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コラム 2022.06.01

賃貸オフィスで働き方改革を実現する方法!これからのオフィスはどんな場を目指す?


未曽有の感染症、新型コロナウイルスの流行により、働き方の多様性が幅広く認められる社会となってきました。特にテレワーク、リモートワークと言われるように、必ずしもオフィスでなくても仕事ができることに、多くの方が気付くきっかけとなったのではないでしょうか。巷では出社する必要がない、オフィスは不要だという声も聞かれるようになってきています。
では、そのオフィスは今後どのような場所になっていくのでしょうか。今回は、働き方改革を進めるにあたり、オフィスがどういった場所であるべきか、環境の改善方法などについて解説します。

これからのオフィスはどんな場所を目指すべき?オフィスに必要なもの

働き方改革を推進していくにあたり、これからのオフィスはどんな場所を目指すべきなのでしょうか。ここでは、働き方改革について解説し、オフィスに求められる機能について考察していきます。

働き方改革とは?

日本における喫緊の社会問題として、少子高齢化に伴う生産年齢人口の減少が挙げられます。そして、育児や介護の両立などで働き方のニーズが多様化しているのが現状です。つまり、働き手の人口が減少する中で、生産性を向上させ、かつ多様な働き方のニーズに応えて就職できる間口を広げることが働き方改革において求められることだといえるでしょう。
働き方改革において課題となっているのが、「処遇改善」「生産性向上」「長時間労働の是正」「柔軟な働き方がしやすい環境整備」などです。これらの課題を解決し、労働力不足の対策を行っていくことが働き方改革の目指す姿だといえます。

オフィスはどんな場所を目指すべき?

では、働き方改革を推進しようとした時、オフィスはどのような場所を目指すべきなのでしょうか。
最も重要なキーワードとなるのが仕事の効率化です。様々な働き方のニーズを尊重することは大切ですが、それにより企業として生産力が低下してしまっては本末転倒になりかねません。今まで以上に無駄な作業や時間を短縮し、快適で効率的な仕事環境を提供できるオフィス作りが重要となるのです。

オフィスに必要なもの

快適で効率的な仕事環境を提供できるオフィスとは、具体的にどのような環境であることが求められるのでしょうか。詳しく考察してみましょう。
まず、働き方改革を実現できる職場環境として、「誰もが」「どこにいても」仕事ができることが必要です。これは柔軟な働き方を生み出し、さらに非正規、正規雇用の格差を是正することにも通じる点。近年は新型コロナウイルスの影響で、テレワークが推進されていますが、今後もこの流れは加速していくと予測されています。
そして、生産性の向上のためには、仕事の内容に合った環境を提供することが重要です。どのような場所にいても仕事ができるからこそ、オフィスで仕事をするメリットを際立たせ、社員の帰属意識や満足度を上げなければ、オフィスを構える意味が薄れてしまいかねません。

賃貸オフィスの環境の改善方法

ここでは、具体的に働き方改革を実現する賃貸オフィスの環境改善方法をご提案していきます。

ABWを導入する

ABW(Active-based-working)とは、社員が自ら業務内容や状況によって働く時間や場所を選択できる働き方のことです。
仕事の内容は1つだけではありません。意見交換が必要な時や、黙々とパソコン入力をする時、アイデアを絞り出す時、様々なシーンがあります。働く環境もその時々によって、求められることが異なってくるでしょう。
意見交換が必要な時は、パーテーションで区切らずひらけた場所が必要です。部署ごとに座席が固定されていたり、お互いの声が届かなかったりする空間では、効率が下がってしまいかねません。
黙々とパソコン入力をする等、集中力が求められる仕事の場合は、静かで区切られた空間が必要となるでしょう。集中したい時専用のデスク環境を整えることで、メリハリのあるパフォーマンスを発揮できます。
アイデアを絞りだす時には、リラックスできる場所が必要です。寛げるオフィス家具やカフェスペースの設置、時には気分転換ができるように社外へ出やすい環境作りも求められます。
少し前までは部署ごとに働くブースが分かれ、それぞれに固定された自席があることが当たり前でした。しかし、今後働き方の多様化が進むにつれてそれぞれの仕事内容や状況によってオフィス環境も柔軟に変化できることが求められていくでしょう。

