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コラム 2022.06.15

オフィス・事務所で社員が心地よく過ごせる休憩室の作り方


住環境が人の健康に影響するのと同様に、会社員が日中の大半を過ごすオフィス環境も社員の健康に影響を及ぼします。オフィス環境の改善方法は多岐に渡りますが、そのひとつが休憩室の設置です。
休憩室は社員がリラックスするのはもちろん、コミュニケーションの場としても役立つでしょう。この記事では、オフィスや事務所に社員が心地よく過ごせる休憩室を設置する際のポイントについて解説します。

オフィス・事務所の休憩室に欠かせないのは快適性

休憩室の設置においては、社員がそこで快適に過ごせるかどうかが重要なポイントです。また、快適に過ごせる休憩室があると、さまざまなメリットが期待できます。
ここでは休憩室を設置するメリットと、設置のポイントについて見ていきましょう。

オフィス・事務所に休憩室を設置するメリット

休憩室を設置すると、社員のモチベーションや集中力、体調管理といった面のメリットが期待できます。ここでは、4つのメリットを解説します。

集中力を維持しやすくなる

集中力が低下すると、普段はしないような初歩的なミスをすることが増え、社員の生産性が低下する恐れがあります。仕事の合間にリフレッシュできる時間を挟んで、オンとオフの切り替えをすると集中力を維持しやすくなり、このようなミスを防ぐことが可能です。

腰痛や肩こりなどを予防できる

パソコンを使った作業は猫背になりやすく、全身を動かさないため血行不良にもなりがちです。そのため慢性的な腰痛や肩こりに悩む人も少なくありません。休憩室があれば、簡単なストレッチなどで定期的に動きやすくなり、このような症状の改善と予防が期待できます。

社員のコミュニケーションが図れる

パーティションや個別ブースなどを取り入れている企業では、同じ部署内であってもコミュニケーションの機会が減少する傾向が見られています。休憩室があれば、同じ部署の人たちだけでなく他の部署の人たちとの交流も図れるのです。また、休憩室での会話がきっかけとなり、アイデアや問題解決方法を思いつくことも珍しくありません。

ブランディング効果を期待できる

会社のコンセプトやイメージに合った休憩室があれば、ブランディングに活用できます。「休憩室を設置して社員が働きやすい環境を整備している」と外部の人へアピールしやすくなるからです。ゆとりのある会社という好印象が定着すれば、優秀な人材の採用にもつながります。社内では満足度の向上や離職率の低下といった効果も期待できるでしょう。

休憩室を設置する際のポイント

休憩室を設置しても、社員が快適に過ごせないのでは良い効果につながりません。ここでは、休憩室を設置する際のポイントを4つ解説します。

設置する場所を慎重に選ぶ

まず誰もが気軽に立ち寄りやすい場所を選ぶことが大切と言えます。デスクから距離があったりフロアが違ったりすると、わざわざ行くのが面倒に思われてしまい、活用されなくなる恐れがあるからです。
ただし業務場所や会議室などに近すぎると、人の出入りや視線、会話などが気になってしまう恐れがあります。このような場合は、休憩室の防音対策を施しておくと安心です。例えばパーティションや個別ブースの設置などが考えられます。
また、可能であれば景色のよいところを選びましょう。居心地の良さが向上し、リラックス効果が高まるからです。

十分な広さを確保する

休憩室はゆったりとした広さを確保する必要があります。狭すぎるとかえって窮屈に感じてしまい、リフレッシュしにくくなるからです。その結果、活用されなくなったというケースも少なくありません。
また、休憩室の目的に応じて必要な広さが変わります。オフィスカフェや仮眠室として活用したい場合は、設備や家具を置くことになるからです。休憩室を利用する人数と休憩室の目的を考慮した上で、十分な広さを確保する必要があります。

オフィス家具にこだわる

快適に過ごせる休憩室にするためには、設置する家具の機能性を重視するのもポイントです。例えば、ベッドにもなるソファーであれば仮眠がしやすくなります。キャスター付きで連結できるテーブルや収納しやすい椅子などを選べば、レイアウトの変更がしやすくなるでしょう。社員が過ごしやすい配置への変更はもちろん、休憩室を一時的に会議室として使うといった活用も可能です。

照明を調節する

休憩室照明の明るさや色にもこだわりましょう。オフィスや会議室で使われる「昼光色」という青白い蛍光灯は、集中力を高める効果があります。しかし休憩室に向くのは、オレンジ色に近い「電球色」です。昼光色は太陽光のように白く明るく照らすため、リラックスしにくくなってしまいかねません。電球色は昼光色よりも色温度が低く、和室やリビングのような落ち着いた雰囲気を作れます。

コーヒーサーバーや仮眠室を設けるのもおすすめ

休憩室の多くは、ソファーやベンチ、椅子などの休憩設備を設置しています。さらに過ごしやすくするなら、コーヒーサーバーや仮眠用ベッドといった設備もおすすめです。ここでは、それぞれの設備で得られる効果と導入方法を解説します。

コーヒーサーバー

吸収が早い糖分やカフェインは疲労回復効果があるといわれています。疲れると甘いものやコーヒーが欲しくなるのはこのためです。コーヒーサーバーを休憩室に設置すれば、接客室として使うこともできるようになります。
休憩室にコーヒーサーバーを設置する主な方法を3つご紹介します。

