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コラム 2022.07.04

賃貸オフィス移転のお祝いを贈る際におさえておきたいマナーとは


仕事仲間や取引先などでオフィス、事務所の移転がある場合もあるかもしれません。お祝いの品を贈れば、新しいスタートを祝福してあげることができます。とはいえどういった贈り物をすれば良いのか悩んでしまうケースも多いのではないでしょうか。
そこで今回はオフィス移転の際に、贈るお祝いの品物とタイミングを解説するとともに、お祝いを贈る際の注意点などについて、詳しくご紹介します。この記事を参考にして、オフィス移転時にどのようなお祝い品を贈るべきか、基本的な心構えなどを理解し、仕事仲間や取引先の移転時の参考にしてみてください。

賃貸オフィス移転のお祝いを贈るタイミング

オフィス移転前後は移転準備や新オフィスの改装工事、その他の契約や取引の変更などがあるため、非常に忙しい状況が続く可能性が高いと言えるでしょう。こういった時期にお祝いの品を送ってしまうと、送った相手がすぐにお祝いの品を確認するのが難しいかもしれません。忘れられてしまい、最悪の場合移転作業の邪魔になってしまうことも考えられるので注意が必要です。
また、移転後あまり期間を空けすぎてしまうと「お祝いの時期」が過ぎてしまうので、空気の読めない贈り物を届けることにもなりかねません。
こうしたことから、相手にお祝いの気持ちを伝えるためには、適切なタイミングで贈り物を贈る必要があるのです。

移転直前から直後に贈るのがおすすめ

通常オフィスや店舗の移転は、事前準備から実際に移転が完了するまで、数か月以上かかることも少なくありません。お祝いの品を早く送ってしまうという方法もありますが移転準備の最中は、相手側が受け取る準備ができていない可能性もあるでしょう。
最も効果的なのは「移転前日から移転後2週間」までの期間です。この期間は受け取る側も移転を祝うムードになっているので、お祝いの品を受け入れる体制ができていることも少なくありません。
この期間から外れてしまうような場合は、相手に迷惑がかかってしまうこともあるでしょう。事前にお祝いのメッセージのみにして、贈り物は後日送るようにしてください。

お祝いのタイミングは相手の状況に合わせるのが重要

事前に相手から移転時期を確認しておくことで、お祝いのタイミングをしっかりと決めておくことが可能です。しかし、予期せぬトラブルなどによって、オフィスや事務所の移転時期が大幅に遅れてしまうことも少なくありません。そうした状況を知らずにお祝いの品を送ってしまうと、相手に対してネガティブな印象を与えてしまう可能性もあるでしょう。
お祝いを贈る際には「相手側の移転時期の変化」について、敏感になっておくようにしてください。トラブルによって移転時期が前後するというケースは、よくあることです。移転に関する状況を、常に把握しておくことが大切です。とくに取引上重要な相手ほど、タイミングを慎重に検討をしておかなければなりません。

オフィス移転祝いの相場と人気の品物

オフィス移転のお祝いを贈る際に、ポイントとなるのが「品物の内容」と「費用」でしょう。費用や相場に関してはお祝いを贈る相手によって異なるため、付き合い状況で判断する必要があります。
また、お祝いの品は、「常識的な範囲」のものをチョイスするのがおすすめです。贈る側に変な印象を与えてしまうこともあるので、注意してください。

オフィス移転のお祝いの定番は?

オフィス移転のお祝いは、「花」や「観葉植物」などが定番の品として人気があります。花や観葉植物は趣味や嗜好にとらわれることが少なく、お祝いの席では利用されるケースも少なくありません。
とくに花は、新規事務所やオフィスの門出を祝うのに最適です。オフィス内のイメージを明るくし、来客者に対してポジティブな印象を与える効果があります。相手に喜ばれることも多いでしょう。
最近では水やりをする必要がない、ブリザーブドフラワーなどもあります。インテリアのように長期的に利用できるため、人気です。

インテリア雑貨、カタログギフトが流行っている

花や観葉植物ではなくより実用的な商品を贈りたい場合に、インテリア雑貨やカタログギフトをお祝いとして贈るケースも増えています。インテリア雑貨であれば、オフィスに馴染むデザインで実用性のあるものを選ぶと良いでしょう。カタログギフトの場合は、相手に使いたい商品を選んでもらうことができます。
またカタログギフトは相手に費用が分かりにくく、商品を選んでもらえるため、失敗が少ないメリットもあります。一石二鳥のお祝い商品と言えるかもしれません。

