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コラム 2022.06.07

フレキシブルオフィスとは?賃貸オフィスとの活用方法の違いと利用するメリット・注意点


終わりの見えない新型コロナウイルス感染症の対策として、「フレキシブルオフィス」の利用を検討している企業も多いのではないでしょうか。会社に出勤しなくても仕事ができる新たな働き方として、フレキシブルオフィスは今注目を集めているのです。
そこで今回は、フレキシブルオフィスの概要やメリットや活用方法を解説します。

フレキシブルオフィスとは?他のオフィスとの違い

フレキシブルオフィスとは、働く場所を柔軟な契約形態で提供する施設のことです。多様な働き方を実現するための新たな場所として近年「シェアオフィス」や「コワーキングスペース」と呼ばれるオフィスが増えてきていますが、フレキシブルオフィスはこれらの総称になります。

他のオフィスとの違い

一般的なオフィスの形として有名なのは、賃貸契約をしてビルのワンフロアや一部を借りるというものです。賃貸オフィスでは入居の前に間取りや内装の計画を立て、工事を行う必要があるため、すぐに働きはじめることは難しい事情があります。
一方でフレキシブルオフィスは、このようなオフィスの形とはまったく違う特徴を持っています。

短期間契約が可能

ビルの一部を借りる賃貸契約が数年単位の長期契約の一方、フレキシブルオフィスは1ヶ月から契約が可能です。契約更新や解約の時期を柔軟に検討できるため、移転が多いベンチャー企業や創業したばかりの企業が利用するケースもあります。
新しい働き方として、1ヶ月だけ試しに利用してみることができるのも特徴です。

設備が揃っている

フレキシブルオフィスは内装や電気工事が完了している場所を貸し出すため、追加工事が必要ありません。移転手続きの手間や費用を抑えることができるだけでなく、机や椅子などの備品コストも抑えることができます。
また、設備が整っているため、入居したその日から通常業務を行うことが可能です。

法人、個人を問わずに利用者がいる

フレキシブルオフィスの中には、個人契約が可能なものもあります。そのため、在宅勤務中の方が集中して仕事をするために借りたり、職場を持たないフリーランスの方が作業のために借りたりしているケースが多くあります。
働く人が会社員、個人を問わずに集まっている場所がフレキシブルオフィスです。不特定多数の方が同じ空間で働いているという点も、他のオフィスとは異なる部分でしょう。

フレキシブルオフィスの種類について

フレキシブルオフィスは柔軟に利用できるオフィスの総称ですが、それぞれ特徴や使い方が異なります。ここではフレキシブルオフィスの種類を紹介します。

シェアオフィス

シェアオフィスでは、1つの大きな空間を複数の企業が共同で利用します。企業が利用したいスペースを指定して、自社専用の空間を持つことができます。スペースの拡大や縮小も簡単なため、従業員の増減に合わせて借りる範囲を柔軟に変えることが可能です。
一度入居したら中~長期的に利用する企業が多く、法人登記の住所に使用できる場合もあります。

レンタルオフィス

レンタルオフィスは、シェアオフィス同様に1つの空間内を複数の企業で利用する形態です。シェアオフィスと違いは、最初から個室として空間が仕切られていることにあります。利用する空間の広さは変えられませんが、個室があるためシェアオフィスよりもプライバシーやセキュリティを確保することが可能です。

バーチャルオフィス

バーチャルオフィスは、その名のとおり「仮想の仕事場」です。法人登記の住所を得るために利用されるのが一般的なため、実際にその場所で仕事をするわけではありません。
現在は柔軟な働き方やビジネスが広まったことで、オフィスを必要としない企業も増えてきました。しかし、会社の住所を自宅にしてしまうと利用者が不審に感じるおそれもあります。怪しい企業と疑われるリスクを避けるためにも、バーチャルオフィスで住所を借りる企業が増えてきています。

サービスオフィス

サービスオフィスとは、仕事をする空間を提供するだけでなく、サポートまでしてくれる形態です。常駐スタッフが郵便物の受け取りを代わりにしてくれたり、オプションサービスを提供してくれたりします。
フレキシブルオフィスの利用で心配なセキュリティに関しても、ICカード認証や生体認証で保護されているので安心です。

コワーキングスペース

コワーキングスペースは、席や空間を指定しないフリーアドレス式を採用している作業空間です。利用料を払えば誰でも好きな席を利用できるため、個人利用が最も多い形態でもあります。契約も時間制や月額制など種類が豊富で、働きたい時間に合わせて柔軟に利用することが可能です。また、チェーン展開をしているコワーキングスペースであれば、系列店を同じ契約料で利用できる場合もあります。

フレキシブルオフィスと一般的な賃貸オフィスの活用方法の違い

フレキシブルオフィスを契約する企業は、どのような目的で利用しているのでしょうか。ここでは賃貸オフィスとは違う、フレキシブルオフィスならではの活用事例をご紹介します。

感染症対策として一時的に利用している

新型コロナウイルス感染症の流行により、出社が基本の働き方は変化せざるを得なくなりました。急にテレワーク対応を推奨されても対応できない企業も多く、一時的な対策としてフレキシブルオフィスを活用している事例もあります。また、自宅で作業環境を用意できない社員のための避難先になっている例もあるようです。

