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オフィス移転とは、単なる会社の引越しではありません。仕事の効率化や働きやすい環境に直結する、社内の一大プロジェクトです。そのため、計画性を持って慎重に進める必要がありますが、社内の移転業務担当者が1人で行うには負担の大きいものになります。
特に、初めての移転の場合、必要な手続きや移転準備に不備が見つかると、移転後に後悔することにも繋がりかねません。そこで頼れるのが、移転コンサルティング業者です。ここでは、移転コンサルティング業者に依頼することで何が変わるのか、メリットをご紹介します。

移転コンサルティングの大きなメリットはオフィスのレイアウトの向上

移転コンサルティングに依頼する大きなメリットとなるのが、オフィスレイアウトの作成を行ってもらえる点です。賃貸オフィスでは何もない箱の状態から自社だけのオフィス空間を作ることになるため、レイアウト決定はオフィス移転の大切な要素になります。

オフィスレイアウトとは

オフィスレイアウトは、オフィスの内装や部屋の大きさ、配置などを見取り図に落とし込んで決めていく作業です。オフィスレイアウトに沿って内装工事が進められるため、不備や誤りがあると使いづらいオフィスが誕生してしまいかねません。
せっかく移転したのに作業効率が落ちてしまったら本末転倒ですから、オフィスレイアウトの設計には時間をかけ、よく精査して決めることが大切です。仕事のしやすさも部署によって違うため、レイアウト設計をする際には現場で働く人の声を聞くことも重要になります。
さらに、セキュリティや安全性も考慮したレイアウトを作成しなくてはならないため、担当者が1人で作成するのは、あまり現実的ではありません。専門知識や経験豊富な移転コンサルティング業者に依頼をすれば、会社に合った適切なオフィスレイアウトを提案してもらえるでしょう。また、工事に必要な業者の手配まで一括して行ってくれるコンサルタントもあります。

オフィスレイアウト決定までの流れ

オフィスレイアウトを考えるのは物件が決まってからですが、その支柱となるコンセプトは物件探しの前に決めておく必要があります。
オフィス移転の大まかな流れは、以下の通りです。
① 移転のコンセプトを作成する
② 新オフィス物件を探す/旧オフィスを解約する
③ 理想のオフィス像からゾーニングを行う
④ レイアウトを作成する
⑤ 内装工事・電気工事等を行う
⑥ 引越し業者を選ぶ/備品を買い替える
⑦ 移転する
オフィス移転は、物件探しの前にコンセプト作成を行い、イメージに合う物件を探すところから始まります。その後、物件が決まったら、内装を考えるゾーニング・レイアウト作成を行い、工事業者に依頼をして内装工事を行った後、移転するのが通常の流れです。
コンセプトとは、なぜオフィスを移転するのかという目的や、この先どのような働き方をしたいのかという目標を決めることです。オフィスコンセプトがはっきりすることで、自社に合った物件が探しやすくなり、効率の良いレイアウト作成に繋げられます。
社内で移転業務を進める場合は、これらの工程をすべて担当者が行わなくてはなりません。しかし、移転コンサルティング業者がいれば、コンセプトを明確化するところから物件の判断、レイアウト作成などをサポートしてもらえます。担当者1人では判断しきれない問題を根拠を持って判断してもらえる点が、移転コンサルティング業者に依頼するメリットです。

賃貸オフィスの移転にともなうトラブルを回避できる

移転コンサルティング業者に依頼をする2つ目のメリットとなるのが、移転業務に伴って発生しやすいトラブルを回避できる点です。移転コンサルティング業者は何度も移転業務を経験しているプロですから、トラブルに陥りやすいポイントや注意点を把握しています。また、しっかりと計画を立てて移転を進められるため、後から足りない作業が発生したり、日程調整ミスをしたりといったトラブルを避けられるのです。

賃貸オフィス移転でよくあるトラブル

オフィス移転に関わる作業は、物件探しやレイアウト作り、各種業者の手配、引越し準備、行政手続きなど膨大です。移転担当者はこれらの業務をこなして、円滑にオフィス移転を進めなくてはなりません。
しかし、移転業務は頻繁に発生するものではないため、慣れている人などほとんどいないのが現実です。移転業務の内容や進め方の確認から入ることも多く、当然ミスやトラブルも発生しやすくなります。
オフィス移転のよくあるトラブルは、以下の通りです。

業者との日程調整を誤り、予定がブッキングしてしまった

レイアウトを決めて工事の段階に入ると、内装工事業者や電気工事業者、電話・インターネット回線業者等々、様々な業者に依頼をしてオフィスの内装を作ってもらうことになります。業者の数が増えるほどスケジュール調整や連絡の量が多くなり、誤って業者同士の予定を被らせてしまうというトラブル事例が考えられます。
担当者は各業者と打ち合わせをしなくてはならないため、その日程調整でトラブルが起こるケースもあります。
どちらもスケジュールを管理しきれずトラブルに繋がった事例ですが、移転コンサルティング業者であれば業者との窓口を一本化できるため、これらのトラブルを回避できるのです。不明点の質問も個別に聞く必要がなく、移転コンサルティング業者を通じて工事業者とやり取りが可能になります。

