに持っていこう

最後に、挨拶回りに持っていくものについて考えてみましょう。まず必要なのは、言うまでもなく名刺です。これはマナーであると同時に、自分たちのことを知ってもらう手段でもあります。何をしている会社なのかを理解してもらうだけでも、親近感につながるでしょう。余裕があれば、挨拶状も用意してください。
また、自社の商品の試供品や、クーポン券などを持って行くのもおすすめです。そこから興味を持ってもらえれば、お客様を紹介してもらえるなど、新たな商機につながる可能性があります。ただし、あくまでも挨拶の一環ですから、セールスになってしまわないよう注意しましょう。
そして、挨拶回りに必要不可欠なものといえば粗品・手土産です。手土産は、「これからよろしくお願いします」という気持ちを形にしたものであり、挨拶の時間を作ってくれたことに対するお礼でもあります。一般的な菓子折り(個包装で日持ちのするもの)や、使う機会の多いタオル・洗剤・ラップなどが無難なので、挨拶前に用意しておいてください。

今回のまとめ

経営者の中には、「他のテナントとは仕事の付き合いがあるわけでもなし、挨拶は別にしなくてもいいか」と考える方もいるかもしれません。しかしながら、同じ建物や隣の建物で働いている以上、挨拶はしておくのが最低限の礼儀というものです。
何かの際にお世話になるのはもちろん、会社の印象に関わる可能性もありますから、しっかりと挨拶回りを行いましょう。