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コラム 2021.07.02

効率良くテナントを移転するために必要な準備


集客や費用の問題などで、テナントの移転を計画しなければならないことがあります。テナントの移転にあたって、しなければならない準備は多く、計画的に進めないと現場が混乱してしまうでしょう。スムーズに移転を完了するには、あらかじめ、どんな準備が必要なのかを理解しておくことが大事です。効率良くテナントを移転するために、押さえておきたいポイントを見ていきましょう。

【目次】
1.解約予告の時期や原状回復の条件をチェック
2.移転先のテナントを決め移転準備計画を立てる
3.移転の告知や関係各庁への届け出
4.今回のまとめ

解約予告の時期や原状回復の条件をチェック

旧テナントの解約予告の正確な時期が分からないと、テナントの移転スケジュールを立てられません。テナント契約をしたときに交わす条件は物件によってさまざまです。解約予告の時期を調べるには、契約書の内容を確認する必要があります。オーナー側に対し、文書で解約を通知することが一般的ですが、方法が詳しく決まっている場合もあるので、注意しましょう。
解約予告と同時に、原状回復の条件も細かくチェックします。原状回復工事の業者は、オーナー側が指定する契約となっている場合もありますが、そうでない場合は、自社で手配しなければなりません。業者の選定や、工事完了までのスケジュールの確認などをしておきましょう。また、原状回復の範囲に関して行き違いがあると、工事に思わぬ時間がかかる場合もあるので、オーナー側と認識を同じにすることが大事です。

移転先のテナントを決め移転準備計画を立てる

退去の時期に合わせ、新しい移転先のテナントを探す準備も進めましょう。新しい物件の選定条件を明確にしておくと、スムーズに選べます。立地・最寄駅からの距離・周辺環境・費用などの条件をあげ、いくつかの候補を見つけておくとよいでしょう。
移転先が決まったら移転準備計画を立て、従業員への告知や引越し業者の選定をします。内装業者の手配も並行して行いましょう。移転先のレイアウトや、新たな什器や機器の購入が必要かどうかも検討し、内装業者に希望を伝えられるようにしておきます。移転ギリギリになってから慌てないように、余裕を持ってスケジュールを組むことが大事です。内装業者に見積もりを出してもらい、必要になる工事費を明確にしておきましょう。
新しいテナントの契約に必要な書類や、契約書の内容なども漏らさずに確認する必要があります。契約金の振り込みスケジュールも、必ずチェックしましょう。

移転の告知や関係各庁への届け出

移転の日程が決まったら、顧客・取引先・関係者への告知を行います。リストを作って、効率よく済ませていきましょう。挨拶文の作成や印刷物の発注、発送作業などの責任者を決め、スムーズに進めることがポイントです。告知の方法も、電話・メール・DM・張り紙などさまざまなものがあるので、対象に合った方法で進めましょう。名刺・封筒・ゴム印などに印刷されている古い住所を、新しい住所に変更する作業も発生します。同時に、ホームページに記載されている住所の変更もしなければなりません。
また、郵便局へ転居届を出したり、消防署へ防火管理者選任届を出したりなど、関係各庁への届け出も忘れないようにしましょう。税務署・法務局・労働保険・社会保険事務所などでの、名称・所在地変更などが発生する場合があります。チェックリストを作成して、漏れがないように進めていくことがおすすめです。

今回のまとめ

テナントを移転する際は解約予告の時期を正確に把握し、原状回復工事を含む退去までのスケジュールを立てます。一般的には、退去時期から逆算し新しい移転先探しを始めます。移転先が決まったら、レイアウトプランの作成、内装業者の選定、新しいテナントの契約の準備などを並行して進めていきましょう。関係者への告知や、関係各庁への届け出なども漏れがないように注意して進めていくことが大事です。