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コラム 2022.01.20
withコロナで考えたい賃貸オフィス・事務所の在り方
新型コロナウイルスの感染拡大は、私たちの日常生活に大きな変化を与えました。同時に、オフィスが持つ役割や仕事の進め方においても、考え方の多様化が見られるようになりました。コロナウイルスの完全な収束がいつになるのか、まだまだ見通しが立っていません。今回の記事では、withコロナでどのように賃貸オフィス・事務所を活用していくと良いのか、幅広い視点から考えてみましょう。
【目次】
1.コロナ禍でも出社での業務が必要なケースがある
2.コロナ禍でもオフィスは必要
3.withコロナで賃貸オフィスの利用が増えている
4.withコロナの時代における賃貸オフィス利用で心がけたいことは
5.賃貸オフィスで必要なソーシャルディスタンスは
6.今回のまとめ
コロナ禍でも出社での業務が必要なケースがある
2020年4月、国は全国を対象として、1回目の緊急事態宣言を発令しました。このとき、多くの企業がテレワークへの移行を余儀なくされたことは、記憶に新しいかと思います。ただ、全ての企業でテレワークが実施されたわけではなく、出社して業務を行っていた人がいたのも事実です。オフィスや現場などで仕事を行っていたのには、次のような理由が考えられます。
テレワークができる職種・仕事がない
1回目の緊急事態宣言以来、各所でテレワークの推進が叫ばれるものの、テレワークができない職種も多数存在します。総務省の調査でも、企業がテレワークを導入しない理由のトップは、「テレワークに適した仕事がない」と言う内容でした。
テレワークができない職種のトップに挙げられるのは、コロナ禍で大変な苦労をされている、医療および介護職の方々です。そのほかに、製造業は工場の設備と部品があって初めて仕事が成り立つものであり、テレワークでの生産は不可能です。接客業も、お客様を目の前にして対応するのが仕事です。接客が可能なAIロボットの普及が進んでいるとはいえ、現場から完全に人を排除するのは難しいでしょう。また、公務員の業務は一部テレワーク化が可能なものもありますが、完全な移行は難しいとされています。さらに、公務員の中でも、警察官や消防士など、現場で働く職種は、テレワークでできる仕事ではありません。
書類提出のためにやむを得ず出社する
テレワークで業務を行っていても、書類提出や報告書作成・ハンコの捺印などのために、出社しなければならないケースも散見されます。コロナ禍をきっかけに、電子契約システムの導入を進めた企業もありますが、全ての会社に普及するには長い時間がかかるでしょう。
管理職がテレワークの概要を認識していない
先ほど挙げた総務省の調査の中で、テレワークを導入しない理由として、適した仕事がないという理由以外にもさまざまな意見が挙がっています。このうち、管理職の認識に関係すると思われる項目は、導入するメリットが良く分からない・労働組合や社員から要望がない・費用がかかりすぎるなどがあります。
コロナ禍でもオフィスは必要
現状では、オフィスのみ・テレワークのみのどちらかに偏るのではなく、オフィスとテレワークを並行して業務を行うという、柔軟な働き方の導入が急速に増えています。テレワークの導入でオフィスの必要性が再認識され、集中して業務を行う・メンタルを切り替える・活発なコミュニケーションを取るなどの場として、オフィスが役立てられているのです。
オフィスとテレワークどちらにも、メリットとデメリットがあるため、適切に組み合わせることで業務パフォーマンスの大幅な向上が期待できます。また、オフィスの有無によって、会社の信用度が大きく変わってくる場合もあります。
withコロナで賃貸オフィスの利用が増えている
コロナの影響で業績が下降した企業も多く、電通・エイベックス・JTB・JTなどの大手企業をはじめとして、自社ビルを売却する動きが増加しています。電通の場合、本社ビル売却後はリースバック形式で賃貸オフィスとして利用していますが、オフィスの面積は以前よりも縮小されたそうです。
テレワークの影響で、出社する社員の数が少なければ、これまでのような広い面積のオフィスは不要となります。オフィス面積を縮小することで、コストの削減が実現でき、コロナによる影響を少しでも抑えられるでしょう。ただし、やみくもに面積を縮小するのではなく、明確な目的をもって縮小を検討することが重要です。