お祝いの費用と相場

お祝いの相場は付き合いの度合いによって変わることが多く、一般的には以下のような相場になっています。
・友人・知人:5,000〜1万円程度
・親類関係:1〜3万円程度
・通常の取引先:1〜2万円程度
・大切な取引先:3〜5万円程度
一般的に移転のお祝いでは胡蝶蘭が贈られることも少なくありません。その場合は2〜3万円(3〜5本)程度の、費用がかかることを知っておきましょう。胡蝶蘭はお祝いの際に贈るイメージが強いため、現在でもオフィスや事務所の移転に利用されています。
お祝いは贈る側の気持ちなので、かならず相場に合わせなければいけないものではありません。ただしあまりにも高額なものを送ってしまうと、相手側に高額なお返しを要求するような、プレッシャーを与えてしまうこともあります。費用は常識的な範囲で決める方が賢明です。
逆に低額すぎるものを送ってしまうと、相手を下に見ているという印象を与えてしまう可能性があります。極端に安すぎるお祝いを贈ることも、控えるようにしてください。

現金や商品券を贈ることも

移転の際には移転費用・改装工事費用、原状回復費用など、さまざまな経費がかかってしまうので、お祝いの品よりも現金の方が好まれるケースもあります。
現金や商品券であれば使い道を自由に決められるので、より自由度の高いお祝いを贈ることができるでしょう。ただし、相手によっては冷たい印象やつまらない印象を与えてしまうことにもなりかねませんので、注意が必要です。
お金は生活にとって重要な存在です。しかし、お金で解決するタイプというイメージを与えてしまい、今後の取引に影響することもあるかもしれません。現金や商品券を選ぶ場合は、相手を見極めて贈るようにしてください。

オフィス移転祝いを贈る際の注意点

せっかくお祝いを贈るのに「つまらないミス」によって、台無しにしてしまっては本末転倒です。相手を祝福するために行うものなので、小さなことで相手を傷つけてしまったり、嫌な印象を与えたりするようなことは行ってはいけません。ここでは、贈る際のポイント点を、いくつかご紹介します。

お祝いを贈る住所は間違えないようにする

よくあるミスのひとつとして新しい移転先の住所を間違えて、お祝いが届かないこともあります。どれほど心を込めてお祝いを贈っても、相手に届かなければその気持ちは伝わりません。
住所を間違ってしまったことによって到着時期が大幅に遅れてしまい、お祝いのタイミングを逃してしまうことも十分に考えられます。最低限のマナーとして移転先の住所が間違っていないかを、しっかりと確認するようにしてください。

お祝いメッセージの送り方に注意する

お祝いのメッセージは、電報や手紙で贈るのが一般的です。しかし贈る際には「忌み言葉」に気をつける必要があります。たとえば「閉まる」「倒れる」などの言葉は、移転先の衰退をイメージさせるものになってしまうでしょう。「炎」や「燃える」といった言葉は、火事や厄災のイメージを与えてしまいます。
メッセージを送る際には、こうした点にも注意して送らなければなりません。また、間違っても電子メールだけで済ませてしまうなどのことがないように注意してください。場合によっては、相手に不快な思いをさせてしまう可能性があります。

移転祝いが必要かを確認する

規模縮小に伴うオフィス・事務所移転などの場合はお祝いをする状況ではありません。お祝いを贈ることはほとんどないでしょう。移転理由を確認して、お祝いを贈る状況であるかをしっかり確認してください。
規模縮小時にお祝いを贈ってしまうと、相手に対する嫌味と取られてしまうかもしれません。敵対関係になってしまう可能性もあります。

贈るタイミングを間違えないようにする

お祝いを贈るタイミングが早すぎると、相手に気づいてもらえない可能性が高いでしょう。また、遅すぎても悪い印象を与えてしまうことになります。お祝いのタイミングは非常に重要です。タイミングを間違えただけで、すべてが台無しになってしまうことも少なくありません。
そのため、移転完了の前日から、移転後2週間以内に贈るようにするのが賢明です。また、万が一お祝いの時期が遅れてしまう場合は、事情を説明してから贈るようにしてください。

今回のまとめ

オフィス移転時にお祝いを贈ることは、新たな門出を祝うための大切な方法です。また、相手に対して自分のイメージを決定づけるポイントでもあります。ここでマナーの悪い対応を行ってしまうと、仕事上の信頼関係を失ってしまいかねません。長期的に見た場合に、取引がうまくいかなくなるなどのさまざまな問題に発展する可能性があるでしょう。
ルールとマナーを守り、誠意のある態度でお祝いを贈るように心がけてください。こうした小さな部分から、信頼関係は生まれてきます。信頼関係を醸成していくためにも、適切かつ相手に喜んでもらえるようなお祝い品を選ぶよう心がけておくのがおすすめです。
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