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コラム 2022.06.24

フリーアドレスのオフィス・事務所のスペースを有効に!荷物をコンパクトにまとめるコツ


昨今では働き方に対する考え方の変化に伴い、オフィス・事務所の在り方も変化してきています。その日の仕事内容などに応じて仕事をする場所を自由に移動できるフリーアドレス化もまた、多くの注目を集めており、実際にその実施を検討されている企業も多いのではないでしょうか。
オフィス・事務所におけるフリーアドレス化は働き方の自由度を高められる反面、この働き方ならではの問題も生じます。今回は、そのなかでも特に大きな問題のひとつとなりやすい「荷物の問題」について見ていきましょう。

フリーアドレス化はデスク周りの荷物に注意

仕事をする場所が決まっていないということは、いつも使う文房具や荷物などの私物も置いておくことができません。ここでは、フリーアドレス化で考えられる荷物の問題についてご紹介します。

フリーアドレス化で生じやすい荷物の問題とは?

オフィス・事務所で作業する際には、道具や機器がどうしても必要になります。通常それらの収納場所は細かく指定されていて、個々の社員の定位置などを元に決められることが少なくありません。例えば特定の機器を使うことが多い社員には、その機器に近い場所がその社員の固定位置となります。
しかし、オフィス・事務所をフリーアドレス化すると荷物の収納場所があいまいになってしまい、整理整頓が行き届かないという問題が発生しやすくなります。このことから、オフィス・事務所のフリーアドレス化においては荷物の収納方法について十分に検討する必要があるのです。

フリーアドレス化で問題になりやすい荷物

フリーアドレス化によって、その収納が問題になりやすい荷物の一例として、以下のようなものが挙げられます。

多くの場合、社員は自分の鞄を持って出社します。従来のオフィス・事務所では個々の社員が自身のデスク周りに鞄を置いておきますが、フリーアドレス化したオフィス・事務所では社員ごとに専用のデスクが割り当てられるということがないため、その収納場所はありません。
このような社員が毎日持参する荷物の収納場所にかかわる問題は、実際にフリーアドレス化してから顕著になるケースも多く、代替の収納スペースをあらかじめ確保しておくことが不可欠です。

書類

従来のオフィス・事務所では、個々のデスクによく使われる書類を置いておくことは日常的にありました。しかし、フリーアドレス化し、個々の社員用のデスクがなくなったオフィス・事務所では、このような形での書類の保管ができなくなってしまいます。
このことからオフィス・事務所のフリーアドレス化を実行する際には、書類の保管方法に関するルールの制定や保管場所の確保を行っておくことが大切です。

文房具類

オフィス・事務所のフリーアドレス化に伴う収納問題で、盲点となりやすいのが文房具類です。従来では個々人が私物の文房具を自身のデスクに置き、必要な時に使用することも少なくありませんでしたが、フリーアドレス化すると置いたままにはできなくなります。
また、文房具は必要なものがすぐに見つからないと仕事そのものの効率を下げる原因にもなりかねません。フリーアドレス化する際は、文房具全般の管理方法や収納場所、使用ルールなどもあらかじめ決めておく必要があります。

パソコンなどの電化製品

オフィス・事務所ではパソコンやその周辺機器などの電化製品が数多く使用されています。フリーアドレス化をしようと思うとこれらの電化製品の収納や移動で手間がかかってしまうことも多く、その負担を減らすための対策も講じておかなければなりません。
とりわけコンセントに接続して使用する電化製品は収納・移動共に手間がかかるため、オフィス・事務所内のどこでも使用できる状態にしておくことが大切です。

フリーアドレス化のオフィス・事務所で綺麗に荷物を整頓する方法

前項でご紹介したフリーアドレス化に伴う荷物の問題から、改善点も見えてきたのではないでしょうか。生産性の向上や効率を良くするためにも、整頓することが大切です。
ここでは、フリーアドレス化したオフィスや事務所において荷物を整理整頓する方法をご紹介します。

フリーアドレス化したオフィス・事務所で荷物の整頓を重視すべき理由

フリーアドレス化したオフィス事務所では、社員が自由に移動し、好きな場所で仕事ができる点がメリットとなります。一方で人の移動が増えると荷物の移動も増えることから、しっかりと整頓をしておかないと全体が散らかり、必要なものが見つからないことで仕事効率が下がるといった問題も懸念されるのです。
これらのことから、フリーアドレス化したオフィス・事務所では、荷物の収納や保管に関するルールを明確にし、自由度を高くするのは人の移動だけに限定する必要があります。

荷物ごとの整頓方法

フリーアドレス化したオフィス・事務所で整理整頓を徹底する場合、荷物ごとの整頓方法を明確化しておくことが大切です。とりわけ上述した4つの荷物に関しては、以下のようなルールを設定し、社内全体で順守するのが賢明でしょう。

出勤時に持参する鞄は大きなものが多いことから、個人用のロッカーを設置し、勤務中はそこに保管しておくことをおすすめします。鞄内に仕事で使用するものが入っている場合、持ち運びしやすい小型のカバンに入れ替え、社内ではそれを常に手に持って移動する習慣をつけるのも有効です。
個人用のロッカーを設置するスペースが確保できない場合には、椅子の側部に鞄を掛けておくことができるフックなどを購入するのもおすすめです。

