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コラム 2022.06.08

賃貸オフィスもハイブリッドワークに対応可能!新しい働き方のメリットと課題


企業のリモートワーク化が進み、今後の働き方について検討する企業が増えています。その中で注目されているのが、ハイブリッドワークです。社員の意思や仕事内容に合わせて効率よく業務が行えますが、オフィスの管理や維持について悩む人は多いでしょう。ワークスタイルに合わせて拡大や縮小しやすい賃貸オフィスは、働き方の改革にぴったりです。
そこで、この記事ではハイブリッドワークのメリットと改善すべき課題について解説します。ハイブリッドワークに必要な環境や設備についてもご紹介するので、ぜひ参考にしてください。

1.ハイブリッドワークとは?必要な環境と設備

ハイブリッドワークとは、オフィスワークとテレワークを併用したワークスタイルです。週5日のうち、3日はテレワーク、残りの2日はオフィスに出勤するなど社員の都合や業務に合わせたフレキシブルな働き方のことを指します。
コロナウイルスが流行する前は出社することが当たり前で、取引先との打ち合わせには直接出向くことを重視した考え方が大多数。リモートで会議に参加することはよほどの理由がない限り失礼と考えられていました。しかし、コロナ禍の影響で在宅ワークやリモート会議が主流化し、新しい働き方を取り入れる企業が増加しています。
ただ、自宅とオフィスなどを併用した働き方は、仕事の効率が上げられる環境や設備を整える必要があり、経営者や社員の大きな課題です。

必要な環境と設備

ハイブリッドワークに必要な環境と設備は、仕事をする拠点の確保とクラウド上で管理できるシステムの導入です。本拠地のオフィスや自宅のワークスペースのほか、カフェやホテル、コワーキングスペースなどが挙げられます。ただ、街中の施設ではほかの使用者がいれば利用できず、使用時間が限られている場合も多いでしょう。また、フリーWi-Fiの使用や他者にパソコンを覗かれるなど、セキュリティが甘くなる心配があります。
そういった場合は賃貸オフィスの利用がおすすめ。セキュリティの高さや内装工事のしやすさなどさまざまな要求に対応可能です。初期費用が抑えられ、毎月の賃料と共益費のみの支払いで、所有するよりも経費を抑えられます。
企業の成長やワークスタイルの変化に合わせて拡張や移転がしやすくなるというのも賃貸オフィスならではのメリットでしょう。
設備としては、持ち運べるノートパソコンやスマホの配布ほか、クラウド管理のためのフリーアドレスや情報共有のためのチャットツール、作業場所や出退勤が把握できるシステムなどの導入が必要です。
すべてのシステムがクラウド上で操作できることで、スマホやパソコンさえあればどこでも作業できるので、自宅はもちろん全国から海外など住まい関係なく仕事ができるようになります。

2. ハイブリッドワークのメリット

ハイブリッドワークのメリットは、主に3つ挙げられます。
・企業にとって優秀な人材の確保・定着
・従業員の満足度向上
・自分に適した働き方を選択し、生産性が高まる
それぞれ解説していくのでぜひチェックしてみてください。

企業にとって優秀な人材の確保・定着

人々は生きていく中で結婚や出産、育児や介護などさまざまな通過点があります。通過点に差し掛かると、環境の変化についていくために離職を選ぶ人は少なくありません。そんな時でもハイブリットワークを導入すれば、個人の都合に合わせた柔軟なワークスタイルが叶えられます。
家で仕事ができれば介護や育児をしながらでも仕事ができるようになるので、突発的な出来事にも柔軟に対応可能。チャットで仕事の進み具合を共有し、仲間に助けてもらうこともできるので、仕事をやめざるを得ない状況を作りにくくなります。
働き方の多様性が求められている現代では、ハイブリットワークに力を入れている会社に入りたいという人も多いので、将来的に優秀な人材を増やすことにもつながります。

従業員の満足度向上

ハイブリッドワークは、オフィスワークとテレワークの良いとこ取りができるので、社員同士の適度な距離感を作ることが可能です。テレワークで集中して業務をこなしつつ、出社して対面でのコミュニケーションを重視した作業ができれば、社内の雰囲気を維持しながら生産性や満足度を上げることが可能です。
社員全員がテレワークする必要はなく、社員が自ら働く場所の選択や仕事計画をたてられます。これまでは会社の決まりを軸としていた社員が自らの働き方を考え、工夫し、自らの意思で動くようになるため、主体性が高まります。そうすることで自分の言動に責任感を持つようになり、積極性の向上にもつなげられるでしょう。
また、テレワークで働く人が増えた分デスクを減らせば、カフェスペースや打ち合わせスペースを増やすなど、ゆとりをもったオフィスに再構築することも可能。これまでの固定化されたオフィスではできなかったコミュニケーションができるようになるかもしれません。従業員の満足度を上げれば、離職率も下がるので、安定した人間関係や社内環境の維持に繋がります。

