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コラム 2022.06.03

賃貸オフィスの移転をコンサルに依頼する理由とメリット!上手な選び方について


オフィスの移転は、会社で行うプロジェクトの中でも比較的大きなプロジェクトです。失敗しないために、オフィス移転専門のコンサルティング業者へ依頼する企業も少なくありません。この記事では、コンサル業者へオフィス移転を依頼する理由やメリット、業者の選び方について紹介します。オフィス移転を検討している方は、参考にしてみてください。

賃貸オフィスの移転をコンサルに依頼する理由

賃貸オフィスの移転は、自社の社員だけで行えばコストを大きく削減することもできます。しかし、実際には専門のコンサル業者に依頼する企業が多いのが現状です。なぜ企業はお金をかけてでもコンサル業者へ依頼するのか、ここではその理由を解説します。

オフィスの移転専門のコンサル業者とは?

賃貸オフィスの移転を専門とするコンサル業者とは、移転に関するあらゆる手続きや作業を代わりに行ってくれる業者を指します。代行だけでなく、仕事の効率や職場環境がより良いものになるよう、移転に関する提案をしてくれるのが大きな特徴です。
会社が移転する理由は契約更新や規模拡大、業務改善など様々ですが、何の理由もなく行うことは滅多にないでしょう。そのため、会社が元々持っている課題や改善したい点を洗い出し、移転を通じて問題を解決する方法を考えてくれるのがオフィス移転専門のコンサル業者になります。

専門コンサル業者に頼む理由① 手厚いサポートが受けられる

賃貸オフィスの移転を行う際、多くの企業は担当者に移転業務を一任しています。しかし、移転に関する業務は物件探しから引越し手配、荷物の梱包、退去手続きなど、膨大です。特にオフィスの引越しは、人や物を移せば終わるものではありません。移転案内状の作成や退去時の手続きなどやるべき作業が多いにも関わらず、初めての場合は作業内容を確認するところから始まります。
移転専門のコンサル業者に依頼すれば、これらの作業を効率よく行えるように計画してもらえます。必要な手続きもすべて把握しているため、移転作業の途中で手続き漏れや間違いが発生する心配もありません。信用できる不動産や工事業者を紹介してもらうこともできるので、業者選びで迷うことも少ないでしょう。
オフィス移転全般に関して相談や手厚いサポートが受けられるため、初めての移転の場合は特に利用する企業も多いというわけです。

専門コンサル業者に頼む理由② コストパフォーマンスが高い

オフィス移転の担当者は一般的に、移転業務と通常業務を兼任しています。しかし、移転業務は本来、専門のコンサル業者が生計を立てているほど、時間やコストのかかるものです。現実的に考えて、社内の担当者だけでこなすのは困難でしょう。
移転作業中の担当者は時間外労働をしないと仕事が終わらない可能性が高く、会社側からすれば残業代を支払わなければなりません。担当者個人にも過度の負担がかかるため、疲労の蓄積やモチベーションの低下に繋がるおそれがあります。
そのため、費用をかけてでも専門家に依頼した方が、総合的なコストパフォーマンスが高いと言えるのです。担当者の負担や作業量を減らせるため、残業を減らせるでしょう。
移転を機に心機一転しようという企業も多いですが、その準備で社員が疲弊してしまっては意味がありません。仕事へのモチベーションを下げずに移転できることがベストですから、社内環境維持という面から見ても業者へ依頼する企業が多いのも頷けます。
また、人的リソースが不足しているから移転ができないという企業でも、業者に依頼すれば移転が可能です。

専門コンサル業者に頼む理由③ 窓口を一本化できる

上述してきたように、オフィスの移転をするには様々な業者と連絡を取り合い、打ち合わせをする必要があります。
社内の担当者だけで移転作業を行っている場合は、各業者にメールや電話をして日程調整をしなくてはなりません。しかしコンサル業者がいれば、日程調整の窓口を一本化することが可能です。不明点の質問も1つの窓口で行えるため、煩雑なやり取りをせずに済みます。

賃貸オフィスの移転をコンサルに依頼するメリット

オフィスの移転をコンサル業者に依頼する企業が多い理由を解説してきましたが、このほかにも業者を利用することで得られるメリットがあります。ここでは3つのメリットをご紹介します。