働く場所の分散拠点として利用

従来の働き方であった、全社員が1つの職場に出勤して仕事をする「集約型オフィス」とは反対に、従業員が複数の場所に分かれて働く「分散型オフィス」の形が広がりつつあります。
分散型オフィスでは、本社に出勤する社員や在宅勤務で仕事をする社員、フレキシブルオフィスを利用して仕事をする社員など状況に応じて働く場所を使い分けています。複数の拠点を持っているため、災害や社会情勢の変化が起きても業務を継続することが可能です。
分散型オフィスは不測の事態に対応する基盤づくりにもなるため、働き方改革の一環として推進されている形でもあります。

ワーク・ライフ・バランスを整える

テレワーク化が進んだことで、仕事と生活のバランスが取れた生き方を重視する方も増えてきました。国が働き方改革としてテレワークを推進している影響もあり、社員ひとりひとりの希望に合わせた働き方を認める企業も増えています。
フレキシブルオフィスであれば、自宅に近い拠点を各自が利用することで通勤時間や満員電車によるストレスを減らすことができるでしょう。また、仕事をする上で必要な設備がすべて揃っているため、自宅よりも整った環境で仕事をすることも可能です。
ワーケーションニーズという考え方もあり、旅行をしながら仕事に取り組みたい方の作業場所としても活用されています。

フレキシブルオフィスを利用するメリットと注意点

導入企業が増えているフレキシブルオフィスですが、業種や企業形態によっては向いていない可能性もあります。そこでここでは、フレキシブルオフィスを利用するメリットや注意点を紹介します。

メリット① コスト削減

フレキシブルオフィスを利用することで出社人数を大幅に減らすことができるため、賃貸オフィスの面積を削減することができます。会社が機能するための最低限の面積を確保できればいいため、賃料のコストダウンにも繋がるでしょう。また、この先本社がなくても仕事ができると判断した場合は、手放してしまうケースもあります。
フレキシブルオフィスは月額契約のものが多いため、必要に応じて契約更新や解除を行うことが可能です。初期費用も賃貸オフィスより安いため、在宅勤務の準備期間としてワークスペースを確保したい場合にも最適です。

メリット② すぐに入居できる

設備や内装が整っているため、契約をすればすぐに入居することが可能です。コピー機やデスク、椅子といった業務に必要な物が揃っているため、通常業務に支障をきたすことなく移転ができます。空きがあれば即日契約も可能なため、複雑な手続きを踏む必要もありません。

メリット③ 勤務地に囚われない人材確保が可能

従来の働き方では現地に出勤しなくてはならない関係上、遠方に住む人材を採用することが困難でした。採用が決まれば引越しが必要なため、働く側も居住地周辺で勤務先を探すことが多かったはずです。
しかし、フレキシブルオフィスで勤務が可能になれば、全国から人材を確保することが可能になります。優秀な人材がいれば居住地を問わずに採用できるため、会社全体の大きな成長に繋がる可能性があると言えます。
働く側にとっても、住んでいる場所から移動せずに仕事ができるのは大きなメリットです。結婚や介護などのやむを得ない事情で遠方に引越す場合も、フレキシブルオフィスが活用できれば離職せずに済むでしょう。
また、働く場所の都合で採用を見送る必要がなくなるので、魅力的な人材を多く確保することが可能です。

メリット④ 複数拠点の確保

全国展開するフレキシブルオフィスの中には複数の施設を同時に利用できるものもあるので、低コストで拠点をいくつも確保することができます。出張の拠点や新規顧客開拓の拠点として利用することもできるため、コストを抑えながらビジネスチャンスを増やすことも可能です。

メリット⑤ 多様なコミュニケーション

フレキシブルオフィスは複数の企業や個人が利用している共同空間です。賃貸オフィスでは関わることがない業種の方に出逢えるチャンスがあり、職種や業務内容を超えたコミュニケーションを期待できます。情報交換の場として利用しているフリーランスの方もいるため、新たなビジネスのきっかけになるかもしれません。

フレキシブルオフィスの注意点

最も注意すべき点は、セキュリティ面です。不特定多数の個人や企業が出入りしているため、賃貸オフィスと比べるとどうしてもセキュリティは低いものになります。情報流出のリスクが高まるため、個人情報や機密事項を扱う業種は利用には向かないでしょう。
また、それ以外の業種でも書類やパソコンを置いたまま席を離れることは危険です。会社占有の個室があるレンタルオフィスでもリスクはあるため、利用の際は十分に注意してください。
また、フリーアドレス式のコワーキングスペースは、時間帯によっては満席の場合もあります。席が空いていないから仕事ができないという事態に陥らないよう、複数の拠点を利用できるようにしておくと安心です。

今回のまとめ

テレワーク化の導入によって注目を集めている、フレキシブルオフィスについて紹介しました。フレキシブルオフィスの中にも種類があるため、契約を検討する場合はどの形態が最も会社の働き方に合っているのかを考えた上で利用するのがおすすめです。
フレキシブルオフィスの利用をきっかけにオフィス縮小をすることになり、移転を考える場合は、不動産仲介をメインとするオフィッコスにご相談ください。