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コラム 2022.08.01

最近需要が増えている個室レンタルオフィスとはどんなところか


企業活動をする中でオフィスの存在は欠かせませんが、自分で土地を持っているなどの例を除き、賃貸でオフィスを借りる必要があります。その中で、社員数が少ないので大きいところは厳しい方や、すぐにでも仕事を始めたい方などもいらっしゃるでしょう。そんな人には個室レンタルオフィスがおすすめです。
今回は、個室レンタルオフィスがどういったポイントからおすすめなのか、さまざまな角度からご紹介します。

個室レンタルオフィスには仕事に必要なものが揃っている

企業のオフィスは自社ビルなどがある場合を除き、賃貸オフィスをビルのオーナーなどと賃貸借契約を結び、専有スペースを賃借する必要があります。この場合の専有スペースは、最初は何も置かれていない広いスペースがあるだけで、企業活動をするために必要な備品などを揃えなければなりません。
どういった備品が必要なのかはその企業の業種によっても変わりますが、デスクや椅子などは事務作業や書類整理をする上では欠かせませんし、パソコンは個人で使っているもので代用できても、オンラインでの取引や先方とのやり取りを行う場合は、無線Wi-Fiや社内インターネットなどの通信環境が必要です。
既に別の場所にオフィスがあり、使っている備品がある場合は引き続き使うことも可能なため新しく用意する必要はありません。しかし、新しくオフィスを増やす場合や、これから起業する場合は、どういうオフィスにするか考えなければならないことに加え、こうした備品の準備が必要です。

レンタルオフィスの場合は?

一方で個室を含むレンタルオフィスの場合、こういったオフィス用品やWi-Fiといった業務をする上で必要なものがそろっており、備品を新しく用意する必要がないので、オフィス立ち上げに関する苦労を減らすことができます。
また、レンタルオフィスによってはカラーレーザープリンターやシュレッダーなどが備え付けられているところもあり、それぞれの特徴があるといえます。設備が揃っているのはメリットではありますが、その代わりとしてあらかじめ用意されている設備は変更できない、というレンタルオフィスのほうが多い傾向があります。
例として座るときの快適さを求めて一般的なOAチェアではなく高性能なゲーミングチェアへの変更や、カラープリンターも効率やコストを考えて最新のものに変更したい、と考えても基本的に変更はできないことが少なくありません。
かといってレンタルオフィスではすべての変更がダメ、ということではなく、中には決められた範囲内であれば改装や設備の変更などが多少なりともできるところもあります。運営会社によって違いがあるため、あらかじめ問い合わせをするなど確認が必要です。

メリットデメリットを考慮してオフィス選びを

このように仕事に必要なものだけで考えても、ビルの1室をまるまる借りて大人数で業務を行うような賃貸のオフィスと、ひとりや少人数のグループでの業務に対応できるレンタルオフィスとでは、内容が異なります。それぞれのメリットとデメリットを知り、仕事の内容や人数など、状況に合わせてどちらを選ぶべきか、よく考えてオフィスを決めることが重要です。

個室レンタルオフィスは初期費用を抑えることが可能

自社ビルをオフィスにできる場合や、個人事業主などで自宅をオフィスにできるといった場合も含め、オフィスを新しく立ち上げる際は初期費用が発生します。さらに、自社ビルや自宅をオフィスにする場合よりも、賃貸オフィスやレンタルオフィスのほうが初期費用は高くなりがちです。

賃貸オフィスの初期費用がかかる理由

賃貸オフィスの場合、仕事に必要なものが何もない状態からのスタートであることは上述しました。賃貸オフィスと呼ばれるものは規模がそれなりに大きいことが多い傾向にあります。そのため、物件を借りるための敷金や保証金に加え、その企業のカラーをアピールするための内装費用、人数分の机や椅子、各種OA機器などオフィスとして活動を始めるためのさまざまな準備が必要です。
これらの初期費用はトータルで数百万単位になることも少なくなく、経費で落とせることがあるとはいえ新しくオフィスを立ち上げることが大きなプロジェクトとなることが多い理由がここにあります。

個室のレンタルオフィスなら賃貸オフィスより初期費用が抑えられる

個室のレンタルオフィスはオフィス用品やWi-Fiなどの仕事に必要な設備があらかじめ揃っていると解説してきました。また、こうした設備の使用料金や水道光熱費なども賃料の中に含まれているレンタルオフィスも多く、初期費用を抑えることができます。