職場環境を踏まえたレイアウト作成をしてくれる

移転して環境が変わったせいで、仕事の効率が落ちてしまったら意味がありません。せっかくオフィスを移転するなら、今までより仕事をしやすい環境にしたいと誰もが思うものです。そのためにも、現在の生産性や業務上の問題点を分析し、改善策を提示することが欠かせません。
専門知識を持つコンサル業者に依頼をすれば、企業の狙いや生産性まで考慮したレイアウト作成が可能です。会議室や休憩室といったオフィス内の部屋に割く広さや位置、導線といったレイアウト全般の手配を行ってくれます。
物件の内覧時に、知識の少ない社員がフロアを見てオフィスレイアウトを考えることは困難です。コンサル業者がいれば、物件が自社に合いそうかアドバイスをもらえるため、物件選びで失敗するリスクを減らせます。
また、内装工事や電気工事などの手配をしてくれる業者もあるため、いざ移転したら不備があり、仕事を始められないという事態の防止にも繋がります。

備品を調達してくれる

移転に伴って、新たに棚や什器を購入することもあるでしょう。特に今使っている古い什器をこの機会に一新したいという場合は、大量の什器発注と処分が必要です。
コンサル業者には備品や什器の調達や不要になった什器の売却処分を行っている業者もあるため、備品の準備をする手間も省けます。

移転後もサポートしてくれる

どんなに入念にレイアウトを考えて移転をしても、実際に働いてみて初めて分かる不備や欠点は必ずあります。想定していたより狭くて動きづらい、電話回線が繋がらない、コンセントの位置が悪い、といった不満から更なるレイアウト変更が必要になることもあります。
そんな時、移転後のサポートもしてくれるコンサルティング業者を利用していれば安心です。移転してすぐに通常業務を再開できる環境を整えてくれるので、大きな混乱を避けられます。

自社に合ったコンサル業者の選び方

オフィス移転コンサルティングと言っても、業者によって得意な分野が異なります。オフィス移転全般を得意とする業者から物件探しに特化した業者など、種類もさまざまです。そのためここでは、コンサル業者の選び方や注意点を解説します。

オフィス移転コンサル業者を選ぶ時の注意点

まず、業者を選ぶ時に共通して注意すべきポイントは以下のとおりです。

法律や条例に詳しい業者か

オフィスの移転やレイアウト作成をするには、建築基準法や消防法の知識が必要です。特に条例は自治体によって異なるため、オフィスを置く地域に詳しい業者か確認することが大切になります。また、会社内部の情報に触れることになるので、機密保持や個人情報などの管理が厳格に行われている業者を選ぶことも重要です。

安全対策は万全か

賃貸オフィスの移転には、安全対策に関する知識も必要です。業務効率だけを重視したレイアウトでは安全性が確保できず、法律に違反するおそれもあります。さらに、紹介された物件の耐震性能や非常口までの導線も、安全対策の知識があるコンサル業者なら内覧で確認してくれるでしょう。社員の安全を守るためにも、安全対策に詳しい業者に依頼することをおすすめします。

料金の提示は明確か

移転に関する作業が煩雑なことを理由に、料金を曖昧にしている業者も存在します。後から高額な支払いを要求されることもあるので、依頼にかかる料金はあらかじめチェックしておくことが重要です。また、料金設定が相場と大きく離れていないかも確認しましょう。安さを重視して格安業者に依頼するとサービスの質に満足できず、かえって費用がかかることもあります。

オフィス移転コンサル業者の種類

オフィス移転のコンサル業者には、それぞれ母体となっている業種があります。業種によって得意な分野が異なるため、最も優先したい事項を得意とする業者に依頼することで、満足度の高いオフィス移転が可能です。

母体の業種 特徴
オフィス家具業者 家具や什器の調達・配置が得意。
デザイン・設計事務所 レイアウト作成やデザイン性を考慮したおしゃれなオフィス作りを依頼できる。
不動産会社 物件探し・仲介情報が豊富で、立地や周辺環境も考慮したオフィス探しができる。
建設・内装工事業者 オフィスの内装やレイアウトをゼロから相談できる業者。こだわりがある場合でも対応できることが多い。
IT関連会社 新システムの導入や電気・通信といったインフラ工事を一括で行うことが可能。移転後も技術サポートを受けられる会社もある。
運送会社 自社でトラックを所有している場合、引越し作業の日程調整の融通が利きやすい。
独立業者 コンサルを専門としている業者で、バランスが良い。しかし、移転作業を外部業者に外注するため費用が高い傾向にある。

今回のまとめ

オフィス移転を専門とするコンサル業者に依頼する理由やメリット、選び方について解説しました。規模が大きい会社ほど移転担当者の負担は大きくなるため、余裕を持ったオフィス移転を行うには専門コンサル業者への依頼が必須と言っても過言ではありません。
母体とする業種によって得意とする分野が異なるため、どの分野を重視したサービスを受けたいのか見極めることも重要です。
名古屋でオフィス移転コンサルを行っているオフィッコスは、オフィスや事務所の仲介に特化した会社です。物件探しから工事業者の紹介まで可能なので、移転をお考えの会社様はぜひご相談ください。