テレワークに対応している環境

現代において、テレワークは日常的な働き方となってきました。テレワークの導入により、移動時間を削減することができ、効率的な仕事、長時間労働の是正につながります。しかし、テレワークに対応しているオフィスというのは、パソコンやカメラなどの機材が揃っていることだけではありません。オンライン通話中に周囲の雑音が気になったり、逆にオンライン通話の声が周囲に漏れ出ていたりするなどといった状況では、テレワークの環境が整っているとはいえません。防音対策等をし、テレワーク専用のブースを設けるなど工夫が必要だといえるでしょう。

コミュニケーションがとりやすい環境

テレワークの推進に伴い、出社時の社員同士のコミュニケーションがより重要視されるようになってきました。テレワークの場合、どうしても仕事に関する会話に限定されてしまいます。また、いわゆる飲みにケーションというような場も、新型コロナウイルスの影響により激減しました。しかし、円滑に業務を行っていくうえで、社員同士のコミュニケーションは欠かせません。
そのため、オフィスが社員同士の積極的なコミュニケーションの場となることが求められているのです。リラックスできる場も仕事効率をあげる重要な場としてソファやコーヒーマシンを設置するなど、人が集まりやすい環境を作るよう工夫するとよいでしょう。

社員が集中できる環境

仕事を円滑に進めるために重要なことは、コミュニケーションだけではありません。在宅ワークが進んできていますが、出社した方が集中できる社員や、在宅ではできない仕事の為に、オフィスでは集中できる環境を準備しなければならないのです。個別のブースであったり、雑音が入ってきにくい環境を提供したり、そのシーンに合わせて社員の作業効率を最大限引き出せる環境を準備することが重要となります。
賃貸オフィスでは、間取りの大幅な変更は難しくても、パーテーションや仕切り付きの家具を用意することでより社員の要望に沿ったオフィス環境を実現できます。

社員が健康的に働くことができる環境

社員無くしてオフィスは成り立ちません。オフィスで働く社員が健康で安全に過ごせるかどうかは、何よりも優先しなければいけないことです。具体的には清潔であること、騒音対策や災害対策がなされていること、照明が基準を満たしていること、空調管理が適切であることなどが挙げられます。
また、昨今の新型コロナウイルスの流行により、換気や湿度、清潔さに関心が寄せられています。新型コロナウイルスを蔓延させないためにもオフィス環境は重要です。
社員の健康に関わる環境整備は、労働安全衛生法で基準が定められています。そして、定期的な点検も必要です。しかし、基準をクリアするだけでは適切な環境が常に保たれているという訳ではありません。最近では空気中の湿度だけでなく、二酸化炭素濃度を測れたり、換気が必要になるとアラームで知らせてくれたりする機器も発売されています。そういったアイテムを適宜導入し、オフィス環境を日ごろから可視化して社員の健康を守る努力が必要です。

オフィス環境の改善で働き方改革をする時のコツと注意点

上記でご紹介してきたのは、決して全ての仕事で当てはまることではありません。当然のことながら、業種やオフィスで行う作業内容によって必要な体制は違ってきます。
まずは、仕事内容を上記の改善方法と照らし合わせて、取り入れられる部分があればぜひ取り入れてみてはいかがでしょうか。
また、テレワークの推進=働き方改革の成功とは考えないようにしましょう。たしかに、テレワークは、通勤ストレスの緩和やワークライフバランスを図ることができる等のメリットがあります。しかし、社員同士のコミュニケーション不足や部下のマネジメントが行き届かない等の問題点もあるのです。
よって、一概にテレワーク環境を整備すれば、社員が満足する生産性の高いオフィス作りとなるわけではありません。必要に応じたテレワークの導入に加えて、テレワークの問題点をカバーするようなオフィス作りが必要です。

今回のまとめ

働き方改革が進み、オフィスのあり方は変わってきました。テレワークの導入によりオフィス不要論まで出ているほどです。しかし、社員の帰属意識形成や、来客への自社アピールの場として、オフィスが必要とされている点は改めて意識しなければなりません。
重要なのは、時代に即したオフィス環境を作ることです。テレワークや時短勤務など、様々な働き方が選択できる時代だからこそ、それに適したオフィス環境が求められています。社員のニーズをくみ取り、今後の方向性と照らし合わせることで、自社に合ったオフィスのあり方が見えてくるはずです。オフィスのあり方が分かれば、後は具体的にオフィス内を変えていくだけです。
自社に合ったレイアウトや家具を選ぶことは、会社の方向性を示し、社員の効率的な仕事を支援します。ぜひ一度、オフィスのあり方について考えてみてはいかがでしょうか。
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