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コラム 2021.11.20

オフィスの事務作業を便利にしてくれるツール「RPA」

オフィス業務では必ずある定型作業や単純な事務業務。このような定型作業や事務作業の効率化を図るために利用されているのが「RPA」です。RPAはどのような作業が得意で、導入するとどのようなメリットがあるのでしょうか。RPAの特徴やメリット・導入前に確認すべき点を見ていきましょう。

【目次】
1.「RPA」の特徴
2.「RPA」を導入するメリット
3.「RPA」導入前に確認すべきこと
4.今回のまとめ

「RPA」の特徴

「RPA」はRobotic Process Automation。つまり、人間が行っている業務をロボットで自動化することを言います。RPAはパソコンで繰り返し行う単純作業を効率化するためのソフトウェアロボットで、ソフトをパソコンにインストールして使います。例えば、情報をコピーして別のシートにペーストする作業や、データのダウンロードやアップロード作業・一斉メールの配信。EPAはこのような単純作業が非常に得意です。また、パソコンで行う一連の作業工程を記憶して作業を行います。請求書の作成や印刷やデータをまとめることもでき、パソコン上で業務が完結する作業も得意です。
RPAには「デスクトップ型RPA」と「サーバー型RPA」の2種類あります。デスクトップ型RPAは個人のパソコンにインストールするRPAで、業務を効率化したい時に向いています。サーバー型RPAは、サーバーにインストールするRPAで、自動化のルールをまとめて管理する業務に最適です。RPAでの自動化業務を会社全体に導入したい場合には向いていますが、デスクトップ型RPAよりも費用が高くなることがデメリットです。

「RPA」を導入するメリット

「RPA」を導入する最大のメリットは業務の効率化です。人間は単純作業が続くとミスを起こす可能性がありますが、ロボットは同じ作業を一定のパフォーマンスで長時間繰り返すことができます。人間よりもはるかに速いスピードで作業を行うため、時短で業務を行えます。
また、人件費を削減できることもRPAを導入するメリットです。従業員が行っていた作業をRPAに任せれば、その分人件費を削減でき会社の支出を抑えられます。RPAにはボーナスや退職金を払う必要もありません。RPAは年間数万で利用できる製品から、100万円以上かかる製品までありますが、月額10万円かかるとしても従業員一人分の給料よりも安く済みます。さらに、RPAに定型業務を任せることで、戦略や分析など別の業務に時間を費やすことができ、生産性向上にもつながります。

「RPA」導入前に確認すべきこと

「RPA」の導入を決定したら、いままでの業務プロセスを整理し、どの作業にRPAが必要かを検討しましょう。RPAは繰り返し行う単純作業・ルールに基づき行う作業・大量データを処理する作業が得意です。作業によっては、人間の判断で行う方がよい作業もあるため、RPA導入前にその点をしっかり見極めることが大切です。同時に、他の業務と重複していないか、業務フローは適切かなども確認しましょう。
また、RPAの基本的な操作を事前に学び、実際に利用している会社の例も確認するといいでしょう。RPAの体験会に参加することも一つのオプションに挙げられます。RPAの費用には幅があるため、予算や用途に合うRPAを選ぶことが大切です。RPAを選ぶ時は、価格だけで購入するのではなく、料金体制により年々利用料が増えないかどうかも確認してください。また、将来的に複数のRPAを導入する時の料金も算出しておきましょう。

今回のまとめ

「RPA」はパソコンでの定型作業や事務作業を自動で行うソフトウェアロボットです。近年、人件費削減や業務効率化を図るために多くの会社で導入が検討されています。RPAの導入は、生産性の向上にもつながります。RPA導入に興味のある会社は、まずはRPAについてさらに詳しく学ぶことをおすすめします。