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コラム 2022.07.07

賃貸オフィスでコピー機の設置場所を決める時に知っておきたいポイント


ビルやマンションなどで事業用の賃貸オフィスや事務所などを契約した後、まずは貸室内のレイアウトを組むことになるでしょう。貸室内にコピー機を置く会社が多いと考えられますが、最適な設置場所はどこかご存じでしょうか。コピー機はただ闇雲に、空いているスペースに置けば良いというものではありません。
今回はコピー機の設置場所を決めるときのポイントや、できれば避けた方が良い場所、実際に設置をするときの手順などをご紹介します。コピー機を導入したいと考えているオフィスの担当者の方は、ぜひこの記事を参考にしてみてください。

賃貸オフィスでコピー機の設置場所を決める時のポイント

コピー機を設置する際に押さえておきたいポイントは、以下の4つです。
・利用頻度の高さ
・各種配線がしやすい場所
・スペースが十分に確保できる場所
・床が水平かどうか
これだけではイメージがつきにくいかもしれませんので、一つずつ詳しく見ていきましょう。

利用頻度の高さ

まずは利用頻度の高さが重要です。当然のことながら、あまりコピー機を使わない人たちの周りにコピー機を設置しても、利用頻度が少ないため宝の持ち腐れとなってしまいかねません。コピー機を多用する人たちの近くに設置すれば、コピーをしに行く際の移動距離が少なくなるので作業効率も上がるでしょう。
逆にコピー機を多用する人たちから離れた場所にコピー機を設置してしまうと、移動距離が増えてしまい作業効率が落ちてしまいます。

各種配線がしやすい場所

次に押さえておきたいポイントが「配線関連」です。
現代のコピー機の機能は、ただコピーするだけにとどまりません。共用のプリンターとして使われることも多く、スキャナーやFAXの送受信などの機能が付いています。
そこで必要になってくるのが、ネットワークに接続するためのLANケーブルやFAXを送受信するためのケーブルです。ケーブルの配線が発生するので、配線がしやすい位置にコピー機を置いた方が良いでしょう。
基本的には、壁を利用すると配線の目隠しがしやすいので、一般的なオフィスでは壁際にコピー機を置くことが多くなっています。しかし、無線LANに対応しているコピー機なら壁際でなくても設置が可能になるため、この限りではありません。

スペースが十分に確保できる場所

次に押さえておきたいポイントが、コピー機を置ける十分なスペースがあるかどうかということです。
実際にオフィスのコピー機を使った人ならご存じだと思いますが、意外とコピー機は大きいものです。家庭でよく使われるプリンターであれば、スペースのことは気にしなくて良いのですが、オフィスワークで使用するコピー機は家庭用のものと比べてサイズが大きくなっています。
まず、一般的なコピー機の大きさを知っておきましょう。一般的なコピー機の幅は500mm~700mmで、奥行きが600mm~800mm、高さが900mm~1200mmほどとなります。
この他にも、コピー機のメンテナンス作業や、人の動線を確保することも考えなければなりません。そのため、コピー機の周りにもある程度のスペースがないと、これらの作業などに影響が出てしまいます。
よってコピー機の前面には約1m、両サイドには50cm程度のスペースが確保できると良いでしょう。

床が水平かどうか

最後に押さえておきたいポイントが、床が水平かどうかということです。
床が不安定な場所にコピー機を置いてしまうと、使用時に機械そのものが揺れるなど、不便が生じてしまいかねません。コピー機は一見頑丈そうに見えますが、意外と精密な機械なので振動に弱いのです。したがって、できるだけ水平な場所に置き、いかにコピー機に振動を与えないかが重要となります。
また、床が水平であるということだけでなく、設置する床が硬い素材で安定しているとなお良いでしょう。