また、賃貸オフィスをサテライトオフィスとして利用している企業もあります。社員が通勤しやすい場所や、営業の拠点にできるエリアなどに数か所サテライトオフィスを設置し、営業後に報告書の作成をしてすぐ提出できるなどの利点があります。家庭の事情により、自宅でのテレワークが難しい社員にとっても、サテライトオフィスは第二のオフィスとして大変便利です。さらに、BCP対策として、リスク分散のためにサテライトオフィスを利用する企業も増えています。
withコロナの時代における賃貸オフィス利用で心がけたいこととは
withコロナをふまえた上で、賃貸オフィスを有効的に活用するには、オフィスに求められるものを重点的に考える必要があります。具体的に、どのようなものがあるのでしょうか。
ハード面の設備を充実させる
賃貸オフィスだけではなく、オフィス全般に言えることですが、屋外に比べて空気がこもりやすく、どうしても密閉空間になりがちです。物件によっては、長時間窓を開けたままにできないところもあるため、これから賃貸オフィスを探すのであれば、立地を考慮した上で、空調設備が整ったオフィス物件を選ぶと安心です。
その上で、エントランスに温度検知器を設置したり、オフィス内に二酸化炭素濃度測定器やタッチレス型ツールを設置したりする取り組みも求められます。個人での感染対策に加え、企業をあげて社員の感染対策を行うことは、対外的にも安心感を与えられます。もちろん、手指の消毒は徹底しましょう。
コミュニケーションの場所を充実させる
テレワークが長期化するにつれて、同じ企業で働いているにも関わらず、面識がない人が増えたと感じる場面があるのではないでしょうか。テレワークを行っていても、Web会議やチャットなどの利用によって、コミュニケーションの場所が全くなかったわけではありません。
しかし、実際に顔を合わせて話すのは、オフィスに出勤する大きな意義のひとつです。会議室や休憩所だけでなく、カフェコーナーやリラックススペースなどを設けると、肩ひじを張らずにコミュニケーションが取れるでしょう。コミュニケーションスペースにも、空気清浄機などを置いておくと良いでしょう。
オフィスレイアウトを工夫する
これまでのオフィスでは、部署ごとにデスクを向かい合わせて座り、端に上長が着席する「島型レイアウト」が主流でした。コミュニケーションが取りやすいメリットはありますが、一方でソーシャルディスタンスを保つのが困難なレイアウトです。withコロナで注目されているレイアウトは、「ユニバーサルレイアウト」であり、これはデスクなどの物を動かさずに、人が動く利用方式です。組織や業務内容に関係なく、幅広い業務の人たちが同じ場所で仕事をします。デスクの構成や配置は均一であり、オフィスの運用コスト削減につながる上、人員の増減へ迅速に対応できます。
レイアウトは、ほかにもブース型・背中合わせ型・スクール型などがありますので、どのレイアウトが適しているかを見極めてから導入しましょう。企業によっては、自由に場所を選んで仕事ができる「フリーアドレス」の導入を進めているところもあるでしょう。フリーアドレスの利用については、厚生労働省から通達が出ており、導入時には使用前後の消毒や座席間隔の確保、利用状況の記録などを記入するチェックリストの活用が推奨されています。フリーアドレスだけではなく、職場における感染拡大を防ぐ全般的なチェック項目が記載されていますので、有効活用した上で感染予防に役立てましょう。
賃貸オフィスで必要なソーシャルディスタンスは
オフィス内では、隣のデスクと2mの間隔を取ることが理想です。2mが難しければ、最低でも1m確保しましょう。先ほど紹介した島型レイアウトは、この間隔の確保が難しくなります。デスクの向かい側に人がいないような配置にしたり、パーテーションやアクリル板、ビニールカーテンなどを設置したりする対策も重要です。ソーシャルディスタンスで重要なのは、三密の回避や対面にならないデスクの配置などがあげられます。勤務中のマスクは常に使用するようにし、休憩時間をずらして密になる可能性を少しでも排除する工夫も行いましょう。
今回のまとめ
今回紹介したように、withコロナへの対策により、オフィスそのものの在り方やオフィスの活用方法を見直す企業が増えています。企業に合った柔軟な働き方を取り入れ、これまで以上に社員が働きやすい環境づくりを行っていきましょう。
名古屋に本社を構えるオフィッコスは、オフィスや店舗などの賃貸仲介を専門に扱っている企業です。2012年の設立以来、多くのお客様からご利用いただき、ご希望に沿える物件をご案内できるよう、日々情報収集に努めております。常時50,000件以上の物件情報を有しており、ホームページに掲載していない情報も多数ございますので、オフィス・店舗の開設や移転を検討されている事業者さまは、まずは一度お気軽にお問い合わせください。
