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コラム 2021.02.05
賃貸オフィス・事務所を契約時に必要な書類とは
企業のスタンスに合う賃貸オフィスが決まり、正式に賃貸契約を結ぶときには、いろいろな書類を揃えなくてはいけません。スムーズに手続きを行うために、書類の準備はできるだけ早く始めたいところです。この記事で、書類についてご紹介します。なお、必要書類は、不動産会社によって異なる場合があることをご了承ください。
【目次】
1.オフィス契約でどんな書類が必要なのか？
2.契約前に信用調査を行うことも
3.契約時の流れは？
4.今回のまとめ
オフィス契約でどんな書類が必要なのか？
オフィスを賃貸契約する際には、一般的に次のような書類が必要です。
・会社の登記簿謄本（全部事項証明書）
・会社の印鑑証明書および実印
・会社案内
・決算書（3期分ほど）
・保証金（敷金）、共益費、前払い賃料
・仲介手数料
・連帯保証人の実印、印鑑証明書、住民票、所得証明書
また、新規開業でオフィス契約を希望される場合には、次のような書類が求められることがあります。
・事業計画書
・課税証明書
・運転免許証
・通帳および健康保険証のコピー
・定款
新規開業の場合、オフィスを契約する時点では法人登記をしていないため、個人名義で契約する必要があります。その際、特約として、会社を設立したのちは法人が契約者となる項目を入れる必要があります。契約後、オフィスの所在地で法人登記をする流れです。
契約前に信用調査を行うことも
賃貸オフィスを契約する前に、企業が信頼のおける業績を残しているか、賃料の支払い滞納を起こす恐れはないかなどを確かめるために、信用調査を行うことがあります。これは、民間の調査会社が評価した点数が参考とされ、事業内容・設立年数・資産・業績などから総合的に判断されます。過去の調査結果は蓄積されており、調査を受けたことがある企業ならば、すぐに調査ができます。ただし、新規企業や、これまで調査を受けたことがない企業では、費用がかかるために調査を見送ることも多いようです。本来は受けなければいけない調査であることは、心得ておきましょう。
信用調査のほかに、決算報告書で財務状況から支払い能力を判断したり、使用用途や業種を確認したりしながら、オフィスを貸し出してもいいかどうかが決定されます。起業直後や中小企業など、調査データがない場合は、保証人を増やす、面談をする、オーナーが内覧時に感じた借主の印象や人柄なども判断材料となります。内覧時から入居審査が始まっていると心がけておくと良いのかも知れません。
契約時の流れは？
契約時の一般的な流れを、簡単にご紹介します。不動産会社によっては、順番が一部前後することもあります。
1．申込書を提出する
まず、契約したい意思表示をするために、不動産会社へ申込書を提出します。提出後でもキャンセルは可能ですが、不動産会社へ迷惑がかからないように注意しましょう。
2．信用調査を受ける
申込書をもとに、先述した信用調査（審査）を行います。期間はおおよそ1週間が目安で、審査が通らないと物件が借りられないことになります。
3．重要事項説明を受ける
審査が通り、借主から承諾がおりれば、賃貸借契約を結ぶまでに重要事項説明書を使い、宅地建物取引主任者から説明を受けます。
4．敷金・保証金を納入する
契約の締結日前日までに、敷金・保証金などを納入します。場合によっては、契約時にお金の一部を納入する場合があります。
5．契約調印を行う
重要事項説明を受けたのち、契約書の記載内容をしっかり確認し、調印します。これで賃貸契約が完了します。
今回のまとめ
契約時に必要な書類の詳細については、契約される不動産会社へご確認をお願いいたします。調印を押す前に、契約書の内容で少しでも不安な点があれば、必ず解決してから調印しましょう。
