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コラム 2020.08.07

オフィス探しからオフィス移転までのスケジュールを解説

オフィスの移転はとても大変な作業です。新オフィスのレイアウトを考えるところから始まって、物件選びにスケジュールの作成、元のオフィスの原状回復に実際の移転作業、そして事務的な手続きと、やることはたくさんあります。
今回は、オフィスの移転を成功させるために、物件探しから移転までのスケジュールを考えてみましょう。

【目次】
1.目的を明確にし、条件を設定して移転先を探そう
2.全体でスケジュールを共有して準備を進める
3.移転作業はマニュアルを用意。関係省庁での手続きも忘れずに
4.今回のまとめ

目的を明確にし、条件を設定して移転先を探そう

オフィスの移転を成功させるには、スケジュールの作成が非常に重要です。オフィスを退去する時は、3ヶ月~6ヶ月前までにオーナーに通告する取り決めになっていることが多いと思われます。オフィス探しにも時間がかかりますから、最低でも移転の6ヶ月前には動き出さなければならないのです。
そこでまずは、現在のオフィスの問題点を洗い出し、移転の目的を明確にしましょう。その上で、新オフィスのエリア・内装・レイアウトなどの構想を立てれば、新オフィスに求める条件も明確になり、物件を探しやすくなるのです。もちろん、従業員の意見を無視した決定にならないよう、各部門から意見を集めてください。条件がまとまったら、インターネットなどで情報収集を行い、不動産会社にも依頼して物件を探します。100%条件に合致する物件が見つかることは少ないので、条件の優先順位や最低基準を決めておくと、決定がしやすくなるでしょう。候補となる物件がいくつか見つかったら、比較検討した上で最終決定してください。

全体でスケジュールを共有して準備を進める

新オフィスが決定し、オーナーと契約を結んだら、具体的な移転の準備に入ります。プランをもとに実際のレイアウトを考え、新たに必要な什器やOA機器などもリストアップしましょう。移転の目的を満たし、元のオフィスの問題点を改善できているかどうかが重要です。
さらに、引っ越し業者の選定と打ち合わせや、社内向けの移転計画の説明も始めます。引っ越しの役割分担や梱包作業、取引先への移転の連絡、持っていく備品と廃棄する備品のリストアップ、必要な備品の発注、データのバックアップなども行わなければなりません。早い段階から全体でスケジュールを共有し、何がどこまで進んでいるのかを把握できるようにするといいでしょう。
そして、現在のオフィスの原状回復も忘れてはいけません。原状回復の範囲や発注する業者を巡ってトラブルになることも多いので、オーナーとは十分に打合せを行いましょう。新オフィスの内装工事や電気設備工事なども、あわせて進めてください。

移転作業はマニュアルを用意。関係省庁での手続きも忘れずに

準備が整ったら、いよいよ移転作業を開始します。混乱なく進めるためにも、あらかじめマニュアルやスケジュールを用意し、打ち合わせをしておくといいでしょう。新旧どちらのオフィスもしっかりと養生し、破損を防ぐことが大切です。また、退去および入居の現場ではオーナーに立ち会ってもらい、最終確認を行いましょう。紛失・破損した荷物や置き忘れた荷物がないかどうかもチェックしてください。
さらに、関係省庁などへの届け出も行います。主に届け出るものは以下の通りです。

法務局:「本店移転登記申請書」「支店移転登記申請書」
税務署:「事業年度、納税地、その他変更移動届出書」「給与支払い事業所等の開設・移転・廃止届出書」
都道府県税事務所:「事業開始等申告書」
社会保険事務所:「適用事業所所在地・名称変更(訂正)届」
労働基準監督署:「労働保険名称・所在地等変更届」「労働保険概算・増加概算・確定保険料申告書」「労働保険関係成立届」
公共職業安定所:「雇用保険事業主事業所各種変更届」
郵便局:「転居届」

いずれも提出期限があるため、あらかじめ確認しておくといいでしょう。これらの手続きが済み、新たなオフィスでの業務が問題なく開始できて初めて、オフィスの移転は成功したといえます。

今回のまとめ

オフィスの移転は個人の引っ越しに比べ、配慮すべきポイントがたくさんあります。その後の業務にも影響するため、完了までのスケジュールを立ててしっかりと打ち合わせを行い、社員が一丸となって行わなければなりません。理想的なオフィスに移転して、快適に業務をこなせるようにしましょう。