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せっかく新しい賃貸オフィスを借りて間取りや内装から設計するなら、会社に合った快適なオフィスにしたいところではないでしょうか。そこで重要になるのが、「ゾーニング」の決定です。この記事では、快適な賃貸オフィスを作る上で欠かせないゾーニングの基本や流れを解説します。

ゾーニングの基本と考え方

ゾーニングとは、賃貸オフィスの間取りや内装計画を立てる前に必ず行うべき空間の切り分けです。
賃貸オフィスは借りた時点では内装や設備が整っていないため、入居する会社が内装を決めて工事する必要があります。どこに何を置くのか、どの部屋をオフィス空間のどこに設けるのかといった計画を立てる作業がゾーニングです。
実際に仕事をすることを想定して効率のよい配置をする必要があり、ゾーニングが正しくないと働きにくい職場になってしまいます。内装工事をしてから「もっと広い会議室が必要だった」となっても修正が困難なため、計画的なゾーニングは重要です。

ゾーニングの基本的な考え方

ゾーニングでは、ワークスペースや受付、会議室などのエリア分けを行います。この時、オフィス空間の過半数を働く場所が占めるように設定するのが基本です。最も面積を必要とするエリアを決めてから他のエリア分けを行うことで、残った空間を有効的に活用することができます。
また、ゾーニングを決める時には以下の項目を考慮することが大切です。

社員の作業効率を優先する

ゾーニングを行う目的のほとんどは、効率的に仕事を進められる環境を作ることにあります。実際に働く社員の使いやすさを念頭に置いてゾーニングをすることで、実用的な空間づくりが可能です。合わせて設備や什器までの自然な導線も考えておけば、ストレスの少ないオフィスにできるでしょう。
また、各社員に十分な空間を設けることも重要です。無理なく仕事をするために必要な面積は1人あたり約3坪なため、従業員10名の企業なら30坪以上のワークスペースをゾーニングで確保する必要があります。

コミュニケーションの取りやすさを重視する

成功している大手企業には、社員同士が気軽にコミュニケーションを取れるよう廊下に椅子やテーブルが置いてあることも珍しくありません。ゾーニングの時点でコミュニケーションが取りやすい間取りや配置にしておけば、活発で明るい職場づくりも可能です。

セキュリティ意識を持つ

安全性を考えることも、ゾーニングでは重要です。たとえば、利便性だけを重視して受付近くに重要情報を保管する部屋を設置したとしたらどうでしょうか。来客が多い企業なら社外に情報が流出してしまう可能性があり、セキュリティ管理が考えられていない企業という印象を与えてしまいます。
また、地震や火災といった災害時の避難経路を意識することも重要です。

ゾーニングを決める時の流れ

ゾーニングは、作業効率や情報管理、安全性など様々な要素を考えながら行わなければなりません。そこでここでは、実際にゾーニングを決める流れを4つのステップでご紹介します。

ステップ①　オフィス像を掴む

まず初めに行うことは、オフィス像を掴むことです。空間のエリア分けを行う前に、どのような特性を持つ会社なのか考えてみましょう。特性に合ったゾーニングを行うことで作業効率を上げることができるだけでなく、社員にとっても過ごしやすい職場環境を作ることができます。
たとえば、社員の大多数がデスクワークを行う企業なら、ワークスペースを広めに取って、個々の作業空間を広く使えるようにした方が快適でしょう。周りの目が気にならないよう個室風のゾーニングをすれば、集中して仕事に取り組むことができます。
運動不足にもなりやすいことを考慮して、身体を動かせるスペースを作ってもいいかもしれません。広い休憩室やリフレッシュできる場所があることで、仕事と休憩の切り替えも適切に行うことができます。
また、営業が多い企業の場合は、ワークスペースを小さくして商談場所や会議室を広く取るゾーニングも考えられます。会社に社員がいる時間が少ないなら、フリーアドレスにしてコミュニケーションの活発化を図ってもいいでしょう。
このように、自社の特徴からオフィスで最も必要なエリアを考えることが大切です。

ステップ②　必要なエリアを選定する

オフィス像やメインとするエリアが固まったら、それ以外に必要な機能も絞っていきます。一般的に会社が機能するために必要なエリアは、以下のようなものです。

受付、エントランス、ロビー

会社の印象を左右する重要なエリアになります。来客が多い企業は広めのスペースを取る、待合室を近くに設けるなどのゾーニングも可能です。また、受付は誰でも入れる空間のため、社内空間に社外の人が入らないように区別する必要があります。

ワークスペース

会社の心臓と言ってもよく、作業効率を重視したゾーニングが求められるエリアです。規模や形は企業によっても異なるため、自社に合う空間を計画しましょう。

会議室、商談スペース

部屋数や必要な広さは企業の業種によっても異なります。プロジェクターやテレビ等の備品を設置することも考慮して広さを決めるのがいいでしょう。また、外部に会話が漏れにくいレイアウトにすることも重要です。

