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コラム 2022.07.22

短期間でスムーズな引越しを実現!オフィス・事務所移転の際に便利なチェックリスト


オフィスや事務所移転を検討している企業も多いのではないでしょうか。移転をする際には、チェックリストを作成することをおすすめします。チェックリストがなければスムーズに引越しが進まないどころか、大切な手続きや取引先への連絡がもれてしまう可能性があるからです。
今回は、移転時にチェックリストが必要な理由はもちろんのこと、チェックリストに入れるべき項目などを詳しくご紹介します。

オフィス・事務所の移転でチェックリストが必要な理由

オフィスや事務所を移転する際には、チェックリストが欠かせません。理由は、移転に伴う作業はとても多く、やるべき作業に抜け漏れがあると通常業務に支障をきたしてしまう可能性があるからです。
オフィスや事務所の移転は簡単な作業ではなく、基本的にはチーム体制で進める重要なプロジェクトの一環と考えなければいけません。チームのメンバー全員が進捗状況を把握するためにも、チェックリストを用意しておく必要があります。

期間やレイアウトなどオフィス・事務所移転用のチェックリストへ入れておきたい項目の詳細

事務所やオフィス移転に伴うチェックリストは、大きく3種類の工程に分けられます。準備段階から物件選定までのリスト、そして作業終了後の後処理リストです。オフィスの規模が大きいほど作業量は増えるため、チームを組んで進めましょう。

オフィス・事務所の移転前チェックリスト

まずはオフィス事務所の移転前です。ざっくりとした日程から予算も含めて、上層部へ承認を取るまでが重要な流れであり、下記のようなチェックリストに基づくと良いでしょう。
・担当者決定や移転プロジェクトのチーム編成
・目的、課題の再確認
・希望日、おおまかなスケジュール設定
・新物件の条件選定
・予算の提案
・計画書の作成
・予定レイアウトの作成
・上司の承認
・上層部の承認

担当者設置の注意点

プロジェクトのチーム編成は、企業の規模にもよりますが各部署の担当者を入れるのが賢明です。各部署で欠かせないレイアウトや物品などについて話し合っておかないと、移転後の業務に支障が出てしまいかねません。
移転経験のある社員が誰もいない企業の場合、大幅に作業が遅れてしまうことも懸念されます。コンサルタントやサポート会社へ相談することも、考えておくことが大切です。

移転で忘れてはいけないポイント

移転するということは、下記のような何かしらの課題や理由があります。
・家賃等を節約したい
・人数のキャパシティを増やしたい
・設備の自由度が高いオフィスにしたい
・従業員の交通の利便性を高めたい
必ず課題は可視化しておき、移転のプロジェクトを担当するチームに伝えておかなければいけません。課題解決を前提として、新しい物件の条件選定が決まります。
課題を共有していないと、なかなか見つからず物件選びに時間がかかっているうちに、移転を決めた本来の目的を忘れてしまうことにもなりかねません。

移転をスムーズに進めるならサポート企業へ

移転するまでの期間は半年が目安です。通常業務と平行すると、あまり作業自体が進まなくなってしまう可能性もあります。失敗させないためには、物件の入念な調査が必要です。あらかじめ、時間に余裕のあるスタッフを入れておきましょう。
できるだけスピーディーに進めたいと考えている場合は、物件情報を豊富にもつ仲介業者に物件探しを依頼するのがおすすめです。

移転先選定チェックリスト

ある程度の準備ができたら、続いて移転先を選定します。チェックリストは下記の通りです。
・物件探し
・現地調査、選定
・ビルシステムと使用時間、工事制限確認
・上司の承認
・上層部の承認
・新物件の契約
・選定完了、契約
・預託金などの支払い

移転はスケジュール延長となるケースも

希望どおりの物件が見つからなければ、初期に設定したスケジュールを随時修正しなければいけません。
現地を見に行くスタッフが他の業務も抱えている場合、決定までに日にちがかかりがちです。しかし、希望していた内容と間取りが違っている場合、今までどおりの業務進行ができなくなる可能性もあります。オフィスを移転するに至った課題や背景などを踏まえて、スケジュールを調整してでも最適なオフィスか現地調査での選定は欠かせません。

解約手続きは移転先決定後に

まだ新しい物件が決まらない段階で、現在使用しているオフィスや事務所の解約の申し込みをしてしまうと、希望物件が見つからなかった場合に焦って決めてしまいます。退去は新物件が決まってから連絡しましょう。

