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コラム 2022.05.25

オフィス・事務所で「パーソナルスペースの確保」は欠かせない理由


私たちがコミュニケーションをとりながら気持ちよく生活していくためには、プライベートだけではなく仕事場においても「パーソナルスペース」と呼ばれる充分な間隔の保持が非常に重要です。
この記事では、パーソナルスペースの概要やオフィス・事務所における重要性についてご紹介します。オフィス・事務所のレイアウトを考えている方はぜひ参考にしてください。

パーソナルスペースとは?

パーソナルスペースとは、個人をとり囲む心理的な空間のことを指します。ある一定の間隔の中に他人が侵入すると、拒絶反応が起きて不快に感じてしまいかねません。こうした事態を解決できるのが、パーソナルスペースの存在です。例えば、自分を中心とした円の形に、個人的な間隔が広がっているとイメージすると近いでしょう。

パーソナルスペースの種類

パーソナルスペースには、以下の4つの距離感覚が存在します。
ここではそれぞれのパースナルスペースの距離感覚についてご説明します。

密接距離

密接距離とは、0~45cmの間隔のことです。この距離では会話やスキンシップができるため、家族や恋人などごく親しい相手にのみ許されるスペースであるといえるでしょう。あまり親しくない相手の密接距離に入り込んでしまうと、強い不快感を与えてしまうため注意しなくてはなりません。

個人距離

個人距離とは、40cm~1.2mの間隔のことを指します。個人距離においては、お互いの表情を把握できるほか、手を伸ばせば触れることも可能です。そのため、やはり友人や親しい知人など限られた人に許される間隔だといえるでしょう。特に、親しくない異性の個人距離に入り込んでしまうと、警戒心を強めてしまう可能性も否定できません。

社会距離

社会距離は、1.2~3.5mの間隔のことです。ビジネスをはじめとした社会生活における距離のことであり、例えば、同僚や仕事関係者などとの打ち合わせや会議を行う際の距離だと考えると、イメージしやすいでしょう。社会生活における個人間での意思疎通を図るためには、社会距離まで距離を詰めれば充分だといえます。

公衆距離

公衆距離は、3.5m以上の間隔のことを言います。この距離では相手の表情が読みとれないため、意思疎通を図ることは難しいかもしれません。特に、全く知らない相手であれば、公衆距離を超えて入ってこられるだけでも不安を感じる可能性があるでしょう。駅や公園などの公共の場においては、公衆距離を保つことで不快感を避けることが可能です。

パーソナルスペースには個人差がある

パーソナルスペースには個人差があり、他人との間隔が遠いことを「広い」、間隔が近いことを「狭い」と表現します。
不快感を覚える間隔は、年齢によっても異なります。一般的には12歳頃から意識しだして徐々に広くなっていき、40歳前後でピークになると言われています。通常は、12歳になるまでの間は、年齢が低ければ低いほどより広い範囲まで許容できると考えられています。
また、男女による違いもあるので、注意しなければなりません。男性の場合は、正面から向かってくる人に対して特に警戒心が強く、不快感を覚える間隔は全方向に広い楕円形をしています。一方、女性の場合は間隔自体には偏りがないものの、相手との信頼度によって変化するのが一般的です。
上記の他には、国民性や文化圏による違いもあります。例えば、スキンシップを頻繁にとる文化がある国では、不快に感じる他人との間隔は比較的狭いものと考えられています。
ただし、ここまでご紹介した傾向はあくまで全体的な傾向に関しての話であり、実際には国民性や性別、年齢に関係なく、不快に感じる他人との間隔には個人差があることを知っておいてください。

オフィス・事務所でパーソナルスペースの維持が重要な理由

オフィスや事務所においては、主に以下の理由からパーソナルスペースの維持が非常に重要です。

ストレスがたまる恐れがある

ある一定以上の間隔に他人が侵入してくると、一般的に人は不快感を覚えます。そのため、スタッフ同士に充分な間隔を維持できていない職場では、従業員が常にストレスを感じ続けてしまう恐れがあり得ます。相手との関係を深めるためには、より近い距離感のところに入っていくことも必要ですが、相手との現状の関係性を考慮しながら不快感を与えないようにしなければなりません。

仕事の効率に影響する

スタッフ間に充分な間隔が維持できているか否かは、仕事の効率にも大きく影響してきます。なぜなら、人は自分の領域に侵入されるとストレスがたまり、快適に仕事をできなくなってしまうからです。限られた時間で最大限のパフォーマンスを上げるというビジネスの観点からも、スタッフ同士がお互いに不快に感じない距離を維持することが非常に重要だといえるでしょう。