休憩室、リフレッシュスペース

主に社員が休憩時間や息抜きに利用する場所です。業種によっては仮眠室やトレーニングルーム、カフェ等を設けている場所もあります。業務外のコミュニケーションの場として活用されることも多く、社内の活性化を期待できます。

倉庫、サーバールーム

重要な書類の保管を行ったり、会社のシステムを動かすための機材を設置したりするエリアです。ただの物置ではなく、掃除のしやすさや配線管理、メンテナンスのしやすさを重視してゾーニングする必要があります。
企業によって不要なエリアや追加で必要なエリアもありますので、自社に必要なエリアをすべて絞りだしたら、足りないものがないか確認を行ってください。

ステップ③　エリアの配分・位置を考える

必要なエリアが選定できたら、各エリアに必要なスペースを振り分けていきます。先程述べたように、一般的な企業ではワークスペースが過半数を占めるため、残りの4割程度のスペースを必要なエリアで区切っていくことになります。
この時に隣接させるエリアの配置も考えることで、より効率のいい空間づくりをすることができます。たとえばワークスペースの向かいに会議室を設けたり、受付の近くに商談スペースを設けたりすると、アクセスが良好になり移動の手間を省くことができるでしょう。
また、エリアの配分は建築基準法や消防法に違反しないように注意して行う必要があります。天井までパーテーションを立てると1つの部屋と見なされるため、エリアを区切るために仕切りをいれる場合は消防署へ届出を行ってください。廊下の幅にも建築基準法によるルールがあるため、ゾーニングを行う前に確認しておいてください。
以下のものはすべて義務のため、守っていない場合は違法になってしまいます。

ゾーニング時にチェックすべき消防法

消火設備の設置：消火器、スプリンクラー等
警報設備の設置：火災報知器等
避難設備の設置：避難誘導灯、非常階段等
消防活動用設備の設置：排煙設備、連結送水管等

ゾーニング時にチェックすべき建築基準法

廊下の片側に部屋がある場合：廊下幅1200㎝以上必要
廊下の両側に部屋がある場合：廊下幅1600㎝以上必要

ステップ④　レイアウトを考える

エリアの広さや位置の配分が完了したら、実際の図面と照らし合わせながら無理がないか確認します。現実的に厳しいと感じたらこの時点で修正を行い、内装工事に向けて詳細なレイアウトを詰めていきましょう。

ゾーニングで快適空間を作るためのポイント

ここまでゾーニングの基本的な考え方や決定までの流れをご紹介してきましたが、ほかにも快適なオフィス空間を作るための方法があります。ゾーニングを決める時に意識すると快適さが増すので、参考にしてみてください。

余白を設ける

賃貸オフィスにおける余白とは、物を置かないスペースのことを指します。余白があることでオフィスにゆとりが生まれ、広々とした空間を演出することが可能です。余白が多いオフィスでは働く人の快適指数が上昇するという記録もあり、仕事を効率的に行うためにも大切な要素になります。

視線が衝突しない配置にする

ワークスペースを快適にするには、働く人の向きも重要です。
日本のオフィスでは昔から、デスク同士をくっつけ、顔が見える状態で仕事をするのが一般的でした。この形は「島型オフィス」と呼ばれており、上司が部下の様子を確認しやすいというメリットがあります。
しかし、現在は視線が衝突しない配置を採用する企業も多く、仕事に集中して取り組めるゾーニングがされています。
たとえば、教室のように全員が同じ方向を向いている「同向型」や、壁際にデスクを置く「背面タイプ」、欧米のオフィスに多い「クラスター型」などがあります。決まった席を置かないフリーアドレス式を採用する企業も増えてきているため、自社に合わせた快適な形を選ぶのがおすすめです。

専門家に相談しながらゾーニングする

初めて賃貸オフィスのゾーニングを決める場合、担当者ひとりで行うことが難しいと感じることもあります。方針が固まらない場合は、オフィス移転のコンサルティング業者に相談するのも1つの方法です。コンサル業者と相談することで、自社のオフィスに何が必要で、どうしたら快適な空間づくりができるのかを明確にすることができます。

今回のまとめ

賃貸オフィスの移転で欠かせない「ゾーニング」に重点をおいて解説してきました。賃貸オフィスの移転と聞くと物件探しや間取りに関心が向かいがちですが、実はその前に自社のオフィスイメージを持つことが重要です。
また、今回の記事からも分かるように、オフィスの移転には事前の準備や計画が必要なため、時間がかかります。スケジュールには余裕を持って進めるようにしてください。
名古屋に本社を構えるオフィッコスは、オフィスや店舗などの賃貸仲介を専門に扱っている企業でございます。2012年の設立以来、多くのお客様からご利用いただき、ご希望に沿える物件をご案内できるよう、日々情報収集に努めております。常時50,000件以上の物件情報を有しており、ホームページに掲載していない情報も多数ございますので、オフィス・店舗の開設や移転を検討されている事業者さまは、まずは一度お気軽にお問い合わせください。