自分に適した働き方を選択し、生産性が高まる

社員によっては、オフィスの方が集中できる、家にいた方が仕事しやすいなど性格や資質、状況によって好みの働き方はさまざまです。ハイブリッドワークなら、大事な打ち合わせや細かいニュアンスの共有、テストの立ち合いなど対面が必要な業務以外は、自分の好きな場所で仕事ができます。
また、自宅ではワークスペースが確保できない人は、カフェやワークスペース、リゾート地でテレワークするワーケーションもおすすめ。プライベートの充実度も上がります。自分のライフスタイルに合わせた働き方ができるので、リフレッシュでき、仕事のモチベーションが上がり生産性を高めることにつながります。

3. ハイブリッドワークの課題

効率がいいハイブリッドワークですが、以下のような課題もあります。
・出社を前提とした対面コミュニケーションが減る
・従業員同士の勤務状況の確認が困難
・緊急を要する業務対応が難しい

出社を前提とした対面コミュニケーションが減る

出社する際は、対面での挨拶をはじめとし、業務の合間や休憩時間などに自然なコミュニケーションが生まれます。しかし、リモートではチャットツールを使った雑談や会話は親しい間柄でないとなかなかできないため、自然とコミュニケーションは減りやすいでしょう。とくに部署が違う人とのあいさつや休憩所で会う人など何気なく行われていたコミュニケーションが減ります。こういった何気ないコミュニケーションや顔見知りがいることは、業務の効率化や新しい発想などを生むきっかけ(メディチ効果)になると言われています。リモートワークのみでは、仕事のモチベーション低下や仲間との連携ミスにつながる可能性が出てきかねません。
その場合は、あえてコミュニケーションの場を作ることが大切です。出社時間を増やしたり、同期との会話や上司への相談、後輩への声掛けなどを意識して行いましょう。リモートワークが増えてしまう人は、業務の合間に何人かとオンラインで顔を合わせて仕事以外の話を意識的にしたり、雑談機能を使って軽い会話をしながら仕事ができるツールを使ったりするのもおすすめです。
また、コミュニケーションが不足することで、社員の評価や仕事量に不公平が生まれる場合もあります。オフィスワーク派とテレワーク派に極端にわかれてしまうとオフィスワーク派の方に急な仕事が割り振られ、業務に負担が出る可能性も。対処法としては、全員参加の会議を定期的に行い、評価や業務バランスの格差をなくす努力が大切です。

従業員同士の勤務状況の確認が困難

社員が全員バラバラで働いているので、誰がどこにいるのか把握しづらいデメリットがあります。社員が働いている場所を把握できるシステムの導入が必要です。厚生労働省が発表している「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」では、勤怠管理はタイムカードやICカード、パソコン使用時間の記録などの客観的な記録として確認し、適正に記録することを原則として定めています。
ハイブリッドワークの場合、簡単なものとしてExcelで自己申告する管理方法もありますが、ミスや記入漏れのリスクがあるので、新しいシステムを取り入れることが大切です。
KING OF TIME(キングオブタイム)や勤次郎などの勤怠管理システムを導入すれば、スマホやパソコンと連携して勤怠状況を把握可能。打刻や集計、休暇や残業申請などの管理をすべて行えます。給与計算ソフトと連携させれば、さらに業務の負担が少なくなるのでおすすめです。

緊急を要する業務対応が難しい

急な仕事が入った場合やトラブルの対処、担当者がテレワークの日に緊急の会議が必要な場合、対応が困難になりがちです。とくに育児中の人や遠方に住んでいる人は、すぐに駆けつけられない場合も多いので、仕事内容によっては常に技術や知識のある社員をオフィスに置くことが必要です。新しいワークスタイルの導入で主要な取引先の信頼や新規顧客の獲得に支障が出ては意味がありません。取引先への伝達や事情を理解してもらうことが大切です。
また、電話での対応は個人の携帯電話を使うと機密情報の流出や知らない番号だと顧客が出てくれないこともあります。その際はクラウド型のビジネスフォンを使えば、会社の番号で受発信や転送、内線が可能です。従業員の数が多くても、安心してハイブリッドワークができるので、ぜひ取り入れてみてください。

4.今回のまとめ

ハイブリッドワークは、仕事の効率や社員の満足度を上げるなどメリットも多いことがわかりました。ただ、出社メインの時ならではのコミュニケーションや緊急時の対応など考えなければならない課題もあります。コストを抑えてセキュリティを守りながらハイブリッドワークが行える賃貸オフィスの利用を考えてみてはいかがでしょうか。
私たちオフィッコスは、名古屋を拠点にオフィスや事務所の賃貸仲介を行っています。常時50,000件以上の物件情報は名古屋エリアでトップクラス。再開発地区でもある名古屋の空室情報をいち早く得られるネットワークがあるので世に出回っていない最新情報をキャッチできます。ホームページには掲載していない情報も多数ご用意がございますので、お気軽にお問い合わせください。