業者選びに失敗してしまった/内装に不備があった

オフィス移転では、内装工事や電気工事等の業者選びも自社で行う必要があります。日頃からお世話になっている業者があれば良いですが、ない場合は一から探すことになり、対応の良くない業者を選んでしまうリスクも否定できません。
そのような場合でも、移転コンサルティング業者に依頼をしていれば、信頼のおける業者を紹介してもらえるのです。工事に必要な業者をすべて手配してくれるところもあるため、あとから作業漏れが見つかる心配もありません。
また、アフターフォローがしっかりしている業者であれば、移転後にレイアウト変更が必要になった場合や不備が発覚した場合でも、手厚いサポートが受けられます。

移転後に必要な手続きに漏れがあった

個人でも引越しした後は住民票の移動や免許証の住所変更が必要なように、オフィス移転をしたら各種行政手続きが必要になります。その手続き量は個人の比ではなく、法務局や税務署、消防署など、様々な機関に書類を提出しなくてはなりません。
多くの場合、「移転後〇日以内に提出」と期限付きなため、担当者は移転後の慌ただしい中でも期日通りに手続きを進める必要があります。あらかじめチェックリストがあれば手続き漏れも防げますが、初めての移転の場合は会社側に提出書類一覧がないことも珍しくないでしょう。その場合は担当者が調べて手続きを行うことになり、調査に漏れがあった場合は手続き漏れに繋がってしまいかねません。
このようなことも、移転のプロである移転コンサルティング業者がいれば回避することが可能です。また、移転後に必要な書類も把握しているため、安心して手続きを進められるでしょう。

オフィス移転のプロに依頼すると最終的にコストパフォーマンスも高くなる

移転コンサルティング業者に依頼することで得られる最も大きなメリットが、コストパフォーマンスの向上です。外部に依頼することで担当者の負担を減らし、社内の人間にしか分からない「会社の理想像」「目指す働き方」といった移転の根本的な目的に深く向き合えるようになります。さらに、移転の専門家であるコンサルタントのアドバイスを受けられるため、移転先のオフィスをより良いものにできるでしょう。
また、移転をしたいけど人手が足りず、担当者を任命できないような中小企業の悩みも解決できます。社内環境を良好に維持しながら移転を行うためにも、コンサルタントの利用は有効です。

社内でオフィス移転を行うのは難しい？

結論から言うと、会社の規模が大きければ大きいほど、社内だけで移転を行うのは困難になります。なぜなら、オフィスの規模が大きいほどレイアウトや設備が複雑になり、業務量が増えるからです。移転担当者や会社側に移転のノウハウが少ないケースが多いことを鑑みても、社内の担当者のみで移転を行うのは現実的ではありません。
移転担当者は通常業務と兼任して移転業務をこなしている場合が多く、業務量が増えれば負担も大きくなります。そのため、規模の大きい会社ほど移転コンサルティング業者を利用しているケースが多いのです。
従業員数が十数人程度の小規模企業であれば、自社だけで移転することも珍しくはありません。しかし、移転に伴って作業効率の上昇や働きやすさを追求したいのであれば、プロのアドバイスをもらうことをおすすめします。

コストパフォーマンスの良い業者の選び方3点

専門家に依頼をする場合は、見積りの安さだけで選ぶことは禁物です。価格だけを見て依頼すると、かえってコストパフォーマンスが悪くなることがあります。
業者選びをする際の注意点は、以下の3点です。
・法律や地域の条例に詳しいか
・安全対策は考慮されているか
・料金は明確に提示されているか
賃貸オフィスは内装を自社で決めて工事するため、建築基準法や消防法などの法律やオフィスのある地域の条例を考慮しなくてはなりません。また、非常時に備えて安全対策も重要です。安くともこれらの知識がない業者を選んでしまっては、社員の安全性を確保できません。また、違法な建築をしてしまった場合は、建て直しの費用等が発生するおそれもあります。
そのため、費用が明確に提示されており、正しい知識を持った業者を見極めて依頼することが重要です。

今回のまとめ

賃貸オフィス移転を移転コンサルティング業者に依頼するメリットについてご紹介しました。移転業務は作業量がとにかく多く、規模が大きい会社ほど担当者の負担が大きくなります。特に初めて移転を行う場合は分からないことも多く、やみくもに進めるとトラブルに繋がりかねません。
会社側としても大きな投資になるオフィス移転を円滑に成功させるためには、移転コンサルティングへの依頼がおすすめです。
また、コンサルティング業者には得意分野があり、業務内容も異なるため、依頼をする際はどのような面を重点的にサポートしてほしいのかを考えることも重要だと言えるでしょう。
名古屋に本社を構えるオフィッコスは、オフィスや店舗などの賃貸仲介を専門に扱っている企業でございます。2012年の設立以来、多くのお客様からご利用いただき、ご希望に沿える物件をご案内できるよう、日々情報収集に努めております。常時50,000件以上の物件情報を有しており、ホームページに掲載していない情報も多数ございますので、オフィス・店舗の開設や移転を検討されている事業者さまは、まずは一度お気軽にお問い合わせください。