書類

従来型のオフィス・事務所ではデスク上に積み重ねられていることも多かった書類も、フリーアドレス化に対応した方法で保管する必要があります。書類は個人で保管するものと共有するものに分け、それぞれ個人用のロッカーと社内で共有できる保管スペースにて管理すると良いでしょう。
また、書類は内容次第ではペーパーレス化が可能なものも少なくありません。そのような書類をPDFなどのデータとして管理することも、フリーアドレス化したオフィス・事務所における荷物の整頓方法として効果的です。

文房具類

文房具にも個人で所有するものと社内で共有するものがあります。ボールペンなどの小物類はできるだけ個人で保管するようにし、ホッチキスやテープなどの社内で共有するものは保管場所だけでなく借りるときのルールも明確にしておくことが重要です。

パソコンなどの電化製品

フリーアドレス化したオフィス・事務所での荷物の整理整頓が特に難しいもののひとつが、パソコンなどの電化製品です。電化製品はそれ自体が移動させるのに手間がかかる上に、コンセントやネットに接続している有線タイプのものは配線を工夫しなければならないという問題もあります。
これらのことから、パソコンをはじめとした電化製品はコンセントの位置などを考慮し、人の移動に合わせて動かしやすい配置をよく検討しておくことが大切です。

フリーアドレスで私物をコンパクトにまとめるための収納グッズ

フリーアドレス化したオフィス・事務所では、私物をコンパクトにまとめるための収納グッズを活用するのが効果的です。特に効果的な収納グッズの一例には以下のようなものがあります。

鍵付き個人ロッカー

フリーアドレス化したオフィス・事務所では、私物は個人用のロッカーで保管することが基本です。ロッカーはセキュリティを重視した鍵付きのものを選ぶと重要な書類やパソコンの収納スペースとしても活用できます。

多機能小型バッグ

従来のオフィス・事務所ではデスク上やその引き出しが保管場所になっていたスマートフォンや文房具類などは、フリーアドレス化すると個人で携帯することが多くなります。これらは多機能小型バッグに収納し、持ち運べるようにしておくのがおすすめです。

パソコン用トートバッグ

パソコンを移動して仕事をする機会もフリーアドレス化したオフィス・事務所では多くなります。パソコンの移動時には厚めの生地が使用された耐久性の高いパソコン用トートバッグを使用すると良いでしょう。また、容量の多いバッグであればパソコン以外のものも収納できるため、多機能小型バッグとして使用することもできます。

移動式ワゴン

移動のしやすさは、フリーアドレス化されたオフィス・事務所のメリットでもあります。このメリットを活用して少し大きめの移動式ワゴンにパソコンなどの仕事で使用するものを収納し、いつでも必要なものをもって好きな場所へ移動できるようにしておくのも効果的です。
このようなタイプのワゴンは移動時以外にはそのまま収納スペースとして利用できることから、パソコンや書類、個人用の文房具などを常時入れておくのも良いでしょう。

カラビナ付きポーチ

最低限の文房具やスマートフォンはポーチに入れて携帯するのもおすすめです。この場合、ベルトなどに付けられるカラビナが付いたタイプのものが便利に使えます。

携帯用ハンガー

個人用ロッカーが小さい場合などに、収納場所で困るのがコートなどの衣類です。従来のオフィスでは脱いだコートを椅子に掛けてしまうことなども少なくありませんでしたが、個人用のデスクがないフリーアドレス化されたオフィス・事務所では、この保管方法も難しくなります。
一番良い方法は、共有の衣類用ロッカーを設置すること。もしくは携帯用ハンガーを使用するという方法もあります。フックと合わせて使えば、使用範囲が広がるので有効です。椅子の後ろにフックがつけられるものもあるので、ジャケットを椅子に掛けていたら型崩れしてしまったという事態も防いでくれます。

OCR機能が搭載されたPDFソフト

フリーアドレス化されたオフィス・事務所で問題となりやすいのが書類の管理方法です。大量の書類を管理するためには保管のための共有スペースが不可欠となり、その確保自体が難しくなってしまうケースも少なくありません。
そこで、ペーパーレス化を推進することも収納対策となります。例えばOCR機能が搭載されたPDFソフトを導入すれば、書類のPDF化とパソコン上での一括管理も可能です。

今回のまとめ

オフィス・事務所をフリーアドレス化すると、社員にとっては働き方の自由度が高くなり、仕事の効率も上げられるというメリットが生じます。その反面、個人の専用デスクがなくなることによる収納の問題は生じやすくなるため、あらかじめその対策についてよく検討しておかなければなりません。
収納の問題を解決するための便利な収納グッズが、今は豊富にあります。オフィスが特別に広くなくても収納次第では空間を上手く利用することができ、動線もラクラクです。オフィスのスペースを考慮に入れて、それに合ったグッズを効果的に組み合わせてみてはいかがでしょうか。居心地のよさが高まれば、仕事もよく回り活気づいたオフィスになっていくでしょう。
名古屋に本社を構えるオフィッコスは、オフィスや店舗などの賃貸仲介を専門に扱っている企業でございます。2012年の設立以来、多くのお客様からご利用いただき、ご希望に沿える物件をご案内できるよう、日々情報収集に努めております。常時50,000件以上の物件情報を有しており、ホームページに掲載していない情報も多数ございますので、オフィス・店舗の開設や移転を検討されている事業者さまは、まずは一度お気軽にお問い合わせください。