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コラム 2020.08.26

知っておきたい! オフィスの原状回復時によくあるトラブル3つ

賃貸オフィスを退去する時は、オフィスを入居前の状態に戻す「原状回復」を行う必要があります。原状回復は借主の義務ですが、その範囲や内容を巡って、貸主とトラブルになってしまうことも少なくありません。どうすれば原状回復のトラブルを防げるのでしょうか。
今回は、特に発生しやすい原状回復のトラブルについて解説します。

【目次】
1.原状回復の範囲は必ず確認。特約条項に注意
2.施工業者は誰が選ぶ? 見積もりの比較検討も重要
3.原状回復は計画的に! 遅れると余分な費用がかかることも
4.今回のまとめ

原状回復の範囲は必ず確認。特約条項に注意

原状回復に関するトラブルの中でも特に多いのが、原状回復の範囲をめぐるものです。実際のところ、「オフィスを入居時の状態に戻す」といわれても、具体的に修繕すべき範囲がわからない方が多いのではないでしょうか。そのため、自分ではしっかり修繕したつもりでいても、貸主からさらなる修繕を求められてしまうことがあるのです。
幸い、2020年4月からは改正民法が施行され、以前に比べて原状回復の範囲が明確化されました。今回の改正により、通常損耗や経年劣化による部分は、借主に原状回復の義務はないと明確化されたのです。たとえば、壁紙や床の日焼けした部分や、デスクの重みによってカーペットについた痕などは、借主の負担で修繕する必要はありません。
一方、借主に原因のある損傷については、借主が原状回復の義務を負うことも明確化されています。タバコのヤニ汚れやコーヒーをこぼした汚れ、搬入中の備品をぶつけて傷つけてしまった壁などは、借主の負担で修繕しなければならないわけです。
さらに、契約に特約条項を設ければ、通常損耗や経年劣化による部分であっても、借主に原状回復義務を負わせることが可能になります。実際、壁紙や床材の張り替え、照明の交換などを借主の負担で行うことを、特約条項に盛り込んでいるケースも少なくありません。法律だけを気にするのではなく、実際の契約内容をよく確認するのが望ましいでしょう。

施工業者は誰が選ぶ? 見積もりの比較検討も重要

原状回復工事は、施工業者に依頼して行うことになります。この時の依頼先や費用も、トラブルの発生要因です。
借主の責任で原状回復をするからには、施工業者も借主が選ぶものと考える方が多いでしょう。しかし、実際には貸主の指定した業者に依頼するケースも多いです。その料金が相場通りならいいのですが、明らかに相場より高い料金を請求された場合は、借主の負担が大きくなってしまいます。そのため、貸主が業者を指定してきた場合は、見積もりを見せてもらった方がいいでしょう。見積もりの内容が不透明だったり、借主が独自にとってきた見積もりに比べて明らかに高かったりすれば、適正価格にするよう交渉してみるのがおすすめです。
ただし、原状回復工事は貸主の指定した業者に依頼するよう、契約書の特約条項に盛り込まれている場合があります。この場合は契約に従い、業者選びを貸主に任せるしかありません。明らかに常軌を逸した金額でもない限りは、見積もりもそのまま受け入れざるをえないでしょう。理不尽に思うかもしれませんが、業者選びを借主に任せると、費用の安さを優先して能力の低い業者に依頼することがあるため、やむをえない部分もあるのです。
契約後に内容を覆すことは難しいため、後々のトラブルにならないよう、契約の段階からよく話し合っておきましょう。

原状回復は計画的に! 遅れると余分な費用がかかることも

原状回復においては、スケジューリングも非常に重要です。賃貸住宅の場合は、退去後に原状回復をしても問題ないことが少なくありません。しかし、賃貸オフィスの場合は、退去日までに原状回復を完了させなければならないケースが多いのです。
これを勘違いしていたり、無計画に進めていたりすると、退去日までに原状回復が間に合わなくなります。そうなれば完了するまでの間、余分な賃料を払わなければならなくなるのです。物件の規模にもよりますが、原状回復工事には2週間~1ヶ月程度かかります。遅くともそれまでには、引っ越し作業を完了させておかなければなりません。
解約通知は、退去の6ヶ月前までに出す取り決めになっていることが多いでしょうから、これに合わせて施工業者の選定を始めるのがおすすめです。特に、引っ越しをする人の増える春先は、引越し業者のスケジュールを押さえるのも難しいことが多いと思われます。この時期の退去を予定しているなら、より早めに行動しないと間に合わないかもしれません。貸主とも相談しつつ、無理のない退去計画を立てましょう。

今回のまとめ

原状回復の必要性は、多くの借主が理解していることと思われます。それにも関わらずトラブルが発生しがちなのは、借主と貸主との認識のズレがあるからです。また、退去自体がそう何度も行うものではないので、借主の知識が不足しやすいことも関係しているでしょう。双方が納得して対応できるのが1番なので、すり合わせの時間を十分に設けてください。