移転候補決定後チェックリスト

物件の候補が決定したら、速やかに準備を進めます。スケジュールが予定通りで問題ないかスケジュールの組み直しに加えて、設置している機器や家具などの準備作業も必要です。チェックリストの内容として、下記が挙げられます。
・予定レイアウトからの変更点確認
・スケジュール再確認
・社内告知
・必要工事確認
・必要備品確認
・引越し業者選定
・新物件オフィスの工事発注
・新物件における備品処分有無選定
・家具、設備の受け渡し確認
・通信業者への移転申請
・リース会社への連絡
・電気工事会社への依頼
・現物件の管理会社へ連絡
・現物件の原状回復工事手配
・各課移転準備
・取引先への告知
新しいオフィスの内装を工事すべきなのか、また、新たに備品を用意しなければいけないかなど、物件が決まった段階で一気にこなさなければいけない作業が増えます。チェックリストを活用して、連絡が漏れていないか把握してください。
なお、引越し業者は必ずしも希望どおりの日程で作業の予約を入れてもらえるとは限りません。余裕をもった連絡が必要です。

さまざまな業者への連絡が必要

内装工事業者や引越し業者への見積もりは、可能ならば複数の会社に依頼して見積もり相場を把握しておきましょう。1社だけに依頼した場合、本当に適切な費用設定なのかがわかりません。
家具や設備に関してはリースで利用しているなら、リース会社へ手続きを依頼します。購入しているならば新たに必要な家具や設備を準備するため、OA機器の販売業者などへの連絡も必要です。また、新しいオフィスでの電気工事なども必要となるため、さまざまな業者へ工事を発注しなければなりません。

取引先への連絡は他作業後に

取引先への移転連絡は、頻繁に訪れる企業でなければ特に急ぐ必要はありません。しかし、通知がもれることがないように送付先連絡リストを作成しておきましょう。また、リストにメールや電話、文書など連絡方法も記載しておくと、伝わっていなかったというトラブルも防げます。

移転後作業チェックリスト

引越しが完了しても、作業は終わりではありません。公的機関への法人情報や拠点の変更手続きに加えて、移転前オフィスを返すために原状回復工事も状況によっては必要となるでしょう。主なチェックリストは下記の通りです。
・公的機関などへの手続き
・取引先への再通知
・メールや文書のフォーマット変更
・移転前オフィスの不用品処分
・移転前オフィスの原状回復工事
取引先への連絡は事務所を訪れる可能性がある場合、移転前と移転後の2回連絡しておきましょう。訪問場所を間違えたら大きなトラブルにつながる場合など、状況に応じてメールや文書だけではなく電話での連絡も検討してください。

公的機関への手続きは期間が短い

公的機関への手続きとして代表的なものは下記が挙げられます。業種に応じて他にも必要なケースもあるため、事前に必要な手続きを調べておきましょう。
・本店、支店移転登記申請(法務局)
・異動届(税務署)
・車庫証明(警察署)
・適用事業所所在地(年金事務所)
・労働保険所在地変更(労働基準監督署)
・雇用保険事業主事業所変更(ハローワーク)
・転居届(郵便局)
届出に関しては特に最優先にすべき作業で、新しい事務所へ移転してから5日や10日以内などあまり余裕のない期限が定められている手続きもあります。

原状回復を忘れずに

オフィスや事務所の移転で忘れてはいけないのは、原状回復です。今まで利用していた物件を借りたときと同様の状態になるよう、状況に応じて工事しなければいけません。どこまで戻すべきなのかは、賃貸契約書に記載されています。
新しい事務所へリース以外の家具や設備をもっていこうとしたけれど入らなかった場合には、家具の処分なども必要です。処分業者に連絡して不用品の回収も依頼しましょう。

チェックリストを元にオフィス・事務所移転のスケジュールを決める

オフィスや事務所移転ではチェックリストを活用しつつ、引越しのスケジュールを調整していくことが大切です。
移転作業は必ずしもスケジュールどおりに行くとは限りません。特に現在のオフィスや事務所と新しい物件のレイアウトが大きく異なる場合、家具や設備の設置方法が異なります。
引越し業者や工事の日程調整などの外部的要因に加えて、社内的な問題が発生して進まなくなってしまうことは往々にしてあります。スケジュールは、変動するものと踏まえておきましょう。
もしも自社だけで移転準備を進めていたけれど、スケジュールが大幅にズレてしまったり、希望の物件がなかなか見つからなかったりする場合には、仲介業者へ相談してください。
特に内装業者や電気工事会社などへの連携も含めて対応してくれる会社に依頼すれば、大幅に時間的コストを削減できます。

今回のまとめ

オフィスや事務所の移転に伴い、チェックリストを活用しながらの準備は欠かせません。今回掲載したチェックリストの内容をもとに、自社の状況に合わせて進めることが大切です。
転居を決めるにあたって、何らかの課題を抱えていることも少なくありません。余裕のないスケジュールで本来解決したい課題を解決できないオフィスを選んでしまい、引越し後に従業員から不満が出ることのないようご注意ください。

名古屋に本社を構えるオフィッコスは、オフィスや店舗などの賃貸仲介を専門に扱っている企業でございます。2012年の設立以来、多くのお客様からご利用いただき、ご希望に沿える物件をご案内できるよう、日々情報収集に努めております。常時50,000件以上の物件情報を有しており、ホームページに掲載していない情報も多数ございますので、オフィス・店舗の開設や移転を検討されている事業者さまは、まずは一度お気軽にお問い合わせください。