ハラスメントにつながる可能性も

パーソナルスペースを意識していない場合、ハラスメントにつながってしまう恐れも否定できません。パーソナルスペースには4つの種類があり、中でも仕事における間隔とプライベートにおける間隔は異なります。例えば、部下との関係を縮めたいがために急速にパーソナルスペースに踏み込んでしまうと、相手に不快感を与え、結果的にハラスメントと感じられてしまうこともあるでしょう。特に、部下に対して注意事項を伝える際には、あまりにも近過ぎる間隔で行うとパワハラと受け取られてしまう可能性もあるため注意しなければなりません。

商談の成否に影響する

パーソナルスペースは、社内での人間関係だけでなく、社外とのやりとりにおいても重要な距離です。具体的には、100cm以内にお互いの間隔を設定すると、親しい間柄を演出できるため商談の成功率が高まるといわれています。1対1の商談を行う場合であれば、お互いが100cm以内に座る配置が望ましいといえるでしょう。
ただし、お互いが真正面に座ってしまうと、緊張感が生まれて逆効果になる可能性もありますので注意しなければなりません。そこで、お互いの配置を斜めにし、視線が真っ向からぶつからないように心がけることが重要です。

オフィス・事務所でパーソナルスペースを確保するときのコツ

オフィス・事務所において快適な職場環境作りのためには、パーソナルスペースの確保は重要です。パーソナルスペースを維持するためには、以下のポイントを押さえることをおすすめします。

間隔を充分にとるのが基本

パーソナルスペースにおける基本は、お互いの間隔を充分にとることです。最低限度の社会距離である1.2mを確保することが、快適な職場作りにおいて求められるといえるでしょう。なぜなら、1.2mの距離であればコミュニケーションは充分に取れる上に、手を伸ばしても届かないため安心感があるからです。
ただし、あまりに間隔が広過ぎると業務上必要なコミュニケーションに支障をきたす可能性もあるため、あまり広くとり過ぎないことも大切です。

フリースペースを設ける

フリースペースを設けることも、効果的なオフィス設営方法の一つです。フリースペースであれば、簡単な社内ミーティングを行うための場所として会議室よりも気軽に利用できます。また、集中して作業をしたい際の場所として利用できるため、利便性も高いでしょう。

間隔が上手にとれない場合は仕切りを活用

中にはオフィス面積の問題からなかなかうまく間隔を保てないケースもあるかもしれません。その場合は、仕切りを活用するのも良い方法です。もし、会社における充分な間隔である1.2mを確保できなかったとしても、お互いの間に仕切りがあることで不快感を覚えずに業務をすることが可能です。仕切りで区切られた空間なら集中もしやすいため、業務効率化にも直接的な影響が期待できるでしょう。

座る位置の設定

各従業員の配置を考える際には、座る位置を意識することがとても重要です。例えば、相手と正面に座るとしっかりと向き合って話を進められますが、緊張感や圧迫感を覚えてしまうことも少なくありません。
お互いに心的圧迫を感じない間隔を保ちたいのであれば、テーブルの角の部分に垂直に座るのがおすすめです。座る位置を斜めにするだけでも、緊張感や圧迫感は緩和されます。
また、何らかの共同作業を共に進める者同士は、正面ではなく横並びに座るとスムーズに作業することが可能です。
このように、座る配置を心がけることだけでも、限られた空間を最大限に生かして業務効率の向上、ストレスの緩和を図ることができます。

仕事のタイプに合わせる

自社の仕事のタイプに合わせてレイアウトを考えることもおすすめです。個々で考え作業することが多い職場の場合は、仕切りを使ってパーソナルスペースをしっかりと区切ると集中力アップにつながります。逆に、チームでコミュニケーションをとりながら仕事を進めることが多いケースでは、フリーアドレス制をとってどの席でも柔軟に働けるようにするのも良いでしょう。
パーソナルスペースにこだわるのは、ストレスをためずに効率的に働くことを目的としています。そのため、あくまでも業務の進め方に応じた配置が重要です。
上記の他にも、人間関係を把握できているのであればストレスの原因となっている人との間隔を空ける、苦手な人同士を遠ざけるといった工夫が挙げられます。

今回のまとめ

今回は、パーソナルスペースの概要やオフィス・事務所運営におけるパーソナルスペースの重要性、取り入れる際のポイントについてお伝えしました。パーソナルスペースは誰もが持っていますが、個人差があるため、まずは相手を不快にしない間隔を保つことが非常に重要です。
オフィスにおいてもパーソナルスペースの確保が重要であり、配置の工夫することでストレスの緩和や業務効率化に繋げられるでしょう。オフィスの業態や人間関係によっても最適な距離は異なるため、基本を押さえつつベストなオフィス設営に挑戦してみてはいかがでしょうか。
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