初期費用が抑えられるレンタルオフィスにもいくつかの種類がある

個室のレンタルオフィスの多くはカギがかけられ、外部と完全に遮断できる作りになっています。防音もしっかりしているため機密情報を扱ったり、秘匿性の高い仕事をしたりすることも可能です。しかし、個室とされていても防音に難があるケースもありますし、カギがかけられても壁の上部が開いているために半個室タイプになっていることもあります。希望するタイプの部屋であるかを実際に内覧をして確認するようにしましょう。
レンタルオフィスと同じような扱いをされるものに、シェアオフィスやコワーキングスペースがあります。シェアオフィスとコワーキングスペースは同じようなものとイメージされがちですが、シェアオフィスには個室タイプとオープンスペースタイプの2種類あります。
個室タイプのシェアオフィスは、個室レンタルオフィスと同様に専用の個室があるタイプで、個室スペースとオープンスペースの両方を利用することができます。
オープンスペースのシェアオフィスであれば、コワーキングスペースのように空いているスペースを利用するフリーアドレス形式での使い方となります。こちらは費用が安い分、個室は利用できず他の利用者と共用となるためセキュリティ面に難があると一長一短です。
ただし、シェアオフィスやコワーキングスペースの場合、他の企業の人と共有スペースを利用するため、意見交換が可能になって思わぬ情報が入手できることもあります。

個室レンタルオフィスであれば契約直後から仕事ができる

個室レンタルオフィスは賃貸オフィスに比べると自由度が低い、設備に制限があるといったデメリットがあります。しかし、初期費用が抑えられることに加え、必要な設備がある程度は揃っているので、契約してオフィスの利用を始めた直後から仕事が可能になるのが大きなメリットです。
特に新しい事業を始める場合などは、早く仕事に取りかかることで初期費用を早めに回収することができます。それ以外にも、個室レンタルオフィスの利用には次のようなメリットがあります。

時間を問わない

オープンスペースのシェアオフィスやコワーキングスペースだと利用できる時間が限定されていることが多いため、急ぎの仕事が入っても途中で中断せざるを得なくなるケースもあります。しかし、個室レンタルオフィスは24時間365日利用可能となっているところも多く、時間制限を考えず仕事をすることが可能です。

法人登記が可能な場合がある

法人登記を行うことで社会的信用が上がるため法人登記を考える方もいるでしょう。
個室レンタルオフィスの中には、法人登記できるものもあります。ただし、個室レンタルオフィスであればどこでも法人登記ができるわけではないため、オフィスを探す時点で登記が可能かどうかも合わせて調べておくことが重要です。

許認可を取れることもある

税理士や人材紹介業など許認可が必要な業種の場合、これを取るためにはさまざまな要件を満たさなければいけません。業種によっては他の人が立ち入れない自分専用スペースを用意することが許認可条件の一つになっているケースもあります。個室レンタルオフィスであれば、これをクリアできる可能性があるでしょう。
こちらも法人登記同様、オフィスを探す時点できちんと調べておくことが重要です。

オプションでさらに便利に使える

個室レンタルオフィスの中には、さまざまなオプションを別料金で付けられるところも存在します。このオプションは運営会社により異なりますが、固定電話の回線を引ける場合や電話秘書の代行をしてくれるもの、郵便物の転送をしてくれるものなど様々です。
こういったオプションの利用は便利であることは事実ですが、その分利用料金が増額されてしまうため本当に必要なものかどうかしっかりと検討したうえで利用するようにしましょう。

賃貸オフィスに比べて短期利用が可能

個室レンタルオフィスは、契約期間が数ヵ月~半年の間に設定されているケースが多いようです。これは賃貸オフィスだと2年程度であることが多い契約期間からすると短く設定されており、契約期間中に業務拡大や移転を考えざるを得ない状況になっても、それを実行に移すまでの期間が短く済みます。
また、個室レンタルオフィスを借りたものの利用しない時間が多く、あまり使わなくなってしまったとしても契約期間が短いことで、損失を少なくすることも可能です。

今回のまとめ

個室レンタルオフィスは仕事をするために必要な設備があらかじめ揃っていることや、防音・セキュリティがしっかりしていることもあり、個人事業主や少人数での利用に適しています。個室レンタルオフィスを選ぶ際は法人登記や許認可が可能か、同じような値段ならアクセスや個室の造りがきちんとしているかを内覧するなど、さまざまな角度から調べたうえで決めることが重要です。

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