コーヒーメーカーを購入する

コーヒーメーカーは、安いものでは数千円で購入できます。コーヒーメーカーと好みの豆を購入するだけなので、もっとも簡単かつ費用を抑えられる方法です。

自動販売機を設置する

自動販売機のほとんどは無料で設置できる上に、メンテナンスが不要なのが魅力です。ただし自動販売機の稼働にかかる光熱費は負担しなければなりません。
費用を抑えるためにコーヒー代を有料にすることもできますが、福利厚生として無料にしているところも増えています。

レンタルする

コーヒーメーカーをレンタルして設置することも可能です。本格的なエスプレッソマシンもレンタルできるので、社員はいつでもおいしいコーヒーを楽しめます。面倒なメンテナンスも不要なので社員の負担が生じる心配もありません。
生じる料金は、本体のレンタル代と使った豆の代金です。中には本体のレンタル料を無料にしている業者もあるため、そのような業者を選ぶとコストをさらに抑えられます。

仮眠室

仮眠室となると、人が横たわれるだけの広いスペースが必要となります。しかし、仮眠室を設置するメリットは意外に大きく、大手企業でも仮眠制度を導入しているのです。
勤務中に仮眠を取る主なメリットは以下の2つです。

作業効率が上がる

人間の睡眠リズムは二層性睡眠といって、朝起きてから約8時間後と約22時間後に眠気が生じるようになっています。眠気とは脳内に「睡眠物質」が溜まっている状態のことです。たとえば、朝6時に起床する人は勤務中の午後2時に眠気に襲われます。
仮眠を取ることでこの睡眠物質を分解することができ、集中力をアップさせ作業効率を上げる効果が期待できるのです。

病気の予防になる

睡眠不足は社員の生産性が落ちるだけでなく、免疫を低下させさまざまな病気の原因となります。その理由は、寝ている間に免疫細胞が活発になり、成長ホルモンの分泌が促進されるからです。
体の疲れと仕事のプレッシャーが重なると、体だけでなく心の病を発症しかねません。繁忙期は睡眠不足になりやすいので、社員の健康を守るためにも仮眠室を設置しておくと安心です。

仮眠室を設置するときの注意点

オフィスや事務所に仮眠室を設置する際はいくつかの注意点もあります。主な注意点は次の2つです。
・男女別に設置する
・利用時間を決める
労働安全衛生規則では常時50人以上の従業員、または常時30人以上の女性従業員がいる場合は、休養室や休養所を男女別にするよう定めています。従業員が少なくても男女別のほうが、気兼ねなく利用できるでしょう。
また、あくまで仮眠を取る場所なので、1回の利用時間数を決めておくことも重要です。1回の時間については、眠りから覚醒しやすい「30分以内」と定めている企業も少なくありません。

社内でアンケートを実施して社員の生の声を聞いてみるのも効率的

せっかくお金をかけて休憩室を設置しても、社員の意見が取り入れられていなければ失敗に終わる恐れがあります。
そこで活用したいのが社内アンケートです。アンケートを実施することで社員のニーズを把握できます。社員の意見を取り入れると、機能性と満足度の両方が高まり、誰もが過ごしやすい休憩室となるのです。

アンケートを実施するときのポイント

休憩室に関するアンケートを実施する際は、質問内容や記載方式に注意が必要です。ここでは4つのポイントを解説します。

匿名を守る

誰が回答したか分かってしまうとなかなか本音を聞くことは難しいです。匿名を守ったアンケートを実施することで、より多くの意見を得られるでしょう。

画像やカタログを準備する

どんな休憩室がいいか質問しても具体的にイメージできないこともあります。画像やカタログを用意して、どのようなタイプがよいか選んでもらうと良いでしょう。オフィス家具のショールームもあるので、実際に見学して社員に使い心地を試してもらうのもおすすめです。

あくまでも参考程度にする

ブランディング効果を狙うのであれば、すべてを社員の希望どおりにすることは難しいです。社員の意見は参考程度にしておき、内装はプロのデザイナーに依頼するという方法もあります。

設置後に再度アンケートを行う

利用した社員に対して利用者アンケートなどを行うと、意見や感想を聞き出せます。それらの意見を基に、休憩室の改善や改良を行っていきましょう。
懸念される不満には以下のものが挙げられます。
・同じ人ばかりが利用している
・思ったよりリラックスできなかった
広さが十分になかったり使いづらい場所にあったりすると、結局同じような人しか使わなくなり、一部の人だけの居心地のよいスペースとなってしまいます。これでは十分に活用されているとは言えません。休憩室のドアが無くて室内が丸見えになる、あるいはオープンな休憩スペースの場合は、人の視線が気になってリラックスできないという声が聞かれます。
このような意見が見られた場合は、早急な対策が必要です。

今回のまとめ

オフィスに休憩室を設置すると、社員の集中力や生産性、会社への愛着度などを高める効果が期待できます。オフィスのフルリノベーションは難しくとも、休憩室の設置であればそこまで費用や手間がかかりません。
社員のモチベーションが低下している、あるいは効率が低下しているなどの様子が見られたら、社員がリフレッシュできる休憩室の設置を検討してみてはいかがでしょうか。
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