コピー機を設置するのは避けたい場所の特徴

ここでは、コピー機を設置するときに、なるべく避けた方が良い場所についてご紹介していきます。
コピー機は意外と精密な機械で壊れやすいと前述しましたが、振動以外にも弱点があるので注意しなければなりません。そのため、以下に挙げる場所にはなるべくコピー機を設置しないようにしてください。
1. 高温多湿、低温の場所
2. 直射日光が多い場所
3. 換気しづらい場所
4. 電子機器や精密機器が近くにある場所
コピー機などの内部機器は極端な温度変化や湿度変化に弱いため、室温が10℃~32℃、湿度が15~80%の範囲の場所に設置するようにしましょう。もしもこの室温や湿度をこれらの範囲内に抑えられない場合は、エアコンなどを利用して、うまく室温や湿度を調節することをおすすめします。
そして、直射日光もコピー機にはあまりよくありません。なぜなら、直射日光が当たることによってコピー機の内部温度が上がってしまい、故障に繋がるからです。どうしても窓際などしか設置する場所がないときは、カーテンなどを利用して、うまく直射日光を遮るようにすると良いでしょう。
また、実はコピー機を使用する際には、少量のオゾンが発生しています。人体に影響を与えるほどの量は出ていないので、そこまで心配することはないのですが、換気をしにくい場所でコピー機を使用すると、部屋にオゾンが充満する恐れがあるので、換気しやすい場所に設置するようにしてください。
そして、電子機器や精密機器が近くにある場所にも、コピー機を設置しないほうが良いと言われています。コピー機を使用する際に起こる振動や電磁波で、近くにある電子機器や精密機器に悪影響を与えてしまう可能性があるからです。したがって、コピー機は電子機器や精密機器とはできるだけ離して設置するようにしましょう。

実際にコピー機を設置する際の手順

ここからは、実際にコピー機を設置するときの手順についてご紹介していきます。簡単にまとめると、以下のような手順が一般的です。
1. コピー機を置くスペースを確保する
2. 確保したスペースにコピー機を搬入し保護材をとる
3. 付属品を確認する
4. 電話線やLANケーブルをつなぐ
5. 電源を入れる
6. インクやトナー、用紙などを準備して実際にセットする
7. 初期設定を行う
8. コピー機の動作確認をする
一つずつ確認していきましょう。
まずは、コピー機を置くスペースを確保するところから始めます。先にご紹介ポイントを押さえて、ベストな位置を見つけ出しましょう。
次に確保したスペースまでコピー機を運んでいきます。コピー機は非常に壊れやすい精密機器なので、搬入する際は最低でも2人以上で壁などにぶつけないよう慎重に運んでいくことが大切です。
そして、無事にコピー機を運び終えたら、中の付属品を確認するようにしましょう。滅多にないですが、付属品が不足しているためコピー機が動作しない場合もあります。
次に、コピー機でFAXなどを使えるようにするために、電話線やLANケーブルをつなぎます。壁際などにコピー機を置く場合は、壁をうまく利用すると配線がしやすくなるでしょう。電話線やLANケーブルをつなぐ作業を省いてすっきりと見せたい方は、無線LANやWi-fiに対応したコピー機を選ぶことも一つの手段かもしれません。
次に、電源を入れてインクやトナーなどをセットし、コピー機の初期設定を行いましょう。初期設定ではIPアドレスやお客様の名称などを設定するのですが、難しくて自分で設定することが難しい場合は、業者の方に設定してもらうことを推奨します。ほとんどの場合は、設置料金に初期設定代が含まれていますが、業者によっては別途料金がかかる場合もあるので注意しなければなりません。
そして、最後にコピー機がきちんと動くかどうかを確認するために、実際にコピーを行います。これできちんとコピーができていれば、コピー機の設置は完了です。順調に作業が進められれば、約1時間程度で設置は完了するでしょう。自分ですべての工程をできれば問題ありませんが、自信がない場合は、業者へ委託することも検討してみてください。

コピー機を設置する際の注意点

最近のコピー機は基本的にはインターネットに接続することが可能なため、インターネットの接続環境がない状態で搬入・設置を進めてしまうと余計な手間が増えてしまいかねません。インターネット接続が可能なコピー機を設置する場合、新規法人などの場合には、まずはインターネット環境を整えてからコピー機を搬入してください。
また、業者に設置を依頼する場合には、前述したインターネットの設定なども含めて再訪問の必要がないよう、コピー機まわりの環境を整えておくことが大切です。業者に再訪問の必要が出てしまうと追加費用が発生してしまうため、さまざまな部分を確認しておき、1回で設置を完了させられるようにしておきましょう。

今回のまとめ

この記事でご紹介した賃貸オフィスでコピー機の設置場所を決めるポイント、設置しない方が良いポイントは、以下の通りです。
・利用頻度が高いので、各種配線がしやすくスペースを十分に確保できる、床が水平な場所を選ぶこと
・高温多湿、低温の場所や直射日光が多い場所、換気しづらい場所や電子機器・精密機器が近くにある場所は避けること
コピー機を設置する際に押さえておきたいポイントや手順は意外と多いと感じた方もいらっしゃるかもしれません。
しかし、コピー機はそう何度も頻繁に交換するものではないでしょう。そのため、多少手間がかかってもベストな位置に設置したほうが、結果的に後々の手間が省けます。ぜひベストな場所を見つけて、適切にコピー機を設置してオフィス内で運用してみてはいかがでしょうか。
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