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コラム 2021.07.28

スムーズに移転しよう!テナント移転マニュアル

一般の転居に比べ、テナントの移転ではその前後に対応すべきことの数がはるかに多く、各タスクの規模も圧倒的に大きいことが大半であるだけに、その慌ただしさはかなりのものとなります。移転直前になって未対応項目に気づき焦ったり、準備が間に合わず移転後に不便を強いられたりといったことのないスムーズな移転には、事前の段取りが欠かせません。テナント移転前後に必要な調整や手配を確認しておきましょう。

【目次】
1.旧オフィス側の段取り
2.新オフィス側の段取り
3.その他の主な要対応事項
4.今回のまとめ

旧オフィス側の段取り

移転前の旧オフィスについて段取りしておくべきことには、主に次のようなものがあります。

解約予告通知

賃貸契約の解約希望を貸主に意思表示します。意思表示のタイミング(解約予告期間)については契約書に記載されているはずですが、「6ヶ月前までに」となっているケースが一般的です。新旧オフィスでの賃料の二重払いが必要な期間を最短にできるよう、上手にスケジューリングしましょう。

原状回復工事の手配

退去時には原状回復するのが原則ですので、工事の手配が必要です。トラブルを防ぐため、原状回復範囲についての認識を事前に貸主とすり合わせておきましょう。

通信回線移設の手配

通信会社や契約内容などにより状況は異なってきますが、契約を見直したり新しい電話番号を取得したりといった必要がある場合もあります。新オフィスへ移転後すぐに電話回線やネット回線が使えるように、移設・切り替え準備は余裕を持って行っておきたいですね。

新オフィス側の段取り

移転後の新オフィスについて段取りしておくべきことには、主に次のようなものがあります。

レイアウトプランの作成

レイアウトプランを作成しておきます。配線なども含めたプランとなる場合は、プロに任せるのが無難でしょう。なお、レイアウトプラン作成から内装工事までを一括して任せられる業者もあります。

内装工事依頼先の選定

居抜き物件に入居するのでない限り、入居前に内装工事が必要となりますので、依頼する業者を選定します。なお、テナントの入っているビルによっては工事業者が指定されている場合もありますので確認しましょう。

通信回線の引き込み

電話やネットなどの回線の引き込みを手配します。テナントの規模にもよりますが、引き込み工事前に現場の下見が必要な場合もあります。また、工事日の調整には業者側の都合も関係してきますので、早めに依頼しておきましょう。

公的機関への届け出

法務局、税務署、社会保険事務所、ハローワークなどへの届け出は移転後速やかに行います。また、防火管理者を選任している場合で、移転により管轄の消防署が変わるときは、移転前のオフィスの管轄消防署への防火管理者解任届出書の提出と、移転後のオフィスの管轄消防署への防火管理者選任届出書の提出も忘れないようにしましょう。

その他の主な要対応事項

その他に対応が必要な事項には、たとえば次のようなものがあります。

引越業者の選定

引越業者を選定します。対応サービス内容、料金、得意とする移転規模などを確認し、複数社を比較した上でニーズに合った業者を選びましょう。

取引先への移転通知

取引先にテナント移転を知らせる案内状やメール、送付先のリストを準備します。送った先で周知されるまでの時間も考慮してできるだけ早めに、遅くとも移転1ヶ月前を目安には送れるように手配しましょう。

各業者への連絡

OA機器リース会社、定期購入品・購読誌、警備会社などに移転の連絡をします。必要に応じ契約内容を変更したり、解約したりといったこともあるでしょう。郵便局や金融機関への転居届もお忘れなく。

コーポレートサイト記載住所の変更手配

コーポレートサイトなどに記載している住所を変更します。Facebookなども利用しているのであれば、そちらに記載している住所変更も必要です。

今回のまとめ

ここでご紹介した項目は、テナント移転に伴い必要となる対応のあくまで一部ですが、全体的な流れをつかんで具体的なスケジュールに落とし込んでいくためのご参考にはなるはずです。移転予定日から逆算して各日程をまとめ、全体スケジュールを作成してスムーズな移転を目指しましょう。